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Arquivamento e Ordenação de Documentos, Métodos de Arquivamento,…

- - - - MODELOS de PASTA mais utilizados nos arquivos são:
        
        pastas Suspensas;
        .
        
        pastas A-Z;
        .
        
        pastas em L; e
        .
        
        pastas Sanfonadas.
        
        .
        
        pastas A-Z;
        
        contam com um gancho central
        
        documentos são perfurados e inseridos.
        
        armazenada em pé
        
        Fica em armários e estantes
        
        ordem ALFABETICA e NÚMERICA ou outro Método
        
        .
        
        pastas em L
        
        utilizadas como DIVISÓRIAS dentro de unidades de acondicionamentos maiores.
        
        coloridas
        
        permitem criar subdivisões dentro de outras pastas
        
        .
        
        pastas Sanfonadas.
        
        várias divisórias
        
        Docs separados por assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério
        
        Comum em arquivos pessoais
        
        .
        
        pastas Suspensas;
        
        mais comuns nos arquivos CORRENTES
        
        documentos SOLTOS (documentos soltos)
        
        fica guardados em armários ou gaveta
        
        há uma guia para identificar
        
        .
        
        caixas
        
        Podem ser de papelão ou de plástico
        
        Comum em arquivos INTERMEDIÁRIOS
        
        Tamanho próprio para folhas A4
        
        Mais indicado é de PAPELÃO
        (maior durabilidade do doc e menor acidez)
        
        1 more item...
    - - MODELOS de ARQUIVOS
        
        .
        
        arquivo de gavetas
        
        geralmente usa-se pastas SUSPENSAS
        
        arquivos CORRENTES
        
        .
        
        fichário
        
        hoje bem menos utilizados
        
        .
        
        arquivos Deslizantes
        
        fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos
        
        otimizar o espaço
        
        CARA (Compra e manutenção)
- - - - .
        
        Arquivamento VERTICAL
        em pé :left_right_arrow:
        
        documentos lado a lado, um atrás do outro
        
        facilitar a BUSCA ao documento :check:
        
        prejudicar a conservação dos documentos :-1::skin-tone-3:
        
        Recomendado em arquivos CORRENTE :check:
        
        tbm usa-se no INTERMEDIÁRIO
      - .
        
        Arquivamento HORIZONTAL
        deitado :arrow_up_down:
        
        documentos uns sobre os outros (pilhas de documentos)
        
        prejudica a busca ao documento :-1::skin-tone-3:
        
        ideal Á CONSERVAÇÃO dos documentos :check:
        
        Recomendado em arquivos PERMANENTES :check:
        
        tbm recomendado no documentos de GRANDES DIMENSÕES, como mapas e plantas.
- - - - ✓ Alfabético (por NOME);
        ✓ Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA);
        ✓ Numérico (por NÚMERO);
        ✓ Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).
        
        .
        
        1.4.1 Método ALFABÉTICO
        
        documentos são ordenados por nome
        
        sistema DIRETO
        
        Busca feita DIRETAMENTE pelo doc
        
        .
        
        Variedex
        
        É um SUBGRUPO dentro do Método Alfabético, em que DENTRO DE CADA grupo alfabético ( docs. que se iniciam A, B, C... são separados pela LETRA INICIAL) haverá outros subgrupos usando a SEGUNDA LETRA , dividindo-as por CORES
        
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        .
        
        Regras de Alfabetação
        
        .
        
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        .
        
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        .
        
        Desvantagens
        
        PODE gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é muito grande :warning:
        Exigindo remanejamento constante
        
        .
        
        Vantagens
        
        vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
        
        1.4.2. Método GEOGRÁFICO
        
        .
        
        .
        
        Ordenação por CIDADE
        
        nomes em ordem alfabética, colocando Estado entre parênteses no final
        
        1 more item...
        
        É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades
        com o mesmo nome em diferentes estados. :warning:
        
        .
        
        Ordenação por ESTADO :star:
        
        Quando se organiza um arquivo por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, INDEPENDENTE da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
        
        2 more items...
        
        .
        
        Ordenação por PAÍS
        
        Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país. A primeira cidade dentro de cada país será a CAPITAL, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente
        
        1 more item...
        
        Pela PROCEDÊNCIA ou LOCAL
        
        sistema DIRETO
        
        Busca feita DIRETAMENTE pelo doc
        
        Usa mais para arquivo de correspondências
        
        .
        
        Vantagens
        
        Direto e de Fácil manuseio
        
        .
        
        Desvantagens
        
        Complexidade
        
        1.4.3. Método NUMÉRICO
        
        .
        
        Numérico Simples
        56.212
        
        Documentos organizados por ORDEM de CHEGADA, depois há um INDICE alfabético para localizar
        
        O método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
        
        1 more item...
        
        .
        
        Numérico Cronológico
        562/2012 :star:
        
        Documentos são organizados por DATA
        
        adotada em quase todas as repartições públicas
        
        1 more item...
        
        .
        
        Numérico Dígito-terminal
        05-62-12 :star:
        
        Documento organizado em grupos, de acordo com o número final
        
        abrange três etapas:
        
        1 more item...
        
        .
        
        Vantagens
        
        É um método de FÁCIL aplicação;
        
        Não exige treinamento prévio para sua utilização;
        
        A inserção de novos documentos é feita sempre no FINAL do arquivo, o que evita o remanejamento dos documentos que já estão arquivados.
        
        Maior segurança no sigilo dos documentos
        
        (A busca é pelo índice, e não pelo documentos)
        
        Sistema INDIRETO
        
        (A busca não é diretamente pelo doc, mas sim, pelos NÚMEROS )
        
        preciso recorrer a um índice
        
        1.4.4.Método IDEOGRÁFICO :checkered_flag:
        
        método TEMÁTICO
        ou
        método por ASSUNTO
        
        Documento organizado por TEMA ou ASSUNTO
        
        O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação :man-bowing::skin-tone-2:, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.
        
        Se dividi em:
        
        ideográfico ALFABÉTICO
        
        ideográfico NUMÉRICO
        
        2 more items...
        
        NÃO é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação DOS DOCUMENTOS e o conhecimento dos assuntos nele tratados. :warning:
        
        "Ideia"
- - - - .
        
        .
        
        2º Estudo
        
        LEITURA CUIDADOSA de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas (referências a outros documentos que versam sobre o mesmo assunto).
        
        .
        
        3º Classificação
        
        a DETERMINAÇÃO da ENTRADA e das REFERÊNCIAS cruzadas que lhe serão atribuídas.
        
        .
        
        4º Codificação
        
        a apõe, nos documentos, os SÍMBOLOS correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
        
        .
        
        5º Ordenação
        
        É a DISPOSIÇÃO dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.
        Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em PILHAS, ESCANINHOS ou CLASSIFICADORES, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.
        
        .
        
        6º Guarda dos documentos
        Etapa FÍSICA
        
        É a COLOCAÇÃO do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
        
        .
        
        1º Inspeção
        
        o arquivista examina cada documento para verificar se eles REALMENTE se destinam ao arquivamento
        
        Tal verificação se procede mediante a leitura do ULTIMO DESPACHO ou pela observância de uma rotina preestabelecida.