Distribution des documents sortants de p@
Gérer les préférences clients afin de communiquer sur le meilleur canal
Diffuser le document par le canal approprié
Piloter les flux sortants
Identifier les flux ré-entrant afin de pouvoir les orienter vers les bons interlocteurs
Choisir le canal de communication en fonction des préférences client, de la nature du document, des contraintes réglementaires et des coûts de distribution
Définir les règles de distribution
Appliquer les règles de distribution
Distribuer un document papier
Distribuer un document par le biais de l'extranet
Distribuer un document par mail avec pièces jointe
Périmètre
Editique batch p@
Portefeuille MH géré dans p@
Editions égrainées ou centralisées p@
Mesurer les flux afin de piloter les frais généraux; et/ou
Par modèle
Par canal de sortie
Par OA/OG
Editions locales/Centralisées
Par adhérent
Evaluer les frais d'affranchissements/mails/sms et de routage afin de permettre les imputations budgétaires
Par OA/OG
Par adhérent
Par directions /.départements
DOARC/DTI
A compléter pour les autres directions du groupe
Evaluer la bonne réception du flux auprès des clients
Papier = NPAI; Délai d'acheminement moyen; Liste et taux
Mail = @ mails KO +liste, taux de mails ouverts et date d'ouverture
Evaluer le nombre de sms OK; OK. Mesurer le taux de OK + liste des KO
Evaluer le taux de consultation/téléchargement des documents dans l’extranet
Recueillir les préférences clients pour la communication de gestion
A la souscription
Dans l'extranet particulier/entreprise
Suite à une demande client réalisée auprès des équipes RC ou gestion
Tous les documents doivent à minima pouvoir être distribués par ce canal. Néanmoins si la nature du document le permet et si le client accepte la dématérialisation, alors le canal dématérialisé doit être retenu.
Canal à privilégier si le client accepte la dématérialisation.
Le document est accessible dans l'extranet et conservé selon les durées d'archivages définies. Il se présente sous la même forme que le document papier et peut être téléchargé
Consulter les documents
A la production du document, une notification est envoyée au client par mail ou par sms
Ce canal constitue une solution de contournement si un document ne peut pas être diffusé par le biais de l'extranet.
Dans ce cas un mail est envoyé au client avec en pj le document produit pas p.
Les documents produits doivent pouvoir être consultés par les gestionnaires / les conseiller de la relation client.
Durée de conservation des documents à définir selon les besoins gestion / RC & contraintes réglementaires.=> Reprendre travaux NEO.
A la production du document, il doit être indiqué s'il doit être conservé ou non (paramétrage).
Dans le dossier client de la GED
Accès contextuel à partir de p@ ou e src
Une solution peut consister à apposer un datamatrix sur les documents. Ce datamatrix doit comporter : le numéro adhérent, le type de document, la date d'émission du document
La notion de 'pli' doit être conservée. Il est donc possible de consulter un pli (constitué de plusieurs documents) ou un document à part entière.
En plus du document lui même, il doit être possible de savoir par quel canal il a été diffusé, à quelle date, et de connaître les éléments qui constituaient le pli/mail associé.
Redistribuer un document
Il doit être possible à la demande d'un gestionnaire ou d'un conseiller RC de redistribuer un document ou un pli en choisissant le canal approprié.
Editions TP
Assisatnt courrier
Hors périmètre : legacy ex-MM, CTP, Joachim
affiliés, partenaires... mais prévoir néanmoins une solution utilisable pour ce périmètre
La préférence de communication n 'est à saisir qu'à un seul endroit (pas de double saisie RCU/p)
Client
Ouvrant droit ou son tiers représentant
Ayants droits et/ou bénéficiaires ou tiers représentants
Personne morale et personne physique mandatée pour la représentée
Dans l'application mobile
Sur une période donnée