Distribution des documents sortants de p@

Gérer les préférences clients afin de communiquer sur le meilleur canal

Diffuser le document par le canal approprié

Piloter les flux sortants

Identifier les flux ré-entrant afin de pouvoir les orienter vers les bons interlocteurs

Choisir le canal de communication en fonction des préférences client, de la nature du document, des contraintes réglementaires et des coûts de distribution

Définir les règles de distribution

Appliquer les règles de distribution

Distribuer un document papier

Distribuer un document par le biais de l'extranet

Distribuer un document par mail avec pièces jointe

Périmètre

Editique batch p@

Portefeuille MH géré dans p@

Editions égrainées ou centralisées p@

Mesurer les flux afin de piloter les frais généraux; et/ou

Par modèle

Par canal de sortie

Par OA/OG

Editions locales/Centralisées

Par adhérent

Evaluer les frais d'affranchissements/mails/sms et de routage afin de permettre les imputations budgétaires

Par OA/OG

Par adhérent

Par directions /.départements

DOARC/DTI
A compléter pour les autres directions du groupe

Evaluer la bonne réception du flux auprès des clients

Papier = NPAI; Délai d'acheminement moyen; Liste et taux

Mail = @ mails KO +liste, taux de mails ouverts et date d'ouverture

Evaluer le nombre de sms OK; OK. Mesurer le taux de OK + liste des KO

Evaluer le taux de consultation/téléchargement des documents dans l’extranet

Recueillir les préférences clients pour la communication de gestion

A la souscription

Dans l'extranet particulier/entreprise

Suite à une demande client réalisée auprès des équipes RC ou gestion

Tous les documents doivent à minima pouvoir être distribués par ce canal. Néanmoins si la nature du document le permet et si le client accepte la dématérialisation, alors le canal dématérialisé doit être retenu.

Canal à privilégier si le client accepte la dématérialisation.

Le document est accessible dans l'extranet et conservé selon les durées d'archivages définies. Il se présente sous la même forme que le document papier et peut être téléchargé

Consulter les documents

A la production du document, une notification est envoyée au client par mail ou par sms

Ce canal constitue une solution de contournement si un document ne peut pas être diffusé par le biais de l'extranet.
Dans ce cas un mail est envoyé au client avec en pj le document produit pas p.

Les documents produits doivent pouvoir être consultés par les gestionnaires / les conseiller de la relation client.

Durée de conservation des documents à définir selon les besoins gestion / RC & contraintes réglementaires.=> Reprendre travaux NEO.
A la production du document, il doit être indiqué s'il doit être conservé ou non (paramétrage).

Dans le dossier client de la GED

Accès contextuel à partir de p@ ou e src

Une solution peut consister à apposer un datamatrix sur les documents. Ce datamatrix doit comporter : le numéro adhérent, le type de document, la date d'émission du document

La notion de 'pli' doit être conservée. Il est donc possible de consulter un pli (constitué de plusieurs documents) ou un document à part entière.

En plus du document lui même, il doit être possible de savoir par quel canal il a été diffusé, à quelle date, et de connaître les éléments qui constituaient le pli/mail associé.

Redistribuer un document

Il doit être possible à la demande d'un gestionnaire ou d'un conseiller RC de redistribuer un document ou un pli en choisissant le canal approprié.

Editions TP

Assisatnt courrier

Hors périmètre : legacy ex-MM, CTP, Joachim
affiliés, partenaires... mais prévoir néanmoins une solution utilisable pour ce périmètre

La préférence de communication n 'est à saisir qu'à un seul endroit (pas de double saisie RCU/p)

Client

Ouvrant droit ou son tiers représentant

Ayants droits et/ou bénéficiaires ou tiers représentants

Personne morale et personne physique mandatée pour la représentée

Dans l'application mobile

Sur une période donnée