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ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS - Coggle Diagram
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, revisión,
aprobación, difusión, acceso, modificación, control de cambios y archivo
RESPNSABILIDADES
Dirección Ejecutiva: Aprobar el presente documento
Dirección de Gestión de la Calidad (DGC): Asegurar el control de los documentos del SGA aplicando
y vigilando el cumplimiento de este procedimiento.
Direcciones de Áreas (DAs) Elaborar y revisar los documentos del SGA aplicables a sus áreas, Alimentar la información pública de la página web para mantenerla actualizada. Informar el acceso y controlar el uso a los documentos
Personal técnico y administrativo del SAE: Aplicar este procedimiento en la elaboración y/o modificación de los documentos del SGA
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGA
MANUALES
Manual de Gestión de la Acreditación (MGA)
Legales y especifica las políticas, estructura y
componentes del Sistema de Gestión de la Acreditación (SGA
Servicio de
Acreditación Ecuatoriano (SAE)
La evaluación y acreditación de Organismos de Evaluación de la
Conformidad (OEC)
OTROS MANUALES
ELABORACION DE DOCUMENTO
PLANEACION
Planeación adecuada de un documento ayuda a asegurar que éste cumpla con el objetivo para el
cual es elaborado y ahorra tiempo en modificaciones y correcciones posteriores
Definir el objetivo o propósito del documento (describir la forma de ejecución de un proceso,
informar, establecer obligaciones, ayudar a la toma de decisión, etc.)
Analizar al lector o grupo de lectores que tendrán acceso al documento (nivel de conocimiento
sobre el tema, necesidades y uso que le darán)
Decidir el tipo del documento (procedimiento, instructivo, etc.)
Definir el alcance y la amplitud del escrito
Investigar y recolectar información para el contenido del documento, ejemplos de documentos
similares.
Revisar los requisitos normativos o reglamentarios que se deben contemplar, mediante la
revisión de la Lista maestra de documentos externos
En caso de utilizar nuevos documentos externos, se debe conseguir la versión oficial vigente y
enviarla a la DGC para su inclusión en la Lista maestra de documentos externos
Clasificar, analizar e interpretar la información (para lograr riqueza, lógica y coherencia en el
contenido)
Organizar la información mediante un bosquejo u “outline” (títulos y subtítulos)
REDACION
se procede a redactar la primera versión del texto, siguiendo la planeación, realizada, pero considerando la flexibilidad necesaria al aplicarla, ya que se puede ir descubriendo nuevas ideas o nueva información
REVISION PRELIMINAR
Una vez terminado el borrador del documento, es conveniente que sea revisado por personal del área
responsable del mismo que entiendan el tema y objetivo del documento.
REVISION Y APROBACION
Documentos elaborados por el SAE
Tras su revisión preliminar el documento debe ser revisado por el director de área responsable del
proceso al cual se relaciona el documento. L
DOCUMENTOS ADOPTADOS
Cada DA dueña de los documentos del SGA es responsable de la actualización de los documentos
relacionados con los documentos mandatorios internacionales nuevos o actualizados
Con esta información la DGC actualiza la Lista maestra de documentos internos F PG02 03 para el
control de la actualización de los documentos y el Plan anual de revisión de documentos
TRADUCCIONES
Los documentos oficiales del SAE y con validez legal son publicados originalmente en español. Sin
embargo, podría ser necesario emitir versiones en inglés
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Justificación para la modificación de documentos
Cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al Sistema de Gestión de la Acreditación (SGA) y el responsable del proceso afectado determine la necesidad de modificar un documento existente en el sistema como consecuencia.
Se identifique que la modificación de un documento ya existente es necesaria para asegurar la
eficaz planificación, operación y control de los procesos que ejecuta el SAE.
La dirección de un área determine que es necesario modificar un documento ya existente como
un proceso de mejora continua.
Identificación de las modificaciones
Para todos los documentos (excepto formatos y planes estratégicos) los cambios se registran en la tabla de Control de Cambios, que se localiza al final del documento, indicando los cambios significativos acriterio de quien elabora el documento
Cambios de revisión o edición
Para todos los documentos, se actualiza el número de revisión/edición de manera consecutiva
CONTROL DE DOCUMENTOS
Generalidades
La gestión de documentos definida por el SAE tiene por objeto mantener la documentación del SGA organizada, actualizada y disponible al personal y partes interesadas, conforme a sus necesidades y
atribuciones
Inclusión en lista maestra y archivo de los documentos
debe incluir al menos: identificación (código),
nombre del documento, fecha en que entra en vigencia, si debe ser publicado en la página web y
cualquier observación que se considere pertinente
Difusión y acceso a los documentos
Difusión interna
Para la difusión y facilidad de acceso a los documentos vigentes del SGA por parte del personal interno
del SAE, se utiliza el sistema informático
El personal debe utilizar los documentos del SGA publicados a través del sistema informático. Cuando
existe modificación de algún documento, la DGC comunica a través de correo electrónico al personal
Difusión a usuarios externos
La difusión de los documentos públicos a usuarios y partes interesadas se realiza principalmente a
través de la página web del SAE
La difusión de documentos a partes
externas, incluyendo usuarios, tiene por objeto comunicar con transparencia y claridad los requisitos en los procesos de acreditación y las actividades que realiza el SAE.
PAGINAS WEB
El SAE cuenta con una página web (www.acreditacion.gob.ec) en la cual se exhiben los documentos
que están disponibles al público e información actualizada sobre los OECs acreditados y sus alcances
. Control de documentos externos
Los documentos externos relacionados con la acreditación no son un componente de la estructura
documental, por cuanto no son elaborados por el SAE.
Manejo de documentos obsoletos
La DGC mantendrá el archivo electrónico de los documentos obsoletos
En caso que un documento físico obsoleto se considere histórico (relevante) o por algún motivo, éste será archivado por la DGC con
una identificación que los caracterice como obsoleto
Confidencialidad
El estado de acreditación y demás información contenida en los certificados de acreditación y alcances,
que es publicada por el SAE a través de su página web, es considerada no confidencial.
Respaldos de la documentación del SGA
La persona responsable por la administración del servidor es quien realiza los respaldos de la
información contenida en los mismos
