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ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS - Coggle Diagram

- - - - Para la difusión y facilidad de acceso a los documentos vigentes del SGA se utiliza el sistema informático.
      - Cuando existe modificación de algún documento, la DGC comunica a través de correo electrónico al personal involucrado.
      - La fecha de inicio de vigencia de cada documento corresponde a la fecha de aprobación
    - - La difusión de los documentos públicos se realiza a través de la página web del SAE www.acreditacion.gob.ec)
- - - - Una vez terminado el borrador del documento, es conveniente que sea revisado por personal del área responsable del mismo que entiendan el tema y objetivo del documento.
      - La DGC debe revisar los documentos antes de su aprobación, aspectos como forma, aplicación de la plantilla de referencia, adecuación con los requisitos del SGA y la concordancia con otros documentos relacionados.
      - Una vez que un documento ha sido aprobado, la DGC archiva el original en físico firmado y lo incluye en la Lista Maestra de Documentos Internos
      - La revisión del documento se formaliza con la firma del mismo en la primera página
      - En cada una de las etapas de revisión o aprobación se pueden solicitar los cambios que se consideren necesarios al responsable de la elaboración, antes de la firma del documento.
    - - Documentos aplicados por el SAE: políticas de IAF o ILAC, IAAC Mandatory Documents, etc.
      - Dentro de la Lista maestra de documentos externos está incluida una Matriz que relaciona los documentos mandatorios externos versus documentos del SGA.
      - La DGC es responsable de la actualización y difusión de la Lista con la Matriz conforme se emiten o actualizan documentos mandatorios internacionales.
    - - Los documentos oficiales del SAE y con validez legal son publicados originalmente en español. En caso de emitir una versión en inglés, prevalecerá la original.
        
        Codificación: El documento mantendrá su codificación acompañada de una “(E)” al final.
  - - - Se identifique que un nuevo documento es necesario para asegurar la planificación eficaz, operación y control de los procesos del SAE.
      - Se determine la necesidad de establecer un nuevo documento a consecuencia de cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al SGA
      - La Dirección de un área determine que es necesario tener por escrito un proceso crítico o para minimizar errores.
      - Se identifique la necesidad de un documento nuevo o modificación como resultado de los procesos de mejora continua.
      - Surja o se modifique un requisito normativo o legal, y requiera expresamente un documento
  - - - Redactar la primera versión del texto, siguiendo la planeación realizada, pero siendo flexibles sobre nuevas ideas o información.
    - - Ayuda a asegurar que éste cumpla con el objetivo para el cual es elaborado y ahorra tiempo en modificaciones y correcciones posteriores.
- - - - Se identifique que la modificación de un documento es necesaria para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos
      - La dirección de un área determine que es necesario modificar un documento como un proceso de mejora continua.
      - Cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al SGA y requieran una modificación del documento.
  - - - Localización de las modificaciones (artículos, numerales, etc.)
      - Indicación si la modificación es “adición”, “supresión” o ambas
      - Revisión vigente tras el cambio
      - Breve descripción del cambio
      - Fecha de aprobación de los cambios
      - Justificación o importancia (de ser necesario)
- - - - Dispone los términos de operación del SGA, bases legales y especifica las políticas, estructura y componentes del SGA.
        
        Codificación: El MGA se identifica por el número de la edición que esté vigente.
    - - Establece los requisitos y disposiciones específicas para el funcionamiento de las estructuras internas del SAE
        
        Codificación: Compuesto por 8 dígitos (MTH 02 R03).
        La primera letra corresponde al código por tipo de documento (Manual=M); 2do y 3er dígito son las siglas de la dirección o sistema de gestión remitente. 4to y 5to dígito corresponde a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
  - - - Contienen directrices armonizadas para aplicación de normas de acreditación
    - - Contienen directrices de aplicación complementarios aplicables en OECs que realizan cierto tipo de actividades.
        
        Codificación: Compuesto por 9 dígitos (CR GA02 R00).
        Las 2 primeras letras corresponden al código del tipo de documento (CR) seguido de 2 letras que corresponden al tipo de criterio (GA o EA); 5to y 6to dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
  - - - Codificación: Compuesto por 6 dígitos (G02 R00).
        La primera letra corresponde al código del tipo de documento (Guía=G); 2do y 3er dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
  - - - Codificación: Compuesto por 10 dígitos (I PG03 02 R03).
        La primera letra corresponde al código del tipo de documento (Instructivo=I); los siguientes 4 dígitos son la identificación del documento que originó el instructivo; 6to y 7mo dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
  - - - Establece los pasos y modo de ejecución de los procesos internos del SAE relacionados con el SGA
        
        Codificación: Compuesto por 7 dígitos (PG03 R01).
        Las 2 primeras letras corresponden al código por tipo de documento PA, PG o PO); 3ro y 4to dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
    - - Establece los pasos y modo de ejecución de los procesos relacionados con la evaluación y acreditación de OECs.
    - - Establece los pasos y modo de ejecución de los procesos de acreditación a los OECs
  - - - Codificación
        
        Compuesto por 10 dígitos (F PA01 03 R00).
        La primera letra corresponde al código del tipo de documento (Formato=F); los siguientes 4 dígitos son la identificación del documento que originó el formato; 6to y 7mo dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
        
        Compuesto por 9 dígitos (F AD 01 R00).
        La primera letra corresponde al código del tipo de documento (Formato=F); 2do y 3er dígito son las siglas del área o sistema emisor; 4to y 5to dígito corresponde a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.
  - - - Codificación: Compuesto por 7 dígitos (RI 02 R00).
        Las 2 primeras letras corresponden al código por tipo de documento (Reglamentos Internos=RI); 3ro y 4to dígito corresponden a un número secuencial y los 3 últimos dígitos corresponden al número de revisión.