AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AUDITORIAS Y AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO :
Concepto e importancia del control interno
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración
Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales, financieras o de servicios deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico
Objetivo y alcance del control interno
Establecer los pronunciamientos y señalar los procedimientos relativos al estudio y evaluación del control interno en función al cumplimiento de sus objetivos, que debe servir de base para establecer la relación entre la calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoría.
Tipos de control
Etapas del control interno
Objetivos de autorización
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administración
Objetivo de procesamiento y de clasificación de transacciones
Objetivo de salvaguarda física
Objetivos de verificación y evaluación
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.
El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo a autorizaciones de la administración
Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonablemente y tomar las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existen
deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante a los mencionados anteriormente.
Los elementos administrativos del control interno, por razón evidente, son los mismos que los del proceso administrativo
Previsión ¿Qué puede o debe controlarse? objetivos, fijar los fines y metas del control; investigaciones, analizar las causas de la deficiencia, alternativas, opciones del control.
planeación: ¿Qué se va a controlar? políticas normas genéricas que orientan la acción del control. procedimientos, secuencia cronológica del control.
integración: ¿Con quien y con que se va a controlar? selección: buscar seleccionar y reclutar a los responsables del control; introducción: identificar al ingresado con las necesidades del control.
dirección: ver que se opere autoridad facultad de decidir y mandar sobre la función del control.
control: ¿como se controlo? establecimiento del control para evaluar sistemáticamente.
Controles preventivos: buscan prever o evitar problemas mediante presupuestos, programas, calendarios, etcétera.
Controles concurrentes o simultáneos: buscan desviaciones durante el proceso de las actividades.
Controles de alternativa: buscan identificar opciones para seguir con el proceso
Controles de retroalimentación: buscan evaluar los resultados para decidir una acción
SUPERVISION DEL CONTROL.
no es suficiente el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervisión se
GERENTE GENERAL
CONTRALOR
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA
Concepto de auditoría
Clasificación
Tipos: interna y externa
Naturaleza: total y parcial
Clases: auditoría financiera, auditoría interna, auditoría de operaciones, auditoría administrativa, auditoría fiscal, auditoría de resultados de programas y auditoría de la legalidad
Examen metódico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobación de las operaciones registradas y la investigación de todos aquellos hechos que puedan tener relación con los mismos, a fin de determinar su corrección.
Concepto de auditoría administrativa
Antecedentes y propósitos
Objetivos y alcance
Limitaciones
Interna: es aquella realizada por los empleados de una empresa que dependen de la administración de la misma.
Externa: es aquella que es efectuada por una persona independiente o firma de contadores públicos, es decir, el auditor no es un empleado del cliente. Su relación con la administración es estrictamente profesional.
Total: es aplicable a todo el organismo social. Su finalidad primordial es un examen de eficiencia administrativa que se efectúa a toda la empresa. Ejemplo: Grupo Banamex-Accival.
Parcial: sólo a una parte del organismo social.Se concreta un área exclusivamente, o aun departamento, procedimiento, función etcétera. Ejemplo: Departamento de nómina grupo Banamex Accival.
Auditoría financiera
Es el examen de los estados financieros elaborados por un contador público sobre libros de contabilidad, registros, documentación complementaria y transacciones de la entidad examinada.
Auditoría interna
La auditoría interna es una función consultiva, pues quienes la llevan a cabo crean y evalúan procedimientos financieros y operativos, registran los registros financieros y contables, tanto los métodos como sus temas de operación, evalúan el sistema de control interno existente
Auditoría de operaciones
Se ocupa de la calidad de las operaciones y procedimientos, para lo cual revisa los registros de dichas operaciones, inclusive contables, y analiza la eficiencia y eficacia, así como los costos de las actividades y de problemas operativos.
Auditoría administrativa
Puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo de sus recursos humanos y materiales.
auditoria fiscal
Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes, desde el punto de vista fisco,
Auditoría de resultados de programas
Esta auditoría es la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas en relación con el avance del ejercicio presupuestal. El análisis de la eficacia se obtendrá revisando que realmente se alcanzarán las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridas.
Auditoría de la legalidad
Este tipo de auditoría tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de las disposiciones legales que sean aplicables (leyes,
reglamentos, decretos, circulares, etc.)
La auditoría administrativa es la técnica de control administrativo que examina sistemática e integralmente el grado de eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, así como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas.
El padre de la administración, Henry Fayol, mencionó en una entrevista (que le hizo la Cronique Social de Francia) en 1925, que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos”, es decir, si la empresa está bien administrada.
En México, un antecedente sobre la auditoría administrativa lo tenemos en el libro El Análisis Factorial – guía para estudios de economía industrial – elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, publicado por el Departamento de Investigaciones Industriales del banco de México, S.A. en 1959.
Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditoría administrativa entra en un proceso de asimilación, aceptación y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamérica, posteriormente en México, durante la década de 1970, en la que instituciones, investigadores y practicantes de la auditoría han intervenido y coadyuvado en su evolución.
El propósito de la auditoría administrativa radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como está siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados, exijan una mayor o pronta atención.
El objetivo primordial de la auditoría administrativa es verificar la organización
de una empresa, de un departamento, de una sección, etcétera, con el fin de: eliminar desperdicios y pérdidas, mejorar los procedimientos y sistemas administrativos, vigilar que se cumplan los planes y objetivos de la empresa, estudiar nuevas ideas, innovaciones de equipo y realización de utilidades, utilizar mejor los recursos de que se dispone tanto físicos como humanos.
Su alcance, está dado por el ámbito de aplicaciones de la auditoría administrativa, es decir, en donde se puede aplicar. En este sentido pude aplicarse en: toda la empresa, un departamento, una función o en una subfunción de la misma.
Como factores limitantes en el desarrollo de la auditoría administrativa, tenemos aquellas actividades que por su naturaleza no permitan evaluaciones objetivas
Etapas de la auditoría administrativa
Tienen como propósito servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo, para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Planeación
La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.
Obtención de información
En esta etapa se da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria, es donde se aplican las técnicas de investigación (encuestas de opinión, cuestionarios y observaciones directas) para la captación y análisis de la información.
Evaluación
Terminada la obtención de información, el auditor procederá a: concentración de los datos obtenidos en la investigación, clasificación de los datos, evaluación de resultados, determinación de la solución.
Informe
Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que de esta forma queda constancia de su labor, requiere que su presentación cause el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.
Seguimiento.
Se integran las observaciones y recomendaciones para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones específicas para examinar el grado de avance en la implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoría de seguimiento.
EL LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN Y LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
El perfil del licenciado en Administración como auditor administrativo
Auditoría administrativa interna y auditoría administrativa externa, conceptualización de ambas
Auditoría administrativa externa
Ventajas y desventajas de la auditoría administrativa externa
Diferencia entre auditor interno y auditor externo
Auditor interno
Código de ética profesional en relación a la auditoría administrativa
Las características de un auditor constituye uno de los tópicos de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditoría administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios
CAPACIDAD:
El auditor, al hacerse cargo de algún trabajo, debe estar consciente de que tiene la capacidad para desempeñarlo eficazmente.
INDEPENDENCIA:
El auditor durante el desarrollo de su trabajo, deberá estar consciente de que actúa con entera libertad, sin influencia de cualquier persona
conectada con la empresa.
EQUIDAD:
El auditor debe tener presente que sus consejos sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador, y de la firma que lo contrata.
SELECCION DE CLIENTES:
El auditor rechazará aquellas proposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuación profesional.
SECRETO PROFESIONAL:
El auditor está obligado a no divulgar, por ningún motivo, datos en el desempeño de su trabajo.
HONORARIOS:
Los honorarios que determinen deben estar estimados en relación directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoración del servicio.
DIFUSION DE SERVICIOS:
Un buen trabajo, saturado de calidad y eficiencia, es el mejor medio para difusión, puesto que un cliente satisfecho tendrá ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los
servicios recibidos.
Normas de ética profesional que se deben considerar
CRITERIO
IMAGINACION
INTELIGENCIA
INICIATIVA
RESPONSABILIDAD
TRATO
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La auditoría interna: surge cuando las operaciones de una empresa crecen en volumen y se tornan más complejas, es una actividad independiente dentro de una organización para revisar y evaluar las operaciones como un servicio a la gerencia.
El término auditoría interna se refiere a una revisión y avalúo de las operaciones mediante la intervención de funcionarios y empleados (auditores internos) de la propia empresa.
La auditoria externa: Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere una opinión de carácter independiente.
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Esta consultoría administrativa es una función muy importante, ha sido un servicio especializado, y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en diversas áreas como consecuencia del crecimiento de las empresas, por la gran complejidad de sus operaciones, los cambios en lossistemas, métodos y procedimientos, nuevas formas de distribuir los artículos, la competencia, entre otros.
auditoria administrativa interna.
UBICACION EN UN ORGANISMO SOCIAL
:Cuando una organización, ya sea de naturaleza mercantil o civil, llega a crecer al grado en que sus promotores se ven imposibilitados para manejarla directamente, se hace necesario delegar su administración en personas u organismos que desempeñen esa función. Ésta es la función del auditor, y su actividad privativa, la auditoría.
En las empresas cuya magnitud lo justifica, existe un departamento de auditoría interna, que generalmente depende de la dirección general, y que debe contar con personal capacitado.
Ventajas y desventajas de la auditoría administrativa interna
VENTAJAS
Conocimiento profundo de la organización.
Tener conciencia de la dinámica organizacional.
Poder identificarse con el personal
Aceptación de los participantes.
Percepción de sentirse apoyado
Que encontrará menos resistencia al cambio.
DESVENTAJAS
precion de compromiso de no afectar a sus compañeros o no afectarse en lo personal.
exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de respuesta.
tener preferencia por un área del estudio, unidad administrativa o persona.
conferir mas importancia a los medios que a los fines del estudio.
buscar el lucimiento personal.
La auditoría externa trata de fiscalizar las operaciones de la empresa para informar a sus socios o accionistas, o bien a personas o instituciones, oficinas de impuestos y público en general, es indispensable acudir auditores externos o independientes, es decir, personas que no están sujetas a obedecer a los funcionarios de la empresa y puedan, en consecuencia, emitir juicios, dictámenes u opiniones imparciales acerca del resultado de la revisión practicada.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Disponer del apoyo de un equipo
de trabajo especializado en la materia.
Independencia de criterio para
formular observaciones
Presión por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a la perdida de su
empleo
Deficiente conocimiento de la
cultura organizacional.
Que no trata a los clientes de la
organización, por lo que no percibe sus expectativas.
Rigidez excesiva al formular sus
observaciones.
velocidad de respuesta.
Contar con una visión imparcial
de su organización
Experiencias análogas en el
campo de trabajo.
Auditor externo.
Revisar y evaluar la solidez y efectividad de los sistemas y procedimientos de contabilidad y financieros, así como en general los procedimientos administrativos implantados.
Determinar si se esta cumpliendo con los planes políticas y procedimientos establecidos
Cerciorarse si los activos se encuentran contabilizados debidamente y resguardados de pérdidas de toda clase.
Comprobar la eficiencia y confiabilidad del sistema de información a la gerencia.
Recomendar mejoras en
los procedimientos administrativos.
Estudio e instalación de sistemas de información tanto de índole financiera como de otras áreas administrativas.
Planeación financiera que incluye puntos relativos a proyecciones y presupuestos.
Estudios relacionados con
la fusión de compañías.
Evaluación de puestos y de funciones en áreas de contabilidad, finanzas y otros departamentos en el aspecto administrativo.
Organización o reorganización de la estructura administrativa, bien sea en forma integral o en determinadas actividades de una empresa
Evaluación de sistemas y procedimientos administrativos
El auditor como analista, consultor, asesor, contralor y comisario
ANALISTA:
El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor en la recopilación de información necesaria
CONSULTOR:
Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa.
ASESOR:
Es aquel profesionista a quien después de dominar las técnicas de la auditoría administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, de acuerdo con las funciones administrativas más
requeridas
CONTRALOR:
Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa. Es el encargado de elaborar el “plan de auditoría” y de autorizar los procedimientos y programas. Es indispensable que el consultor sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad
COMISARIO:
Es la persona que tiene a su cargo una sociedad por acciones, designado por los accionistas para vigilar las operaciones de ella. Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de
esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva
De control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad: encauzar las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización: determinar que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio: representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De calidad: disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbito, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio: transforman a la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
De aprendizaje: permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones: traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
ejemplo de una auditoria interna: en la empresa que trabajaba llevaban a cabo una auditoria interna que consistía de un recorrido general del hotel por lo que éramos evaluados y se sacaba el porcentaje obtenido en general pero esa información era privada.
ejemplo: de una auditoria de operaciones: mi jefe directo de alimentos y bebidas era el encargado de las operaciones y sistemas que se llevaban a cabo para poder lograr dar un servicio de calidad.
ejemplo de una auditoria de resultados de programas: en el departamento de alimentos y bebdias teneiamos un programa para poder llevar un mejor control y asi poder llegar al objetivo general que queriamos alcanzar en un tiempo determinado.
ejemplo de auditoria de la legalidad: el departamento de recursos humanos era el que llevaba acabo todos los contratos, reglamentos de cada área, leyes que se deben de acatar y este departamento era el que sancionaba o felicitaba a los subordinados.
ejemplo de una auditoria administrativa: esta evaluación es muy importante para una organización o empresa por que así podemos ver en que jerarquía nos encontramos, si somo una empresa reconocida, que reputación tenemos y nosotros usábamos la plataforma de MARRIOTT REWARS en la cual éramos calificados por los clientes y así podíamos ver las desventajas o debilidades que tenemos como empresa o organización.
ejemplo de auditoria financiera: el departamento de gerencia, recursos humanos, contabilidad , alimentos y bebidas y prevención, hacían un estudio general de todos los ingresos y egresos de la empresa eso lo hacían para poder llevar un mejor control y poder llevar una mejor administración y control en el hotel AC MARRIOTT SANTA FE.
ejemplo de auditoria financiera: el departamento de contabilidad eran los encargados de pagarnos nuestras propinas y nuestros sueldos por via nomina en la cual se encargaban de corroborar que nuestras obligaciones o no fueron pagadas
en el hotel que trabajaba AC MARRITT SANTA FE teníamos una corporación que era la que llevaba la auditoria externa en la cual eran evaluados hasta los mayores departamentos ; esto era para ver si había persecuciones que puedan pasar en cada departamento.