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Conservación de Contenidos - Coggle Diagram
Conservación de Contenidos
https://www.openkm.com/es/blog/conservacion-de-documentos-electronicos.html
Bibliografía
http://www.patrimoniocultural.gob.cl/Recursos/Contenidos/Archivo%20Nacional/archivos/guia_conservacion.pdf
https://www.redalyc.org/pdf/1814/181454540003.pdf
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
se basa en no perder la información del copiado con el ámbito digital
Transferencia
los documentos son conservados en el gestor documental
la organización prefiere el traslado de los archivos a otro almacenamiento.
transferencia de información de físico a digital
convertirse en archivos binarios, los cuales habrán de resguardarse
conservación
conservar su autenticidad
estado de transmisión
creación de una reproducción completa, del contenido
uso de normas de codificación
descripción de datos
Características
uso de los documentos sin que la extensión o versión de los archivos sea una limitación
procedimientos de control con documentos
almacenados correctamente
La migración consiste en la transferencia periódica entre versiones diferentes de tecnología que permite conservar la información,
La conservación de documentos electrónicos es una actividad fundamental para todo tipo de organizaciones
condiciones
niveles internos y publico legal
publicas,privadas
garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad de la información en el largo plazo.
Traslado
Corresponde al traslado, desde una dependencia a otra,
responsables de traslado mantiene su dominio y tutela.
Prevención
la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido o perdida de información
contenidos
Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo, utiliza sistema binario
a utilización de sistemas mecánicos electrónicos ocomputacionales y, en general, todo soporte material que contenga información
Conjunto de medidas y procedimientos destinados asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones.
pasos a cumplir la conservación
nombre del documento
código
ubicación
responsable del archivo
tiempo de retención
ficheros
Preparación de documentación
La persona responsable del archivo de oficina.
se envía periódicamente la documentación al Archivo Central CPD.
depurar
clasificar
ordenar
foliar
Verificación de la documentación
Formato Acta de Revisión
Formato Tabla de
Selección de Muestras
Recepción y digitalización de la documentación
se almacena provisionalmente mientras se
procede a la digitalización de la misma.
Las cajas que contienen la documentación se deben abrir en el orden
Ingresar en la base de datos donde se asignara la posición donde se va almacenar las
cajas
Almacenamiento de la documentación
la digitalización las cajas se deben identificar con stickers de colores de
acuerdo a los patrones asignados
Los documentos considerados como confidenciales los debe manejar únicamente el Jefe
de Documentación
encapsular
empaquetar la información que se desea preservar con metadatos descriptivos.
realizar planificación de mantenimiento y sostenibilidad con repositorios digitales
Se deberían escoger unos formatos de ficheros y estándares apropiados
Los contenidos analógicos cambian ya tienen que digitalizarse y, junto con los contenidos digitales previos a las tecnologías de la información
los archivos informáticos, en repositorios digitales adecuadamente equipados y administrados.