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La Conservación de los Contenidos - Coggle Diagram
La Conservación de los Contenidos
Para la conservación de contenidos debemos tener niveles de responsabilidad para dirigir cada una de las etapas a realizarse
Verificación de la documentación
Determinar el número de expedientes
Verificación del número de expedientes en cada caja
Segunda verificación en caso de tener inconsistencia en la información otorgada por la Secretaría
La documentación se deberá sellar sin ninguna alteración alguna
Detallar la información al Archivo Central
Técnico de archivo, para que se cumpla los pasos establecidos
Visto Bueno del Informe presentado
Almacenamiento de la Información
Si se requiere información alguna debe enviarse solamente copias certificadas de las mismas
La documentación debe custodiarse con confidencialidad
Se almacenará en estanterías de acuerdo a la tabla detallada anterior mente
Disponible de consulta
Realiza una tabla donde se detalle la información para tener una eficiente búsqueda de la misma
La información física no sale del Archivo Central sin autorización de las personas responsables de custodiar la misma
Preparación del documento
Previo a la llegada de los documentos se debe relizar lo siguiente
Ordenar
Foliar
Clasificar
Colocar en cajas
Depurar
Rotular las cajas
La secretaria elabora un informe dentro de QUIPUX
La persona responsable del archivo de oficina enviara la documentación al archivo central
Solicitar que les aprueben la documentación elaborada para mantener un registro de las misma
Preparación para la Gestión de Archivos
En dirección general de la secretaría
Para la gestión documental
Revisaran los representantes regionales de acuerdo a las direcciones establecidas del archivo central