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T4. ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE RESERVAS, Prepago / bono o pago directo -…
T4. ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE RESERVAS
Tareas y responsabilidades
conocimiento de la capacidad del hotel (cualitativa y cuantitativa).
conocimiento de los contratos y condiciones con todas las aavv, ids, gds, acuerdos con compañías, ttoo
desarrollo de la estrategia de pricing
constante control del inventario utilizando diferentes reportes y documentos de soporte
procesar reservas, modificaciones y cancelaciones
archivar correctamente las confirmaciones de reservas (backup)
información y coordinación con todos los departamentos afectados.
contestar llamadas y seguir los estándares establecidos al hacer reservas
comprobar a diario las tarifas disponibles en el hotel.
comprobar las tarifas de la competencia
supervisar las reservas
diseñar paquetes estacionales y comunicarlos a los departamentos involucrados.
Planes de comida
european plan: room only (ro)
continental plan: room & breakfast (bb)
modified american plan: half board (media pensión)
american plan: full board (pensión completa)
full service or full credit (fc)
all inclusive
Sistemas de reservas
Canales de distribución
TTOO
TA : travel agents
CRS (central reservatios)
Independiente
Propia del hotel
Online systems
GDS
IDS (internet distribution channel)
Tarifas
rack rate (tarifa oficial)
Tarifa más alta (full price) publicada en la web oficial del hotel
corporate rate (tarifa de empresa)
Se ofrecen a grupos especiales con 10% off del full price
Fidelizan los clientes con estas tarifas
promotional rate (tarifa promo)
Tarifa más baja, paquetes especiales
group rate
tarifas especiales para grupos que garanticen cierto # de habitaciones
Usualmente solo se aplican durante visitas por eventos
packages and special rate
Similar a "promotional rate"
relacionado con un cliente especial o proposito de la visita
week-end rate
Disponible solo fines de semana (especialmente en hoteles business)
complimentary
Habitaciones gratis para clientes (marketing)
Compensación por incidentes, donación, bonos especiales, FAM trips...
best available rate (bar)
CARDEX: PERFIL DE CLIENTE
Información personal
Name, lastname, date and place of birth, personal adress, phone, e-mail, mobile, (wife’s, husband, relatives details)
Información profesional
Company details – name of secretary, phone, adress, email, etc.
Histórico de reservas
History details (c/in-out, average stay, no shows, cancellations, etc)
Remarks (comentarios)
Preferences to anticipate guest needs.
newspaper, important dates to remember, f&b preferences, room type, favourite room, view, likes and dislikes, past incidents (oportunities), etc.
Tipos de reservas
Directa
Garantizada
Deposito
Tarjeta de crédito
Prepago
Bono AAVV (voucher)
No garantizada
Intermediario
IDS
GDS
TTOO
CRS
Contrato de reservas con AAVV
Un # de habitaciones se ponen a disposición de la AAVV para que las venda en un periodo de tiempo determinado
si llegada la fecha límite (release) de venta para la AAVV no se han vendido
2 OPCIONES
El hotel dispone de ellas y las vende.
La AAVV paga el total de estas habitaciones al hotel (garantía pura)
HOTEL & CUSTOMER INFORMATION
allotment o room nights confirmadas
cupos (asignación / porción)
precio
precio pagado por la AAVV o Huésped
guest 100 / aavv 75 (25% comisión)
% comisión (10-30% para aavv / ttoo)
complimentary nights
noches sin cargo
Release
caducidad del contrato
Método de pago
bank transfers, cheque
prepagos / depósitos / bonos
Prepago / bono o pago directo