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METODOLOGÍA PRINCE 2, Hay tres funciones principales: el comité del…
METODOLOGÍA PRINCE 2
LOS SIETE PRINCIPIOS
- Los proyectos han de tener una justificación comercial.
Cada proyecto debe tener una necesidad clara, ventajas realistas definidas por el cliente y una evaluación detallada de los costes.
- Los equipos deben aprender de cada fase.
Los aprendizajes se buscan y recogen en cada paso del proceso y, a continuación, se usan para mejorar el trabajo futuro.
- Las funciones y responsabilidades están claramente definidas.
Todo el mundo debe saber exactamente de qué se ha de encargar, pero también de lo que se ocupan sus compañeros de equipo.
- El trabajo se planifica en fases.
Los proyectos se dividen en fases de trabajo concretas, con revisiones periódicas para registrar las lecciones aprendidas y confirmar que el proyecto avanza por el buen camino hacia el cumplimiento de los requisitos.
- "Gestión por excepción" de los comités del proyecto.
Como los miembros del comité son normalmente ejecutivos senior que carecen de tiempo para gestionar las actividades diarias del proyecto.
Establecen requisitos de referencia para aspectos como el tiempo, el coste, los riesgos y el alcance; a continuación, delegan la supervisión diaria al gestor de proyectos.
El gestor de proyectos tiene la autoridad de devolver al proyecto a la senda marcada en caso de que se atrase o sobrepase el presupuesto.
Sin embargo, si surgen problemas que afectan a los requisitos establecidos, es una “excepción”, y el comité del proyecto decide cuál es el mejor modo de proceder.
- Los equipos se concentran en la calidad constantemente.
Los productos se comprueban constantemente en función de los requisitos por medio del uso de un registro de calidad.
- El planteamiento se adapta a cada proyecto.
Se debe ajustar para adaptarse a las necesidades de cada proyecto, cambiando la cantidad de supervisión y planificación para amoldarse al tamaño del proyecto, la cantidad de personas implicadas.
LAS SIETE FUNCIONES
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El proveedor
Es un experto en la materia que proporciona el conocimiento necesario para completar el proyecto diseñando o creando el resultado final.
El gestor de proyectos
Es el responsable de organizar, planificar y supervisar el trabajo del proyecto.
Selecciona y coordina a las personas que realizan las tareas del proyecto, y su cometido es asegurarse de que el trabajo se realice correctamente y a tiempo.
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El administrador
Programa las reuniones, mantiene a todo el mundo informado, registra la documentación, etc.
En proyectos pequeños, los gestores de proyectos muchas veces asumen esta responsabilidad;
Si hay varios proyectos ejecutándose a la vez o si el proyecto es grande o complicado, se crea normalmente un módulo de asistencia al proyecto para gestionar estos trabajos.
LAS SIETE FASES
- Puesta en marcha del proyecto
Alguien evalúa cada encargo de proyecto con el fin de asegurarse de que la empresa es capaz de asumirlo.
Si se aprueba, la persona que ha iniciado el proyecto envía un briefing más detallado del proyecto, donde se tratan las acciones, los recursos y la mano de obra, entre otros recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
Alguien envía una nueva solicitud de proyecto, denominada encargo del proyecto. El encargo del proyecto es muy breve, solo cubre por qué es necesario el proyecto y qué se conseguirá con él idealmente.
El comité del proyecto revisa y evalúa los briefings del proyecto basándose en la justificación comercial y la viabilidad de otra ronda aprobaciones o denegaciones.
El comité del proyecto decide qué hay que hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué/cómo se va a delegar al gestor de proyectos.
El gestor de proyectos crea la documentación de iniciación del proyecto, que incluye un exhaustivo plan de proyecto y los puntos de referencia para seis objetivos de rendimiento: tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y ventajas.
Los documentos de iniciación se envían al comité del proyecto para su aprobación. Cuando el comité está seguro del plan del proyecto, da su aprobación de nuevo y comienza el trabajo.
El gestor de proyectos divide el proyecto en "lotes de trabajo" más pequeños y se los pasa a los gestores de equipos y a los propios equipos para que los completen.
El gestor de proyectos supervisa el progreso de los lotes de trabajo durante cada fase y se ofrece para ayudar a supervisar los obstáculos o corregir los posibles errores, si procede.
Los gestores de equipos coordinan el trabajo diario detallado y actúan como enlace entre el gestor de proyectos y cada uno de los miembros del equipo, lo que les ayuda a garantizar que todo funciona según lo previsto.
- Gestión de la entrega de productos
El gestor de proyectos comprueba el progreso según el briefing del proyecto y se asegura de que los productos cumplan con las expectativas de calidad de PRINCE2.
El comité del proyecto evalúa los lotes de trabajo finalizados y, o bien los aprueba o bien solicita revisiones o cambios.
- Gestión de los límites de las fases
El gestor de proyectos y el comité del proyecto revisan cada fase para asegurarse de que el proyecto progrese según lo previsto y se cumplan sus requisitos garantía.
En cada revisión, el comité del proyecto decide si continuar con la fase siguiente o abandonar el proyecto por completo.
Los gestores de proyectos realizan una retrospectiva con el equipo del proyecto para registrar las lecciones aprendidas y mejorar la fase siguiente.
Cuando finaliza el proyecto, el gestor ata los posibles cabos sueltos, incluida la documentación, los resultados y la generación de informes.
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN
Argumento comercial
descripción detallada de por qué se necesita el proyecto y las ventajas previstas para los usuarios y las empresas.
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Registro de calidad
un registro abierto de las comprobaciones de calidad que garantizan que los productos se ajustan a las expectativas.
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Hay tres funciones principales: el comité del proyecto, el gestor de proyectos y el equipo del proyecto.
Durante las siete fases de PRINCE2, se conservan los registros para mantener la organización de los proyectos y que estos avancen por el buen camino.
Estos registros también se utilizan para informar al comité del proyecto, comprobar los productos en función de los requisitos de calidad y mejorar los procesos futuros de trabajo.