El gestor documental es responsable del control, la seguridad, la accesibilidad y la puntualidad de los documentos de la organización que pueden ser utilizados o útiles para más de un empleado, como políticas, procedimientos, pautas, formularios, plantillas y materiales de capacitación.
Uno de los roles del gestor documental es desarrollar un plan sobre cómo estructurar el sistema de documentos de una organización.
Determina los tipos de documentos creados o utilizados por la organización y qué plantilla funciona mejor para cada tipo de documento.
También se asegura de que los documentos legalmente requeridos para la estructura de la empresa, los propósitos del IRS u otras razones se mantengan a mano y estén disponibles según sea necesario.