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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS - Coggle Diagram
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¿PARA QUÉ SIRVE?
Facilita su conservación, acceso y uso compartido.
DIFERENCIAS ENTRE DIGITALIZAR Y ESCANEAR
El escaneo de documentos:
se toma una imagen del documento y se convierte en un archivo digital.
Digitalizar documentos escaneados:
se basa en la conversión del escaneo mediante la implementación de herramientas adicionales durante el proceso para hacer que los nuevos archivos digitales sean manipulables en lugar de ser solo imágenes estáticas.
¿CÓMO DIGITALIZAR UN DOCUMENTO?
Pasos a seguir:
PDF/WORD
Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
Clasifica los documentos en categorías
Nombra tus archivos de manera consistente
Elige tu almacenamiento
Guarda el papel
¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS SE PUEDEN DIGITALIZAR?
Textos
Facturas
Pedidos
Contratos
Seguros
Planos y diseños
Mapas y diagramas
VENTAJAS DE DIGITALIZAR LA INFORMACIÓN
Acceso
Colaboración
Reducir
Recuperación
Tienda
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Destrucción segura de documentos en papel
Copias de seguridad
El trabajo del gestor documental