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La digitalización de documentos, La digitalización de documentos es el…
La digitalización de documentos
¿Cómo digitalizar un documento?
Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
Clasifica los documentos en categorías
Nombra tus archivos de manera consistente
Elige tu almacenamiento
Guarda el papel
se pueden convertir en:
PDF
Word
¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
Textos
Todos los documentos de texto, como informes, presupuestos, etc., que tengas en la empresa puedes pasarlos a formato digital.
Facturas
La digitalización de las facturas permite que la información soporte procesos automatizados. La digitalización de una factura desbloquea la información dentro de la factura.
Pedidos
Con los pedidos digitales, evitarás problemas como la pérdida, daño o mal archivado del pedido
Contratos
Seguros
La mayoría de las aseguradoras han reconocido desde hace mucho tiempo el cambio necesario hacia un futuro digital: contratar nuevas pólizas y administrar las existentes, comparar ofertas dentales...
Planos y diseños
Digitalizarlos es una buena opción para tenerlos almacenados de forma segura y evitar que se pierdan
Mapas y diagramas
Formas de digitalizar documentos
Dispositivos Multifunción
Un dispositivo multifuncional (MFD) produce documentos digitalizados de buena calidad, pero requiere cierto esfuerzo de tu parte.
Servicios de imágenes de documentos
Envía tus archivos a una empresa que ofrezca servicios profesionales de imágenes de documentos. Pueden digitalizar e indexar todos tus documentos mediante procesos de flujo de trabajo y equipos especializados que garantizan que los documentos se digitalicen con precisión, eficiencia y la más alta calidad.
Escáneres de escritorio
Hay muchas variedades de escáneres de papel de escritorio disponibles, por lo que querrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas cosas a tener en cuenta son los tamaños de papel que el escáner puede manejar, la velocidad, etc.
Aplicaciones
Si tienes una cantidad muy pequeña de documentos en papel, una opción es simplemente escanearlos dentro de una aplicación de escaneo en tu teléfono inteligente o tableta. Por ejemplo, la aplicación Google Drive
Ventajas de digitalizar la información
Reducir
La cantidad de tiempo, dinero y papel utilizados en la gestión de documentos impresos se reduce a medida que se implantan y utilizan con precisión sistemas automatizados.
Recuperación
La recuperación de documentos impresos puede llevar mucho tiempo, ya que puede llevar minutos, horas o incluso días localizar los documentos relevantes que necesitas para hacer tu trabajo.
Colaboración
Trabajar con equipos en diferentes ubicaciones, es posible con los sistemas y software de automatización de documentos.
Tienda
Tener una ubicación centralizada para almacenar documentos electrónicos reduce la necesidad de archivadores físicos dentro de la oficina. Los documentos se almacenan y protegen de forma segura dentro del software de automatización de documentos, lo que te permite controlar el acceso al contenido según el perfil del usuario.
Acceso
Acceder a su contenido fácilmente, desde cualquier lugar, se puede lograr con el software de automatización de documentos.
Copias de seguridad
Relaciones con los inversores
Archivado
Relación con el cliente
Ganancia competitiva
Plan de operación B
Productividad mejorada
Prevención de pérdida de datos
Tranquilidad
La digitalización de documentos es el proceso de cambio de formato analógico a digital.