Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Правила ділового листування - Coggle Diagram
Правила ділового листування
Привітання
Почніть листа з привітання – наприклад, “Добрий день!
Звертання
Ім’я адресата (-ів) прийнято вказувати у кличному відмінку
"шановна Маріє Олександрівно", "шановний Андрію Юрійовичу"
"пані Маріє", "пане Андрію";
При зверненні до офіційної особи – "пане депутате", "пане президенте".
Тема листа
Тема листа має висвітлювати, що вам потрібно від адресата та терміни виконання завдання.
Структурування листа.
Якщо тема листа складна і лист виходить довгим, необхідно поділити його на рівні частини і додати підзаголовки.
Основна ідея в першому абзаці.
У першому реченні доречно подякувати за співпрацю, запрошення, пропозицію, після чого викласти основну ідею листа.
Нагадування
.
Якщо колеги, партнери чи клієнти забули надіслати вам відповідь, доречно використовувати такі конструкції
"нагадую (нагадаємо), що добігають кінця встановлені терміни"
"наполегливо просимо вас розглянути цей лист до певного терміну",
"просимо вас підписати папери".
Прохання
При зверненні з проханням можна використати такі фрази
"просимо прийняти замовлення"
"просимо вас терміново оплатити рахунок"
"будемо вдячні, якщо ви повідомите про…"
Відмова
Якщо доводиться повідомляти адресатам про якусь відмову, можна використати такі форми
"повідомляємо про те, що…"
"докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…"
"дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…"
Підпис
Лист має обов'язково містити підпис, наприклад:
"З повагою Іван Іванов"
"З найкращими побажаннями Іван Іванов"
Відповідь
Відсутність відповіді на "зовнішній" лист, якщо він передбачає продовження спілкування, вважається неввічливим. Відповісти можна у формах:
"Ми отримали ваш лист та взяли його до уваги"
"Ми наразі розглядаємо ваш лист"
Діловий стиль
Пам’ятайте, навіть якщо ви дуже обурені, розлючені або, навпаки, щасливі через дії ваших колег, ділове листування має відповідати саме діловим, тобто стриманим стандартам.
Поширені мовні конструкції:
"згідно з нормами чинного законодавства"
"відповідно до наказу"
"порівняно з попереднім роком"
"питання з медицини"
"протягом місяця"
"завідувач відділу"
"підбивати підсумки"
"вживати заходів"
"брати участь у нараді"