Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 5: HIỆU QUẢ CÁ NHÂN VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH - Coggle Diagram

- - - - Xác định mục tiêu (Identifying objectives) :phân loại những gì phải làm, những gì có thể làm và những gì muốn làm.
      - Ưu tiên và lên lịch (Prioritising and scheduling): đánh giá các mức độ quan trọng của nhiệm vụ và ước tính thời gian cần thiết thực hiện.
      - Lập kế hoạch và kiểm soát (Planning and control): Tiến độ cần được kiểm tra thường xuyên để kiểm soát sự gián đoạn bất ngờ; các mục khẩn cấp hơn sẽ được ưu tiên thực hiện trước.
    - - Quản trị thời gian hiệu quả liên quan đến: Mục tiêu hoặc thiết lập mục tiêu, Lập kế hoạch hành động, Ưu tiên, Tập trung, Sự khẩn cấp, Tổ chức.
  - - - Sự khẩn cấp (Urgency)
        Đừng tri hoãn nhiệm vụ lớn và khó khăn, đơn giản chỉ vì chúng lớn và khó khăn.
      - Mục tiêu: Nếu không xác định cần phải làm gì, thì không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành công việc
      - Kế hoạch hành động
      - Tập trung (Focus): một việc tại một thời điểm. Làm một việc tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành, nếu có thể.
      - Organisation : Ngoài việc lập kế hoạch, bảng kiểm soát và thời gian biểu, cách tổ chức công việc có thể được cải thiện bằng các cách sau đây:
        
        Phương pháp quản lý trong khay
        
        sắp xếp công việc theo nhóm
        
        tận dụng các mô hình làm việc có sẵn
      - những vấn đề ưu tiên
  - - - nhà quản lý phải sống theo hệ 2 chiều: hiện tại và tương lai.
    - - Một trong những vấn đề thường gặp phải trong việc phân bổ thời gian là việc xác định nhiệm vụ nào quan trọng
- - - - Công bằng hơn trong việc đánh giá hiệu quả của một cá nhân
      - cung cấp cơ sở cho nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân
    - - Khung năng lực rất khó phát triển
      - Năng lực có thể được phân loại từ mức độ chung chung đến mức khó đo lường và không đem lại ý nghĩa
  - - - Bước 1 Thiết lập mục tiêu đào tạo
      - Bước 2 Lập kế hoạch chương trình đào tạo và thực hành có hệ thống
      - Bước 3 Xác định các cơ hội nâng cao kiến thức và kinh nghiệm của học viên
      - Bước 4 Tính đến điểm mạnh và điểm yếu của học viên
      - Bước 5 Trao đổi phản hồi Huấn luyện viên sẽ muốn biết làm thế nào các học viên nhìn thấy sự tiến bộ và tương lai của họ.
  - - - Cải thiện hiệu quả trong công việc hiện tại.
      - Cải thiện kỹ năng và năng lực, sẵn sàng để phát triển nghề nghiệp hoặc thay đổi tổ chức.
      - Lập kế hoạch trải nghiệm và lộ trình phát triển nghề nghiệp và / hoặc thăng tiến trong tổ chức.
      - Có được các kỹ năng và năng lực chung hoặc thay đổi định hướng.
      - Theo đuổi sự phát triển cá nhân để hoàn thiện lợi ích và tiềm năng cá nhân.
  - - - Xung đột (mâu thuẫn) là sự đụng độ của các “thế lực” đối nghịch, bao gồm cả tính cách, lợi ích, ý kiến hoặc niềm tin của các cá nhân và nhóm.
    - - Đàm phán, nhượng bộ (Negotiate) Khi sở thích hoặc phong cách thực sự không tương thích hoặc yêu cầu công việc không thể quản được, có thể bạn cần phải làm việc cùng nhau để thăm dò các sự lựa chọn mà ít nhất một phần sẽ làm hài lòng cả hai bên.
      - Tách biệt (Separate) Vấn đề trao đổ Nếu xung đột về tính cách là nguồn xung đột chính, bạn có thể phải sắp xếp (hoặc yêu cầu) càng ít trao đổi với người khác càng tốt.
      - Bước đầu tiên nên làm trong bất kỳ xung đột hoặc khó khăn nào là thảo luận trực tiếp, không chính thức với người liên quan.
  - - - Thua- Thua
      - Thắng- Thắng
      - Thắng-thua
- - - - Giao tiếp trong một tổ chức theo các hướng từ trên xuống, dưới lên, đi ngang và
        theo đường chéo.
      - Giao tiếp liên kết các bộ phận khác nhau của tổ chức.
        
        Giao tiếp ngang (Horizontal or lateral communication) giữa những người có cùng cấp bậc, trong cùng một bộ phận hoặc phòng ban, hoặc trong các bộ phận hoặc phòng ban khác nhau.
        
        Giao tiếp theo chiều dọc (Vertical communication) hướng lên và xuống một chuỗi liên tục vô hướng từ cấp trên đến cấp dưới và ngược lại.
    - - Mô hình chuỗi
      - Mô hình chữ Y
      - Mô hình tròn
      - Mô hình bánh xe
  - - - Phương tiện truyền tải tin nhán
      - Phản hồi (Feedback)
      - Sự méo mó (truyền đạt sai lệch thông tin) (Distortion)
      - Mã hóa tin nhắn
      - Nhiễu (tác động từ bên ngoài tác động vào giao tiếp) (Noise)
    - - Rõ ràng (Clarity). Người soạn tin nhắn phải nhận biết được năng lực của người nhận.
      - Người nhận (Recipient). Người nhận phải được xác định rõ ràng, và nên chọn phương tiện phù hợp, để giảm thiểu những yếu tố ảnh hưởng đến việc truyền dẫn thông tin
      - Phương tiện trung gian (Medium). Kênh hoặc phương tiện nên được lựa chọn để
        đảm bảo tin nhắn đến được đối tượng mục tiêu.
      - Kịp thời (Timing). Thông tin phải được cung cấp kịp thời, điều đó sẽ mang lại lợi ich hon.
    - - Chính xác và đầy đủ
      - Kịp thời (Timely).
      - Liên quan
        đến nhu cầu của họ
      - Linh hoạt (Flexible).
      - Hướng đến những người phù hợp
      - Chi phí hiệu quả (Cost effective).
  - - - Nó cập nhật thông tin sớm hơn hệ thống chính thức.
      - Nó có liên quan đến tổ chức không chính thức
      - Nó có thể bỏ qua quản lý các bí mật.
      - Nó liên quan đến chính sách nội bộ, mà có thể không được phản ánh trong các
        giao tiếp chính thức.
    - - Lắng nghe là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều.
        
        Lắng nghe trong giao tiếp là giải mã và nhận thông tin.
        
        Lắng nghe hiệu quả có ba tác dụng:
        
        Nó khuyến khích người gửi thông tin lắng nghe một cách hiệu quả để đáp lại những gì bạn nói.
        
        Nó giúp giải quyết vấn đề bằng cách khuyến khích sự hiểu biết
        
        Nó làm giảm ảnh hưởng của tiếng ồn
      - Giao tiếp phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể
        
        Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể được kiểm soát và sử dụng cho một số mục đích
        
        Nếu chúng ta có thể học cách nhận ra những thông điệp phi ngôn ngữ, khả năng từng nghe của chúng ta sẽ được cải thiện
    - - Quan sát là một kỹ thuật thu thập dữ liệu quan trọng thông qua các tri giác như nghe, nhìn,... Nó có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của các thủ tục, hoặc, để thiết lập chính xác các quy trình đã có và đang được sử dụng.
  - - - Sự sai lệch hoặc bỏ sót thông tin của người gửi.
      - Dấu hiệu phi ngôn ngữ
      - Overload “Quá tải” - một người được cung cấp quá nhiều thông tin để tiêu hóa trong một thời gian.
      - Hiểu lầm do thiếu rõ ràng hoặc biệt ngữ kỹ thuật
      - People: Mọi người chỉ nghe những gì họ muốn nghe trong một tin nhắn.
      - Differences: Sự khác biệt về nền tảng xã hội, chủng tộc hoặc giáo dục, được kết hợp bởi sự khác biệt về tuổi tác và tính cách, tạo ra rào cản cho sự hiểu biết và hợp tác