Per gli eventi espositivi, individuate opere e proprietari, dopo un preliminare contatto per esplorare disponibilità prestito> formalizzare prestito tramite schede utilizzate anche per movimentazione delle opere. Il progetto e descrizione di tutti gli aspetti dell’evento> documentati e comunicati durante il ciclo di vita dell’iniziativa sia verso l’interno (team e committente), sia l’esterno (decisori politici, istituzioni, partner, artisti, media, finanziatori, fornitori, utenti).
A seconda dei destinatari, modalità e fasi progettuali> essere utilizzati diversi strumenti di comunicazione, che attendono a finalità, linguaggi e priorità de informazioni stesse. Lo sviluppo progettuale dell’evento> in maniera dinamica e progressiva> modificazioni continue= fondamentale che comunicazione di progetto costante e conto delle evoluzioni iterative= la sistematizzazione delle informazioni in documenti che riescano a sottolineare aspetti salienti indirizzati a differenti utilizzatori.