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Organizzare eventi 7 - Coggle Diagram

- - - - avere base del monitoraggio del lavoro e cambiamenti in corso d’opera;
        
        migliorare l’efficienza delle operazioni, razionalizzare le azioni, controllo delle contraddizioni non rilevabili in sede di ideazione e attivazione;
        
        sfruttare le opportunità, identificare intasamenti, colli di bottiglia nelle lavorazioni, scarti di tempo a disposizione;
        
        pensare in termini di fatti e sviluppare conoscenza della realizzazione, lasciando il meno possibile al caso;
        
        stare all’erta e gestire gli accadimenti anziché subirli.
  - - - Perché un piano di produzione funzioni, fin dalle prime fasi> raccolte informazioni sotto forma di materiali diversi all’evento e sua organizzazione. Questo lavoro di acquisizione è determinante per lavorazione e riuscita dell’avvenimento in quanto informazioni ne costituiscono i mattoni e materia prima. Le informazioni riguardare i contenuti dell’evento, tutti gli aspetti produttivi. La loro sistematizzazione ed elaborazione= nuove informazioni e processi decisionali.
      - La gestione della “base di conoscenza” dell’evento= costruzione dell’archivio di progetto= localizzazione fisica, procedure e modalità per raccolta, conservazione, accesso, gestione ed elaborazioni dei dati. Una corretta impostazione dell’archivio di progetto e modalità di gestione informazioni = determinante ai fini dell’evento per sviluppo e gestione delle operazioni produttive, la risoluzione di problematiche e criticità anche in corso d’opera, comunicazione interna ed esterna, la rendicontazione dei risultati e chiusure amministrative, la valutazione dell’esperienza e la capitalizzazione della conoscenza.
      - Ogni macro-attività> scomposta in singole azioni operative a seconda del grado di dettaglio che si vuole avere, la cui individuazione risponde a domande: che cosa deve essere fatto e perché. Partendo dalle fasi precedenti e dal documento di progetto> stesura scaletta analitica operazioni da compiere. Il progetto scomposto serie di attività elementari definite work package suddivise in ragione differenti tipologie prestazionali, distinta da ogni altra work package e programmabile in termini di tempo, costi e risorse.
        
        La scomposizione del lavoro in attività/azioni= PBS Project Breakdown Structure o WBS Work Breakdown Structure e rappresentata in forma grafica> albero di tipo gerarchico. La WBS è una disarticolazione del progetto. Ogni evento focalizzato, per le azioni operative, sulla propria specificità produttiva e l’expertise, la conoscenza delle modalità produttive inerenti alla natura dell’avvenimento cruciali nel lavoro di scomposizione. Essa no parcellizzare tutte le azioni operative progettuali, né troppo sintetica, ma limitarsi maniera esaustiva a elementi strutturali del progetto e macro-attività costitutive.
        
        Tra i vantaggi della WBS= capacità di riassumere quadro visivo del progetto, stabilire gerarchia, identificare le differenti attività ai fini della pianificazione di tempi e costi, individuare i punti di controllo e possibilità di allocare responsabilità e generare linguaggio comune a tutto il team. Di contro la WBS esalta i limiti dell’approccio analitico, considerando il progetto come somma di parti, principio che non si addice, al dinamismo dell’evento culturale. Una volta completata WBS, le diverse azioni previste> messe in calendario, preventivando i tempi di attuazione, partendo a ritroso da date e periodo fissato per lo svolgimento dell’evento; in particolare stabilire:
        
        l’ordine di esecuzione delle attività e delle singole azioni;
        
        quando deve essere svolta e completata ogni azione;
        
        quanto tempo occorre per ogni azione e quanto è opportuno;
        
        se ci sono vincoli esistenti a monte;
        
        quali le azioni critiche> che sono dipendenti da altre o richiedono più giorni o tempi incomprimibili, il cui ritardo può generare rallentamenti su altre azioni, sapendo che loro successione in termini temporali e calendario determinano il cammino critico del progetto;
        
        quali effettive dipendenze, sequenze tra azioni, diverse interconnessioni, le precedenze;
        
        quali i tempi di riserva per azioni difficilmente stimabili nella durata e per imprevisti.
- - - - l’infrastruttura portante del palco, munita di scivoli, montacarichi, botole, pedane e praticabili, o spazio libero per movimenti e azioni dell’evento;
        
        gli ingombri necessari per i contenuti dell’evento (arredi, scenografie, sipario, leggii, attrezzeria);
        
        i tralicci per lo stazionamento di impianti luce, audio, video, schermo cinematografico, a vista o nascosti;
        
        gli elementi di decorazione, addobbi floreali, personalizzazione, colori, moquette, grafica;
      - supporti di chiusura e delimitazione dello spazio;
        
        gli equipaggiamenti della produzione tecnica;
        
        la presenza di tecnologie e impianti speciali (macchina del fumo);
        
        la predisposizione di zone di backstage con relative attrezzature> sale make-up e hair styling;
      - la definizione di eventuali aree per la sistemazione di automezzi per riprese radiotelevisive;
        
        la predisposizione di aree di stoccaggio e ritiro dei rifiuti;
        
        la designazione di percorsi, apposizione di pedane, transenne;
        
        la predisposizione di zona regia per sistemazione di mixer audio, luci e video, cabine di proiezione;