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Gli eventi come progettarli e realizzarli 3 - Coggle Diagram

- - - - contattata persona di riferimento =anticipare via e-mail presentazione= potenziale sponsor effettuare valutazione di interesse. In caso di interesse> incontro per discutere l’accordo. A fine incontro invierà interessati riepilogo di concordato, annesso di presentazione specifica con termini del contratto di sponsorizzazione.
      - Infine, concordati e approvati gli elementi dell’accordo> trasferiti al legale> redigere e formalizzare il contratto. Il contratto firmato affidato all’amministrazione e controllo per l'inserimento della parte economica dello stesso nel budget dell'evento e per procedere con la successiva fatturazione.
    - - Fase post-evento (follow up):
        
        invio materiali disponibili> dimostrare la riuscita dell’evento= comunicato stampa con i numeri dell'evento, rassegna stampa, il materiale video e fotografico dell'evento
      - L’obiettivo> aumentare il prestigio dell'evento e possibilità di nuova collaborazione La normativa fiscale da applicare per evento dipende dal luogo in cui si svolge l’evento.
        
        Sponsorizzazione in denaro: normativa in Italia 2014>emesse dall’organizzatore dell’evento una o più fatture saldate nei modi e termini del contratto.
        
        Sponsorizzazione via merce: normativa Italia 2014 >procedere doppia fatturazione, ai fini del calcolo dell’IVA. Il fornitore emettere fattura per la fornitura di beni e servizi e l’organizzatore emettere fattura di pari importo per la fornitura di attività di comunicazione.
- - - - Predisposizione e formazione staff operativo dell’evento: i servizi aggiuntivi (hostess, steward) e formazione dipende dalla funzione di appartenenza.
- - - - Transmedia web editor: creazione contenuti in società o progetto business oriented, implementazione di contenuti pagine web
        
        Digital PR: professional networker> attività di people relations, sviluppando i giusti contatti online e offline
        
        Community manager: community in rete, attraendo utenti, coinvolgendoli e gestendo critiche per trasformarle in lovemark.
        
        E-reputation manager: del word of mouth, monitorando publicity per aziende, analizzando e gestendo conversazioni dentro e fuori l’azienda= analisi, interpretazione, reportistica e consulenza dell’azione strategica in ambito web reputation.
- - - - Si utilizza fronte del pass e nel retro si inseriscono loghi di aziende sponsor, numeri di telefono, foto di riconoscimento. La segnaletica= presentare ai visitatori le diverse location dell'evento. Oltre alla segnaletica interna> segnaletica esterna che guidi il pubblico dalle principali strade al luogo dell'evento. Anche l’abbigliamento staff veicolo di comunicazione degli sponsor di una manifestazione
  - - - altre sezioni, dalla tipologia, dimensione e attività dell’evento: catering, merchandising, intrattenimento. Ogni pagina> impaginazione grafica, approvata dalla comunicazione e sviluppata da web developer> contenuti e di immagini. I costi per costruzione di un sito dipendono da complessità, presenza di attività di vendita o di community.
      - Le rubriche e le news
        All’interno di sito internet è creare traffico, grazie a strumenti tradizionali> campagne pubblicitarie o rubriche ai temi dell’evento=coinvolgere e interessare lo spettatore. Di una rubrica è importante individuare: obiettivo, tipologia di contenuto, frequenza di pubblicazione, data inizio/ fine e referente dell’attività.
  - - - Selezione del canale con valutazione target, interesse, costo
        
        Selezione del periodo e della frequenza di comunicazione: uscite e messe in onda
        
        Preparazione del messaggio: immagini statiche e claim, video/audio
      - Molto utilizzata> pubblicità esterna, pubblicità online lavora tramite affissioni, utilizzando cartellonistica, mezzi di trasporto, aeroporti, ipermercati. Ultimamente attività non convenzionali> l’obiettivo cogliere l’attenzione del consumatore, tra queste> volantinaggio.
  - - - Organizzatore del concorso
        
        Premi: biglietti di ingresso omaggio, incontro, gadget> indicare valore del montepremi
        
        Meccanica del concorso: presentata nelle pagine web, social e esplicitata nel regolamento
        
        Giuria e modalità di giudizio
        
        Durata del concorso
        
        Assegnazione dei premi e modalità di consegna/ritiro
        
        Specifiche tecniche
        
        Esclusioni: categorie di persone che no prendere parte al concorso
        
        Scarico di responsabilità
        
        Costo di partecipazione: gratuita, ma a volte un fee di partecipazione
        
        Privacy e trattamento dei dati
        
        Controversie non regolamentate
      - Eventi promozionali
        Si tratta di roadshow: appuntamenti, micro-eventi o attività specifiche> parla dell’evento stesso> attività costose e ulteriore organizzazione extra evento>ultimamente aumentate e utilizzate al fine di promozione prodotti ed eventi (=chiamano roadshow misti). La caratteristica di un roadshow>pianificato e progettato e il fatto di seguire i criteri classici per la realizzazione evento: periodo, location, attività ecc.
        
        I vantaggi > mostrare cosa succederà durante l’evento, coinvolgendo il pubblico, aumentando la notorietà> costoso. altro tipo di eventi promozionali> partecipazione a fiere e manifestazioni di promozione eventi, modo diretto, attraverso l’acquisto spazio, o indiretto, senza spazio fisico proprio ma per svolgere attività di PR. Recentemente fenomeno del flashmob> forma di comunicazione e promozione di prodotti. Nasce in rete, persone appuntamento> svolgere determinata attività in luogo preciso e determinata ora del giorno. Nasce come fenomeno estemporaneo, di sorpresa, protesta, ma forma di comunicazione a tutti gli effetti.
        
        I flashmob filmati e diffusi in rete per amplificare la viralità del messaggio e dell’evento> obiettivo la comunicazione e promozione di prodotti, aziende, eventi e necessitano di un ampio studio.
        
        Copertura mediatica dell’evento
        La pianificazione e gestione copertura mediatica dell’evento in fase pre-evento= presenza di fotografi e video operatori ufficiali, la copertura televisiva o radiofonica dell’evento per conto dell’organizzazione. Le immagini e i video importanti per il pubblico, per gli stakeholder, gli sponsor, i partner, le istituzioni ecc. È importante studio posizione telecamere fisse e mobili, essere effettuato con supporto contemporaneo della rete televisiva interessata, delle funzioni comunicazione, logistica e sicurezza.
        
        3.4.3 Il quart chart di comunicazione
        =l'ultimo step del piano di comunicazione e contiene informazioni sulla tipologia di attività e sul timing. Consente visualizzare tutto ciò che è stato previsto e verificare la completezza dell'offerta comunicativa.