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CORRISPONDENZA COMMERCIALE, Egr./i – Gentile/smo/sma – Gentili/sme – Sig…
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
REGOLE
La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono
devono essere ben leggibili e comprensibili.
il testo deve essere
conciso
in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momen-
to) sull’oggetto della questione;
corretto
dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di
sintassi).
chiaro e preciso
in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni
per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
forma educata e rispettosa
per conservare buoni rapporti, soppratutto quando si trattana a questioni delicate(la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d'affari che nei rapporti personali)
requisiti
coerenza
(collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evi-
tare inutili ripetizioni;
registro linguistico
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere ap-
propriati, evitare toni confidenziali.
coesione
collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropriato, evita-
re espressioni complicate e frasi contorte e lunghe;
DEFINIZIONE
insieme delle comunicazioni scritte
che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.
ELEMENTI DI UNA LETTERA
ESSENZIALI
DESTINATARIO
PERSONA FISICA
PERSONA GIURIDICA
Spett.le/li E NOME DEL'ENTE
CORPO DELLA LETTERA
Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta.
-introduzione - contenuto
DATA
La data indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma: Nome località, gg mmm aaaa. A seconda del tipo di modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro.
SALUTI E FIRMA
I saluti rappresentano una formula di chiusura di cortesia molto breve:
Con l'occasione inviamo i nostri più cordiali saluti - Vogliate gradire i più distinti saluti - Distinti saluti - Cordiali Saluti
subito dopo fa seguito la firma del mittente; che di solito si dispone in basso a destra o sinistra a secon-
da del tipo di modello utilizzato.
INTESTAZIONE
FISICA
se presente il logo, nome e cognome, Indirizzo, Codice fiscale. telefono, email e altre informazioni.
GIURIDICA
iL Logo, Ragione Sociale, Indirizzo, Partita IVA (11 numeri), N° Registro imprese della CCiAA, Capitale Sociale, telefono, email, altre informazioni.
FACOLTATIVI
OGGETTO
Racchiude in poche parole il contenuto della lettera stessa e, di solito, si inserisce prima dell'inizio del
corpo della lettera sempre allineato a sinistra.
Diventa particolarmente utile quando si prevede di dover
citare più volte nel testo un medesimo argomento.
SIGLE
Indicano le iniziali di chi ha ideato (lettere maiuscole) e di chi ha digitato la lettera (lettere minuscole) se-
parate dallo slash /.
Se presente viene posizionata dopo la firma, sempre allineata a sinistra.
PROTOCOLLO
Il protocollo è un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione e di data, i nominativi dei destinatari e missive in partenza, è buona norma vidimare sempre le lettere in arrivo con il timbro della ditta e indicare la data di ricevimento.
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti o materiali di altro genere allegati alla lettera e/o note finali che non riguar-
dano direttamente il contenuto della lettera stessa.
Se presenti sono posizionati alla fine della lettera allineati a sinistra.
RIFERIMENTI
Possono essere del destinatario (Vs. rif. ... numero) e/o del mittente (Ns. rif. ... numero). Consentono di
collegare la lettera a precedenti comunicazioni.
Se presente viene allineato prima della data.
DISPOSIZIONE ASTETICA
SEMIBLOCCO
Simile al blocco, viene usata per lettere commerciali e l'unica differenza è nel corpo del testo dove abbiamo un rientro prima riga di 1,5 cm.
CLASSICO
Utilizzata maggiormente per lettere brevi, data allineata e tabulata a destra.
L'Indirizzo destinatario è tabulato a sinistra in un punto sui 2/3 orizzontale del foglio.
Corpo del testo allineato a sinistra e con rientro a prima riga di 1,5 cm.
BLOCCO ALL' AMERICANA
Disposizione poco usata, tutto allineato a sinistra.
BLOCCO
Utilizzato maggiormente per testi abbastanza lunghi, il margine sinistro è doppia di quello destro. La data è tabulata a sinistra a destra.
I paragrafi sono separati dalla spaziatura di 6 pt.
Firma tabulata al centro ma a destra.
Tutto il resto a sinistra.
NORMATIVA
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le
fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Egr./i – Gentile/smo/sma – Gentili/sme – Sig./ra – Sig.i/re –Dott./ssa – Dott.i - Prof./ssa – Prof.ri
Alla c. att. del (alla cortese attenzione del/di) in assenza dell'interessato la corrispondenza potrà essere aperta da un'altra persona dell'ufficio.
c/o (care of – a cura di - presso) in assenza dell'interessato la corrispondenza NON potrà essere aperta