Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CORRISPONDENZA COMMERCIALE, Elisa Badin 2022 - Coggle Diagram
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
DEFINIZIONE
Insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.
NORMATTIVA
art. 2220
Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. (Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti).
art. 2215 - bis
Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
art. 2214
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.
REGOLE
il testo deve essere
corretto
dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di sintassi)
conciso
in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull’oggetto della questione
forma educata e rispettosa
per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate (la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d'affari che nei rapporti personali!)
chiaro e preciso
in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere ben leggibili e comprensibili.
requisiti
coesione
colleamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e approppriato, avitare espressioni complicate e frasi contorte e lunghe
coerenza
(collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evitare inutili ripetizioni
registro linguistico
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere appropriati, evitare toni confidenziali
ELEMENTI DI UNA LETTERA
ESSENZIALI
DESTINATARIO
PERSONA GIURIDICA
Spett.le/li; Nome dell'ENTE
PERSONA FISICA
Egr./i - Gentile/smo/sma - Gentili/sme - Sig./ra - Sig.i/re - Dott./ssa - Dott.i - Prof./ssa - Prof.ri
CORPO DELLA LETTERA
Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta:
introduzione
contenuto
DATA
La data indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma:
Nome località, gg mmm aaaa
A seconda del tipo di modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro
SALUTI E FIRMA
I saluti rappresentano una formula di chiusura di cortesia molto breve:
Con l'occasione inviamo i ns più cordiali saluti;
Vogliate gradire i più distinti saluti;
Distinti saluti;
Cordiali saluti;,
subito dopo fa seguito la firma del mittente; che di solito si dispone in basso a destra o sinistra a seconda del tipo di modello utilizzato.
INTESTAZIONE
FISICHE
se presente il LOGO; Cognome e Nome;
Indirizzo; Codice Fiscale; Telefono - cellulare;
E-mail - PEC; Altre informazioni utili
GIURIDICHE
il LOGO; Ragione sociale; Indirizzo;
Partita IVA; N° Registro Imprese della CCIAA; Capitale sociale;
Telefono - sociale; E-mail - PEC; Altre informazioni utili
FACOLTATIVI
OGGETTO
Racchiude in poche parole ciò che è contenuto nella lettera, di solito si inserisce prima dell'inizio del corpo della lettera. É più utile quando si prevede di citare più volte nel testo un medesimo argomento.
Allineato a sinistra.
SIGLE
Indicano le iniziali di chi ha ideato (con lettere maiuscole) e di chi ha dattiloscritto la lettera (con lettere minuscole) separate dallo slash /.
Posizionate dopo la firma e allineate a sinistra.
PROTOCOLLO
É un registro, in partenza o in arrivo, sul quale le aziende annotano in ordine progressivo e di data, i nominativi dei destinatari e lettere/missive in partenza, è buona norma convalidare con il timbro della ditta ed indicare la data di riferimento. Con l'avvento del PC viene usato un software specifico per questa esigenza. Viene rappresentato da una sigla alfanumerica progressiva.
Posizionato prima della data e sempre allineata sinistra.
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti o materiali di altro genere allegati alla lettera e/o note finali che non riguardano direttamente il contenuto della lettera stessa.
Posizionati alla fine della lettera e allineati a sinistra
RIFERIMENTI
Appartengono al destinatario e/o al mittente e consentono di collegare la lettera a comunicazioni precedenti.
Posizionati prima della data e sempre allineati a sinistra.
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
C una disposizione poco usata, è simile al modello blocco ma ha tutti gli elementi allineati a sinistra (compresi data e firma).
SEMIBLOCCO
É una disposizione applicata alla maggior parte delle lettere commerciali e dà una buona estetica (layout) al documento.
Assomiglia al blocco, l'unica variante è presente nel corpo del testo. Esso è caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con rientro prima riga di 1,5 cm e con distanza sotto i 6 pt.
BLOCCO
Si utilizza di più per testi abbastanza lunghi. Il margine sinistro è il doppio di quello destro per permettere la lettura delle lettere organizzate nei raccoglitori.
Data: allineata (tabulata sinistra) a destra.
Indirizzo del destinatario: tutto allineato a sinistra.
É presente l'Oggetto.
Corpo del testo: caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con spaziatura sotto i 6 pt. che corrispondono a 0,21 cm.
Firma: tabulata al centro a destra
Se presenti elementi accessori si allineano a sinistra.
CLASSICO
Il margine sinistro è lo stesso di quello destro.
Data: tabulata a destra.
Indirizzo del destinatario: tabulato a sinistra in un punto sui 2/3 orizzontale sul foglio.
É presente l'Oggetto.
Corpo del testo: caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con rientro prima riga di 1,5 cm e con distanza sotto i 6 pt.
Firma: tabulata al centro a destra.
Se sono presenti elementi accessori vengono allineati a sinistra.
Elisa Badin 2022