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CORRISPONDENZA COMMERCIALE, Gaia Gasser 13/12/2022 - Coggle Diagram
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
DEFINIZIONE
insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
Simile al modello blocco ma tutti gli elementi sono allineato a sinistra
SEMIBLOCCO
Simile al modello blocco, ma il corpo del testo è diverso. Paragrafi allineati a sinistra ma con un rientro prima riga.
BLOCCO
Si utilizza maggiormente per testi abbastanza lunghi (es. le circolari)
Il margine sinistro è doppio rispetto a quello destro. La data è allineata a destra ma tabulata a sinistra. è presente l'Oggetto. La firma è allineata a destra ma tabulata al centro.
CLASSICO
Si utilizza di più per le lettere brevi. Margine a sinistra è uguale a quelolo a destra. La data è allineata a destra con tabulazione.
È presente l'oggetto. La firma e aallineata a destra e tabulata al centro. Elementi accessori se presenti si allineano a sinistra.
ELEMENTI DI UNA LETTERA
FACOLTATIVI
PROTOCOLLO
Tutte le lettere in ingresso e in uscita va inserita su un rsegistro da cui scatturisce un numero che indentifica il documento
OGGETTO
Racchiude in poche parole il contenuto della lettera stessa. Viene inserito prima dell'inizio del
corpo della lettera sempre allineato a sinistra.
RIFERIMENTI
Possono essere del destinatario e/o del mittente. Consentono di
collegare la lettera a precedenti comunicazioni. Se presente viene posizionato prima della data, sempre allineato a sinistra.
SIGLE
Con due lettere maiuscole viene indicato il nome e il cognome di chi ha ideato la lettera, mentre con due lettere minuscole viene indiacato nome e cognome di chi ha digitato la macchina
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti o materiali di altro genere allegati alla lettera e/o note finali che non riguar-
dano direttamente il contenuto della lettera stessa.
ESSENZIALI
DESTINATARIO
Persone fisiche
Appellativo: Egr./i – Gentile/smo/sma – Gentili/sme – Sig./ra Sig.i/re – Dott./ssa – Dott.i - Prof./ssa – Prof.ri Nome della Persona preceduto dalla frase:- Alla c. att. del (alla cortese attenzione del/di) in assenza dell'interessato la corrispondenza potrà essere aperta da un'altra persona dell'ufficio. - c/o (care of – a cura di - presso) in assenza dell'interessato la corrispondenza NON potrà essere aperta
Persona Giuridiche
Appellativo → Spett.le/li
Nome dell'ENTE
CORPO DELLA LETTERA
Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta.
introduzione,
contenuto.
Il linguaggio utilizzato di solito corrisponde a un determinato “gergo commerciale” caratterizzato da formule molto impersonali e cortesi. Si userà il Voi nel caso di un Ente e il Lei nel caso di persona fisica (nel caso di più persone si usa il Voi)
DATA
La data indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma:
Nome località, gg mmm aaaa
A seconda del tipo di modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro.
SALUTI E FIRME
formula di chiusura di cortesia molto breve.
subito dopo fa seguito la firma del mittente, la posizione cambia aseconda del modello.
INTESTAZIONE
Persone fisiche
se presente il LOGO
Cognome e Nome
Indirizzo
Partita IVA (11 numeri)
Telefono – cellulare
E-mail – PEC (posta elettronica certificata)
Altre informazioni utili
Persone Giuridiche
il LOGO
Ragione Sociale
Indirizzo
Partita IVA (11 numeri)
N° Registro Imprese della CCIAA
Capitale sociale (per le società di capitale)
Telefono – cellulare
E-mail - PEC
Altre informazioni utili
REGOLE
il testo deve essere
conciso
in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momen-
to) sull’oggetto della questione;
corretto
dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di
sintassi).
chiaro e preciso
in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni
per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
forma educata e rispettosa
rispettosa per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate(la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d’affari che nei rapporti personali!)
presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono
devono essere ben leggibili e comprensibili.
requisiti
coerenza
(collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evi-
tare inutili ripetizioni
registro linguistico
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere ap-
propriati, evitare toni confidenziali
coesione
collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropriato, evita-
re espressioni complicate e frasi contorte e lunghe
NORMATTIVA
art. 2220
Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. (Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti).
art. 2215 - bis
Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
art. 2214
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.
Gaia Gasser 13/12/2022