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CORRISPONDEZA COMMERCIALE, Simone 2022 - Coggle Diagram
CORRISPONDEZA
COMMERCIALE
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
Simile al modello BLOCCO ma con TUTTI gli elementi allineati a sinistra (compresi data e firma)
SEMIBLOCCO
Simile al modello BLOCCO, l'unica variante l'abbiamo nel corpo del testo. Corpo del testo: è caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con rientro prima riga di 1,5 cm e con distanza sotto di 6 pt. Questa disposizione è applicata alla maggior parte delle lettere commerciali e conferisce una buona estetica (layout) al documento.
BLOCCO
Si utilizza maggiormente per testi abbastanza lunghi
Data: allineata (tabulata sinistra) a destra. Indirizzo destinatario: tutto allineato a sinistra. Corpo del testo: è caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con spaziatura sotto di 6 pt. corrispondono a 0,21 cm Firma: allineata (tabulata al centro) a destra.
CLASSICO
Si utilizza maggiormente per lettere brevi. Il margine sinistro è uguale a quello destro. Data: allineata (tabulata) a destra. Indirizzo destinatario: tabulato a sinistra in un punto sui 2/3 orizzontale del foglio. È presente l'Oggetto. Corpo del testo: è caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con rientro prima riga di 1,5 cm e con di- stanza sotto di 6 pt. Firma: allineata (tabulata al centro) a destra. Se presenti elementi accessori si allineano a sinistra.
ELEMENTI DI
UNA LETTERA
ESSENZIALI
DESTINATARIO
Persona Giuridica
Appellativo: Spett.le/li + nome dell'ente
Persona Fisica
Appellativo: Egr./i – Gentile/smo/sma – Gentili/sme – Sig./ra – Sig.i/re – Dott./ssa – Dott.i - Prof./ssa – Prof.ri + Nome della Persona preceduto dalla frase
CORPO DELLA
LETTERA
Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta: introduzione; contenuto
DATA
La data indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma: Nome località, gg mmm aaaa
A secinda del tipo di modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro.
SALUTI E FIRMA
I saluti rappresentano una formula di chiusura di cortesia molto breve: Con l'occasione inviamo i ns più cordiali saluti; Vogliate gradire i più distinti saluti; Distinti saluti; Cordiali saluti.
INTESTAZIONE
Persona Giuridica
Logo, ragione sociale, idirizzo, partita IVA, N°registro imprese della CCIAA, capitale sociale, telefono, E-mail, altre informazioni utili
Persona Fisica
se presente il logo, cognome e nome, indirizzo, codice fiscale, telefono, E-mail, altre informazioni utili
FACOLTATIVI
OGGETTO
Racchiude in poche parole il contenuto della lettera stessa e, di solito, si inserisce prima dell'inizio del corpo della lettera sempre allineato a sinistra. Diventa particolarmente utile quando si prevede di dover citare più volte nel testo un medesimo argomento.
SIGLE
Indicano le iniziali di chi ha ideato (lettere maiuscole) e di chi ha digitato la lettera (lettere minuscole) separate dallo slash /. Se presente viene posizionata dopo la firma, sempre allineata a sinistra.
PROTOCOLLO
Il protocollo è un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione e di data, i nominativi dei destinatari e missive in partenza, è buona norma vidimare sempre le lettere in arrivo con il timbro della ditta e indicare la data di ricevimento. Con l'avvento del PC viene utilizzato un software specifico per questa esigenza. È rappresentato da una sigla alfanumerica progressiva. Se presente viene posizionato prima della data, sempre allineata a sinistra.
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti o materiali di altro genere allegati alla lettera e/o note finali che non riguardano direttamente il contenuto della lettera stessa. Se presenti sono posizionati alla fine della lettera allineati a sinistra.
RIFERIMENTI
Possono essere del destinatario (Vs. rif. ... numero) e/o del mittente (Ns. rif... numero). Consentono di collegare la lettera a precedenti comunicazioni. Se presente viene posizionato prima della data, sempre allineato a sinistra.
REGOLE
presentazione grafica
Deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere ben leggibili e comprensibili.
il testo deve essere
conciso
in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull’oggetto della questione
corretto
dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di sintassi)
chiaro e preciso
in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
forma educata e rispettosa
per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate(la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d’affari che nei rapporti personali!)
requisiti
coerenza
(collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evitare inutili ripetizioni
registro linguistico
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere appropriati, evitare toni confidenziali
coesione
collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropriato, evitare espressioni complicate e frasi contorte e lunghe
NORMATTIVA
art. 2220
Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. (Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti).
art. 2215 - bis
Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
art. 2214
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.
DEFINIZIONE
Insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari
Simone 2022