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CORRISPONDENZA COMMERCIALE, Ana dajko - Coggle Diagram
CORRISPONDENZA
COMMERCIALE
REGOLE
La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere ben leggibili e comprensibili.
requisiti
coesione
collegamento grammaticale e sintattico formalmente corretto e appropriato, evitare espressioni complicate e frasi contorte e lunghe
coerenza
(collegamento logico) per dare un significato unitario alle varie parti del testo, evitare inutili ripetizioni
registro linguistico
i termini con cui ci si rivolge al lettore devono essere appropriati, evitare toni confidenziali
il testo deve essere
conciso
in modo che l'attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull'ggetto della questione
corretto
dal punto di vista gramaticale (non son ammessi errori d'ortografia, di battitura e di sintassi)
chiaro e preciso
in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni per evitare così malintesi in relazione a quanto si comunica
forma educata e rispettosa
per conservare buoni rapporti, soprattutto quando si trattano questioni delicate (la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d'affari che nei rapporti personali!)
NORMATTIVA
art. 2220
Conservazione delle scritture contabili
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. (Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti).
art. 2215 - bis
Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensione dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
art. 2214
Libri obbligatori e altre scritture contabili
L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altrsi tenere le altre scritture contabili che siano richieste della natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonchè le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.
DEFINIZIONE
insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari
DISPOSIZIONE ESTETICA
BLOCCO ALL'AMERICANA
Usata. Simile al modello blocco ma con tutti gli elementi allineati a sinistra.
SEMIBLOCCO
Simile a BLOCCO ma corpo del testo caratterizzato da paragrafi allineati a sinistra con rientro a prima riga di 1,5 cm e con distanza sotto di 6 pt.
Per la maggior parte delle lettere commerciali e buon layout.
BLOCCO
Per testi abbastanza lunghi. Margine sinistro doppio rispetto a quello destro, per consentire la lettura delle lettere sisitemate nei raccoglitori. La data deve essere: allineata (tabulata sinistra) a destra. L'indirizzo destinatario dev'essere tutto allienato a sinistra. Presente l'Oggetto. Corpo testo: paragrafi alllienati a sinistra con spaziatura sotto di 6 pt. corrispondono a 0.21 cm. Firma: allienata (tabulata al centro) a destra. Elementi accessori a sinistra.
CLASSICO
Per lettere brevi. Margine sx = margine dx. Data allineata tabulata a dx. Indirizzo tabulato a sinistra. Oggetto e corpo del testo con paragrafi allineati a sx con rientro prima riga di 1,5 cm e distanza 6 pt. Firma allineata tabulata al centro a dx. Elementi accessori a sinistra.
ELEMENTI DI UNA LETTERA
FACOLTATIVI
OGGETTO
Racchiude in poche parole il contenuto della lettera. Prima della data, allineata sempre a sinistra
PROTOCOLLO
E' un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione e di data, i nominativi dei destinatari e missive in partenza. Bisognerebbe vidimare sempre le lettere in arrivo con il timrbo della ditta e indicare la data di ricevimento. Rappresentato da una sigla alfanumerica progressiva. Prima della data, allineato sempre a sinistra.
SIGLE
Indicano le iniziali di chi ha ideato (lettere maiuscole) e di chi ha digitato la lettera (lettere minuscole) separate dallo slash /.
Dopo la firma, allineata sempre a sinistra.
RIFERIMENTI
Del destinatario (Vs. rif. ... numero) e/o del mittente (Ns. rif. ... numero). Collegano la lettera a precedenti comunicazioni. Prima della data, allineata sempre a sinistra.
ALLEGATI PS NB
Indicano eventuali documenti e materiali di altro genere che non riguardano il contenuto della lettera.
Esempi: c.m. ; u.s. ; p.v. ; c.a. ; gg; Prot. ; Rif. ; F.lli ; i.v. ; . /. ; . /,
ESSENZIALI
DESTINATARIO
PERSONA GIURIDICA
Spett.le/li ; Nome dell'ENTE
PERSONA FISICA
Egr./i - Gentile/smo/sma - Gentili/sme - Sig./ra - Sig.i/re - Dott./ssa - Dott.i - Prof./ssa - Prof.ri ;
Nome della persona preceduta dalla frase:
Alla c. att. del. In assenza dell'interessato la corrispondenza potrà essere aperta da un'altra persona dell'ufficio
c/o. In assenza dell'interessato la corrispondenza NON potrà essere aperta.
CORPO DELLA LETTERA
Testo vero e proprio della lettera e contiene il motivo per cui viene scritta. Divisa in introduzione e contenuto.
DATA
La data indica il giorno in cui viene redatta la comunicazione da inviare, nella seguente forma: Nome località, gg mmm aaaa.
A seconda del tipo di modello utilizzato va allineata a destra o a sinistra, MAI al centro.
SALUTI E FIRMA
Con l'occasione inviamo i ns più cordialil saluti; Voglliate gradire i più distinti saluti; Distinti saluti; Cordiali saluti. Subito dopo fa seguito la firma del mittente
INTESTAZIONE
FISICHE
Comprende: Logo; Cognome e Nome; Indirizzo; Codice Fiscale; Telefono - cellulare; E-mail - PEC; Altre ifnormazioni utiili
GIURIDICHE
Comprende: Logo; Ragione Sociale; Indirizzo; Partita IVA; N° registri imprese CCIAA; Capitale sociale; Telefono - cellulare; E-mail - PEC; Altre informazioni utili
Ana dajko