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Gli eventi come progettarli e realizzarli 1 - Coggle Diagram

- - - - congressi, convegni, tavole rotonde, fiere, inaugurazioni, convention ecc. Per quanto riguarda gli eventi connessi al mondo aziendale, prima distinzione> i pubblici di riferimento: interni ed esterni.
- - - - 7) Valutazione post evento: prima valutazione> grado di conseguimento degli obiettivi prefissi di raggiungere> segue il grado di conseguimento del risultato economico-finanziario atteso e si aggiungono i livelli di customer satisfaction dei pubblici obiettivo (indagine campionaria sui partecipanti), degli sponsor, comunità, amministratori, il livello di occupazione delle residenze disponibili, grado di sfruttamento dei servizi attivati, giudizi sugli incassi di vendita accessori e gadget, il rapporto sulla copertura mediatica ottenuta, i giudizi dei critici, l’impatto economico per la città/regione, l’impatto socio-culturale, il grado successo dell’iniziativa. infine valutazione sulla brand perception dell’evento.
- - - - Il tema dell’evento condizionato e condizionerà altri quattro fattori. Nella fase di concept> studiare i contenuti dell’evento, la struttura organizzativa e funzioni che coinvolte nell’organizzazione, il pubblico da coinvolgere location potenziali. I contenuti essere riferiti all’evento principale e eventuali eventi periferici o satellite che si affiancano e lo completano.
      - Negli ultimi anni tendenza a costruire l’evento a partire da un core centrale e da serie di altri minieventi, al fine maggiori contenuti emozionali, culturali, all’ospite o di rivolgersi a segmento di pubblico parzialmente diverso. Altro aspetto in fase di concept> stile dell’evento, coerente con gli obiettivi, con marca/impresa che si sta promozionando. Anche il budget elemento da considerare nella scelta, ma come eventuale vincolo e non come elemento da cui dipende la scelta strategica. In base a ciò che definiamo stile, distinguere sei tipi di evento:
        
        classico: sobrio e impostato, con dress code rigido e regole altrettanto formali;
        
        smart: semplice e poco impostato, regole meno rigide e maggiori spazi di libertà;
        
        casual: tra il classico e lo smart, alcuni momenti più ricercati in cui agli ospiti richiesto un certo comportamento e altri più informali;
        
        fashion: inserite attività di tendenza legate al mondo della moda;
        
        convenzionale: particolarmente adatti per l’attenzione del pubblico> organizzare attività che escano dagli schemi tradizionali.
        
        Per il periodo> valutare scenario di riferimento al fine di evitare sovrapposizione con altri eventi o periodi target è orientato ad altre attività. Definiti tali aspetti, l’organizzatore scegliere location che meglio si addice a realizzare l’evento> evento mezzo, location è spesso l’azienda stessa o punto vendita, ma per motivi anche logistici, l’evento necessita di essere organizzato in altra sede; invece evento obiettivo, scelta della location diversa connotazione> decidere se interna o esterna.
        
        Fondamentali nella scelta della location: l’accessibilità e la raggiungibilità> possibilità che il pubblico vi arrivi facilmente e con mezzi pubblici e parcheggi. Tali caratteristiche permettono di no prevedere costi logistici addizionali. La dimensione proporzionata al pubblico previsto: una location troppo affollata problemi di ordine pubblico, troppo vuota no creare un’atmosfera emozionale.
        
        Nella scelta location anche considerato il periodo per evitare errori> osservare tutti gli spazi pensando allo scenario peggiore in modo da decidere se si può correre il rischio o meglio cambiare location. Nel caso in cui si decida per location no agibile il giorno in cui l’evento avrà luogo> “piano B”> location in caso di emergenza. Definita la location, in relazione al concept andrà definita la durata, cioè ore e/o giorni in cui si articolerà l’evento.
        
        L’output di questa prima fase di ideazione dell’evento> chiamato scheletro dell’evento= prima traccia del programma. Lo scopo è duplice: permette all’organizzazione di identificare fasi principali e organizzare il personale interno ed esterno coinvolto>permette di iniziare a comunicare all’esterno l’evento, pur no del livello di dettaglio conclusivo. Anche in questo caso scheletro dipenderà da diversi fattor> budget impongono riduzioni delle attività a programma= se non c’è budget= tagliare alcune attività.