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Importancia, características y principios básicos del control - Coggle…

- - - - Detecta vacíos en las etapas del proceso administrativo.
      - Establece correctivos a las desviaciones.
      - Detecta las tareas, funciones y áreas de la organización de la intervención.
      - Genera información para la toma de decisiones.
      - Reduce costo y ahorra tiempo como también evita errores.
  - - - Enfoques de puntos estratégicos.
      - Precisión.
      - Objetividad de información.
      - Economía.
      - Énfasis en la excepción.
      - Rapidez.
      - Aceptación de las personas.
  - - - Principios de reflejo de planes:
        
        Mientras más claros sean los planes se cuenta con mejores diseños de control.
        
        Los diseños de control responden adecuadamente a las necesidades del mismo.
      - Principio de adecuación organizacional:
        
        Mientras más completa sea la estructura organizacional, el diseño debe de ser mejor.
        
        Reflejar el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad de las acciones.
      - Principio de la individualización de controles:
        
        Mientras más comprensible sea la información que reciben los administradores sobre las técnicas de control, mejores resultados se obtendrán. Mas se utilizan los principios de controles.
      - Principio de normas:
        
        Requiere normas objetivas, precisas y adecuadas.
      - Principio de control de puntos críticos:
        
        Necesita poner atención especial en los puntos críticos para la evaluación del desempeño con base en los planes trazados.
      - Principio de excepción:
        
        A medida que los administradores concentren más en sus esfuerzos de control en excepciones administrativas, más eficientes serán los resultados.
      - Principio de la flexibilidad de los controles:
        
        Los controles deben ser flexibles, ya que, si hay fallas o imprevistos, no perderán su eficacia.
- - - - Cuando se tratan de dos o más asuntos se aconseja separarlos por parrafos, porque esto ofrece mayor rapidez en el tramite y solvencia del mismo.
      - Numero de oficio.
        Lugar y fecha.
        Destinatario.
        Identificación del título y cargo de las personas a quien se dirija el oficio.
        Vocativo o saludo. Contenido o cuerpo del oficio. Despedida. Firma y cargo de quien envía. Indicadores de archivos, a quienes más se envía
  - - - De estudio o de una consulta solicitada.
      - Informe Memorando
        
        La palabra memorando proviene directamente del latín memorándum, que quiere decir que debe tenerse en la memoria.
        
        El significado se da a dicha palabra, debido a lo relacionada con las cosas que se debe recordar, en una libreta o agenda donde se apuntan las cosas que uno debe recordar.
        
        Características:
        
        En la parte central superior de la hoja lleva la palabra Memorándum o memorando. A la izquierda se anota la palara "Para" (anotando aca el destinatario). Continuando debajo de esta con la palabra "De"(el nombre del funcionario u oficina de donde emana el memorándum).
        
        Seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma breve el motivo del mismo). Fecha (en la cual se escribe el Memorándum).
        
        Su redacción es breve y desprovista de cortesía o rebuscadamente no lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se escribe las iniciales de quien lo envía, manuscritas ya después su nombre, en el encabezamiento o al punto final. Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca importancia. No requiere necesariamente contestación.
        
        Es un documento que representa una cierta economización de papel y tiempo, dadas las dimensiones de 21cm. de base por 14 a 15 cm. de altura
        
        Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y viceversa. En la correspondencia oficial el control y se le escribe el número, con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior derecha.
        
        Partes de un Memorándum:
        
        Memorándum. No. TESO: 120-280 Para: Personal de Tesorería. De: Fredy Cardona Recinos. Tesorero. Asunto: Período autorizado para almuerzo. FECHA: Guatemala 4 de diciembre de 2022. Por instrucciones de la Decanatura de esta Facultad, a partir de 4 presente fecha, todo el personal deberá observar que el período de almuerzo autorizado en la Universidad de San Carlos de Guatemala consta de 45 min., según lo establece el estatuto de relaciones laborales dentro de la Universidad y sus trabajadores. Por lo que esta jefatura aplicara las sanciones que correspondan para tal efecto. Cc. Archivo.
      - Informe formulario
        
        Se utiliza cuando se debe dar la misma información cada cierto tiempo.
        
        Partres del Informe Formulario:
        
        Informe mensual de actividades realizadas. Mes. mayo. año 2022. Fecha de informe: mayo 8/2022.
        Nombre: Juan Pérez Galica. Proyecto: Presupuesto 2023. Cargo: Tesorero sede: Facultad de Ciencias Económicas.
        Departamento: Guatemala, Región Central. Descripción de las actividades. Firma del informante.
      - Carta informe
        
        Se utiliza cuando se remite a dependencias u oficinas fuera del establecimiento.
      - Informe formal.
        
        Se utiliza cuando se trata de asuntos de importancia que se someten a la consideración de superiores.
        
        Partes de un informe formal:
        
        A: Junta directiva. Facultad de Humanidades. Universidad de San Carlos de Guatemala. De: Romeo Armando Gonzáles Recinos. Tesorero.
        Fecha: 7 de mayo de 2009.
        Proyecto: Presupuesto 2010. Actividad: su descripción.
        Estado del Proyecto: Acciones:
  - - - Clases de Providencias:
        
        Providencia resolutiva: en ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita.
        Providencia administrativa: es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual, el funcionario indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancias del cumplimiento de una disposición legal.
    - - • Nombre de la oficina administrativa.
        
        • Fecha (escrita en letras).
        
        • Asuntos objetivos.
        
        • Número de la providencia.
        
        • Objetivo de la misma.
        
        • Firma del funcionario que la envía.
    - - • Solicitar antecedentes.
        
        • Ratificar asuntos.
        
        • Escuchar a otra persona.
        
        • Solicitar pruebas.
        
        • Enviar a archivo.
  - - - Identificación de la oficina que conoce el caso y el asunto que trata.
        Descripción de los pasos seguidos para la investigación.
        Considerandos o motivos que lo originaron.
        El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan.
        La decision sobre el asunto.
    - - Ministerio de educación.
        Dirección departamental de educación.
        El Progreso. -NIDAD de desarrollo educativo, dirección departamental de educación- Guatemala, veinte de septiembre de dos mil seis. ----------------
        Asunto
        María Alejandra López Reyes, de 28 años de edad, guatemalteca, vecina de Guastatoya, El Progreso, Licenciada en pedagogía y Administración Educativa, solicita la autorización de creación y funcionamiento de la Academia de computación en los diferentes programas "Hacia una nueva generación" en jornadas matutina y vespertina, con ubicación en 12 calle 5-85 barrio el Golfo de Guastatoya.
        Dictamen: descripción del caso.
        Nombre de quien lo envía.
        Cc. Archivo
        Resolución.
  - - - La función de las resoluciones se refleja en su finalidad de:
      - a) Decidir.
      - b) Fallar.
      - c) Ordenar.
      - d) Resolver.
      - e) Dictar.
      - f) Nombrar.