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Organizzare eventi 3 - Coggle Diagram

- - - - Sempre più forte>esplorazione da parte degli eventi delle potenzialità della vita digitale, anche strumenti del fare evento. I nuovi media> straordinari alleati degli eventi attraverso gioco di rimandi importanti> consentono spazi di condizione, partecipazione, discussione, cassa di risonanza, pratica organizzativa, privilegiando l’informalità fino ad arrivare alla co-creazione, in tutti i momenti dell’esperienza evento. Sul lato creativo l’evento si presta a un comportamento che richiama il design> attività di ricerca finalizzata, attraverso scelta e combinazione di materiali, dispositivi di funzionamento, conformazioni esteticamente significative e adeguati processi per produzione, realizzazione di un contenuto con il conferimento di forma differenziante.
      - punto di vista produttivo e gestionale, in ragione della singolarità, unicità, eccezionalità e irripetibilità, l’evento culturale> abito organizzativo di fattura sartoriale, anche per iniziative riprodotte secondo formati reiterati. Tale vestito> denotato da dimensione progettuale. La parola progetto= piano organico e dettagliato per l’esecuzione di lavoro e svolgimento di attività o anche l’ideazione di un qualcosa, accompagnala da uno studio relativo alla possibilità di attuazione o esecuzione. Un progetto può conseguire risultati tangibili o intangibili, ogni dimensione, implicare costi irrisori o spese elevate, coinvolgere un solo individuo, molte persone, una o più organizzazioni.
- - - - dell’ideazione, l’evento sviluppato nei suoi contenuti, nell’idea-progetto, nelle linee generali, nelle caratteristiche distintive, negli obiettivi strategici e operativi che deve acquisire, nelle funzioni che deve assolvere. Nella successiva fase dell’attivazione valutata fattibilità reale dell’avvenimento, rispetto possibilità e alle disponibilità esistenti.
      - 2.della pianificazione= l’accurata predisposizione e raccolta di informazioni per procedere alla programmazione operativa dell’avvenimento, identificando per le attività e azioni da intraprendere, i tempi in cui esse essere assolte, le risorse da reperire, con particolare attenzione agli aspetti economico-finanziari e l’individuazione dei momenti e delle modalità in cui controllare l’andamento della produzione.
      - 3.dell’esecuzione si ripartisce in due sub fasi> dell’attuazione> progetto materialmente eseguito, seguendo scelte e indicazioni stabilite fase precedente di pianificazione, rimodulando azioni, tempi e modi dove necessario> fase del completamento> una sua autonomia rispetto al momento attuativo, di cui sarebbe naturale evoluzione, per l’effettuazione di tutte quelle attività amministrative connesse a liquidazione dei finanziamenti pubblici e privati, i quali sono assegnati a monte del progetto ma vengono erogati, salvo eventuali anticipazioni, quando l’evento è stato già portato a termine.
      - Ne consegue che, pur avendo chiuso tutti gli aspetti operativi, di allestimento e organizzativi dell’avvenimento, c’è supplemento di lavoro finalizzato alla definitiva chiusura amministrativa e finanziaria. L’ultima fase> valutazione, prevede disamina del lavoro svolto e verifica dei risultati, al fine il raggiungimento degli obiettivi previsti, e determinare il valore prodotto per soggetti partner con cui si vuole capitalizzare rapporto nel tempo, così come rilevare impatti ed esiti.
        
        Le diverse fasi> interdipendenti e possono sovrapporsi o richiedere enfasi di lavoro diverse anche rispetto alla medesima tipologia di eventi e, non sono esaustive e immodificabili nel loro compimento. Nel project management tradizionale, ogni fase si chiude con l’ottenimento di uno o più deliverable> un risultato o un prodotto tangibile, mentre negli eventi culturali questo solo in parte, dati i contenuti e i risultati conseguiti che in genere funzionali al perfezionamento e affinamento del processo produttivo.
        
        In tutte le fasi del ciclo di vita di un evento culturale, indipendentemente dalla sua complessità, è richiesto il governo e il presidio di molteplici dimensioni strategiche, organizzative e operative da parte del team coinvolto> riassumere in dodici aree di conoscenza:
        
        1) gestione dei programmi e di eventuale portfolio dei progetti di evento: coordina programmi contenuti progetti d’evento integrando risorse e obiettivi dell’organizzazione attraverso razionalizzazione e ottimizzazione;
        2) gestione dell’integrazione di progetto: assicura l’integrazione e il coordinamento tra tutti gli elementi del progetto, definisce il piano del progetto e gestisce l’esecuzione, il controllo degli avanzamenti e eventuali scostamenti, gestisce risoluzione dei problemi, costruisce piattaforma informativa e cognitiva del progetto;
        
        3) gestione dell’ambito di progetto, obiettivi, esiti e requisiti: gestisce l’ambito e i contenuti del progetto, gestione del design dell’evento, definisce gli obiettivi e i risultati attesi, prevede esiti e gli impatti come legacy del progetto;
        4) gestione dei tempi e delle fasi di progetto: assicura completamento del progetto entro scadenze prefissate, definisce il calendario dei tempi e meccanismi di controllo rispetto all’avanzamento del lavoro;
        
        5) gestione della qualità dei contenuti, organizzativa e della comunicazione del progetto: assicura qualità del progetto in tutte le sue componenti, valuta ricadute e benefici rispetto alle attese;
        6) gestione della sostenibilità del progetto: assicura progetto sia sostenibile sul piano economico e finanziario, definisce il budget e il piano tesoreria, definisce struttura dei costi, modalità di controllo, definisce forme e fonti di ricavo;
        
        7) gestione delle risorse umane del progetto: assicura l’uso più efficace persone coinvolte nel progetto, definisce struttura dei team e forme di funzionamento, modalità di cooptazione dei vari partecipanti, provvede sviluppo e apprendimento del team;
        8) gestione comunicazione del progetto: assicura gestione delle informazioni e archivio di progetto, assicura processi di comunicazione verso l’interno e l’esterno, definisce i piani di comunicazione, i vari report, provvede ai processi di consensus building;
        
        9) gestione dei rischi e delle opportunità del progetto: identifica e affronta i rischi del progetto, definisce soluzioni e piani di contingenza;
        10) gestione degli approvvigionamenti del progetto: provvede al reperimento di beni e servizi, definisce i processi di fornitura, le modalità contrattuali, gestisce eventuali gare;
        11) gestione del marketing di progetto: assicura il marketing del progetto, definisce le scelte di marketing strategico riferite al progetto, le politiche di marketing operativo;
        12) gestione dell’ambiente di progetto: assicura le migliori relazioni con tutti gli attori sociali interessati e l’ambiente di riferimento.
- - - -  scena circolare: è attorno allo spettatore/visitatore, lo avvolge; vive evento come esperienza di percezione, oltre la norma e la convenzione= alcune nuove mostre, da intendere come installazioni o happening o zone franche tra l’esposizione e la performance. Il pubblico percorre questi eventi e loro scena, s’imbatte nelle loro evidenze, incontra oggetti e soggetti della rappresentazione di uno spettacolo o di una esposizione, per estremizzare. Speculare alla circolarità, ma spesso compresente, nei grandi eventi di strada en plein air, è l’itineranza di spettacoli, azioni, immagini che attraversano spazi, per lo più aperti o di grandi dimensioni, e così incontrano il pubblico. Qui l’incontro di due presenze, che spesso entrambe in movimento e in ricerca;
      -  scena itinerante: nuove installazioni d’artista che richiamano “pellegrini” verso monumenti, luoghi e ambienti carichi di peso simbolico e storico, proposti come percorsi (Cristo sul Lago d’Iseo) e nuove forme che riprendono questa ispirazione, come allestimenti che i visitatori incontrano “in cammino”> progetti teatrali e musicali che tornano sui sentieri e sui cammini antichi in eventi o festival che riscrivono la storia e le tradizioni (festival unplugged Suoni delle Dolomiti).