Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Eлектронний документ і документообіг. Ознаки і Властивості…
Eлектронний
документ і документообіг.
Ознаки і Властивості електронного документа.
Що таке КЕП та як документи підписуються електронним підписом
Електронний підпис КЕП складається з секретного (особистого) ключа та сертифікату відкритого ключа, які працюють тільки в парі.
Секретний ключ КЕП генерується як унікальна послідовність випадкових символів, а сертифікат відкритого ключа розраховується на підставі секретного ключа, причому одержати секретний ключ з сертифікату неможливо.
Сертифікат відкритого ключа зберігає персональну інформацію власника (ім’я, унікальний реєстраційний номер, ким виданий, та термін дії сертифікату відкритого ключа) також сертифікат підписується секретним ключем Центру сертифікації ключів та може публікуватися на сайті ЦСК.
Електронний документ його ознаки:
Автентичність – ідентичність електронного документа заявленому.
Достовірність – повне та вичерпне відображення фактів та операцій.
Цілісність – виключення факту зміни документа після його створення.
Застосовність – можливість використання та відтворення в будь-який час.
Електронний документообіг (ЕДО) — це процес створення, погодження, надсилання, отримання та зберігання електронних документів у цифровому форматі. Основними складовими ЕДО
Електронний документ — документ з обов’язковими реквізитами, де інформація відображається у електронному вигляді. Електронний документ може бути перетворений у візуальну форму, придатну для сприйняття людиною.
Позначка (мітка) часу є обов’язковим реквізитом при накладанні КЕП на електронний документ. Вона фіксує дату та точний час у момент підписання документу, що присвоюється електронному підпису. Позначку часу видає сервер центру сертифікації ключів OCSP.
Підписання електронного документа КЕП
При накладанні КЕП на електронний документ його зміст не змінюється, а додається блок даних, який і є електронним підписом. Отримання блоку складається з кількох етапів:
За допомогою математичного алгоритму обчислюється хеш-сума або так званий «відбиток документу», який:
унікальний для кожного електронного документу;
має фіксовану довжину, незалежно від величини документу;
неможливо відновити документ за його відбитком.
Відбиток документа шифрується секретним ключем автора;
Додається мітка часу з сервера сертифікаційного центру OSP.
Електронний документообіг в загальному можна розділити на:
Внутрішній ЕДО – це обмін електронними документами всередині компанії, сюди відносяться: кадрові документи, накази, розпорядження та інші види документів, які використовуються в роботі організації. Найкраще для цього підійде програма BAS Документообіг КОРП.
Зовнішній ЕДО – це обмін документами між підприємствами та держустановами, сюди відносяться: договори та додаткові угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, ТТН, довіреності, офіційні листи та інші.
Електронний документ має містити реквізити – електронний підпис, дату, ім’я автора та інші відомості в залежності від виду документа.
Електронний документ характеризується певними метаданими – даними, які містять інформацію про соціальну направленість документа, його зміст, структуру і призначення. Метадані містять докази цілісності та автентичності електронного документа та являються обов’язковою частиною його зберігання.
Основні властивості електронного документа
Зміст – текстові та графічні складові документа.
Контекст – наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами.
Структура – зовнішня та внутрішня. Внутрішня стосується змісту, зовнішня – середовища існування документа (формат, електронний носій)
Перевірка електронного підпису отриманого документа проводиться кількома етапами:
Отримувач розраховує відбиток одержаного документу за допомогою спеціального алгоритму.
Розшифровує електронний підпис документа за допомогою сертифікату відкритого ключа автора та одержує відбиток початкового електронного документа.
Порівнює відбитки документу та розшифрованого електронного підпису, якщо вони однакові – це означає, що документ не змінювали в процесі передачі.
Електронний документообіг в загальному можна розділити на:
Внутрішній ЕДО – це обмін електронними документами всередині компанії, сюди відносяться: кадрові документи, накази, розпорядження та інші види документів, які використовуються в роботі організації. Найкраще для цього підійде програма BAS Документообіг КОРП.
Зовнішній ЕДО – це обмін документами між підприємствами та держустановами, сюди відносяться: договори та додаткові угоди, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, ТТН, довіреності, офіційні листи та інші.
Саму схему обміну електронними документами можна представити наступним чином:
Відправник формує електронний документ, підписує його електронним підписом та надсилає через програму документообігу адресату.
Отримувач ставить свій КЕП на отриманому документі.
Відправник отримує завізований екземпляр. При чому в процесі підписання адресати отримують повідомлення з проміжними статусами документів: доставлено, погоджено чи відхилено.