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學生組成員知識落差, 目前的回覆階級→目標, 這些可能的原因如何驗證以及排出重要性?, 為什麼會有知識落差?, 應該如何減少知識落差?,…
學生組成員知識落差
五個主要指標
訊息來回次數20%
成員在第一次回覆是否有提供完整的引導?
未利用現有的內容查詢所有可用資訊推出用戶問題
(但這個指標我自己的分數最低,需要清楚回覆次數的計算方式才能知道原因,向Intercom確認中)
透過案例分享如何透過用戶提供的內容找出所有可用資訊 (例如只有消費金額、日期就能找出交易ID) 並在第一次回覆就提升回覆的涵蓋率,盡量減少只有一句請用戶提供更多資訊的回覆。
回覆速度(量)20%
回覆訊息的速度是否夠快?
也可能是其他庶務太多,無法執行訊息回覆;
跟關閉對話時間、Handling Time有同樣的問題
檢視成員的每日工作時間安排找出是否有時間成本過高的其他任務; 可套用上述指標1、2的培訓方式。
Handling Time25%
成員被分配到任務後花多少時間回覆?
(這個指標詳細內容正在與Intercom釐清)
跟關閉對話時間有同樣問題;
訊息分配給自己以後未及時回覆;
回覆後未依照作業流程隱藏或關閉對話
可套用上面的方式;重新檢視成員處理每則對話訊息的流程
用戶滿意度10%
用戶是否滿意這個客服體驗?
未解決用戶問題 ; 回覆內容讓用戶感受不佳
檢視每位成員滿意度低的訊息,找出是否有共通的問題點透過案例分享加強知識同步 ; 調整回覆內容用字遣詞
關閉對話時間25%
用戶問題花多久時間被解決?
不知道答案; 查資料的時間太長;
未依照作業流程按時關閉對話
縮短成員找答案(發問)的時間; 重新檢視成員關閉對話時間點
工作經驗
舊人帶新人,知識傳遞減少工作經驗不同帶來的影響
Review新票的習慣
建立正確Review票的習慣
如何判斷票的種類、應該要做到哪些事情才算是真正的Review?
對未知事物缺少好奇
遇到不會、不熟悉的問題不論什麼以方式須找到答案並內化
目標為提升成員的回覆層級2 Level
待回覆階級指標量化後 (跟Mag確認),針對每位成員需改善的指標做培訓。
1對1訪談找出成員的自覺問題
以先前的精準度驗證:精準度實驗迭代2.0
https://app.asana.com/0/1157417644574905/1201961573881587
來檢視培訓沒有成效的成員回覆,輔助找出問題。
吸收知識並轉化的能力不同
平台功能不夠熟悉
組員間彼此不熟悉對方的工作內容,發生問題時也問不到解答
目前的回覆階級→目標
Kyle 9
Shelly 7→9
Eugenia 7→9
Avery 5→7
Joy 5→7
Dillon 4→6
這些可能的原因如何驗證以及排出重要性?
Asana Task請成員回饋
花最多時間的問題是什麼?此問題佔比是多少?
覺得最難回覆的問題?此問題佔比是多少?
在什麼情況下會求助?
看到Asana有票需要Review時,會做哪些事?
對平台功能自己的熟悉度評分1-10
為什麼會有知識落差?
應該如何減少知識落差?
要問什麼問題才能驗證出知識落差的原因?
根據回饋內容進行對於不具體的部分1對1訪談
如果培訓沒有成效怎麼辦?
如何設定檢視流程?
https://app.asana.com/0/1157417644574905/1203505418952872
透過什麼方式來訂出成員目前的回覆階級?
這些數據代表的是什麼?
可以透過什麼方式培訓改善指標?
如果這個指標低,表示什麼問題?
因為Handling Time當對話被關閉或Snooze以後會停止計算,所以未按目前流程也會導致這個指標失準