Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Protsessikirjeldus, DOKUMENTIDE ARVESTUS, Lühiajalised ja kuni 15 aasta…
Protsessikirjeldus
DOKUMENTIDE AKTIIVSEST ELUETAPIST ERALDAMINE
Jälgitakse, mis etapis on dokument - kas on endiselt aktiivses kasutuses või passiivses ning on vajadus see viia arhiivi
Dokumentide korrastamine. Vajadusel parandatakse, eemaldatakse klambrid, kiled ja muu tegevus tulenevalt säilitustähtajast
Dokumendid tuleb panna olenevalt nende säilitustähtajast toimikutesse
Eemaldatakse katkine, määrdunud ja mittearhiivipüsivast materjalist ümbris, liigsed koopiad, mittearhiiviained ning metallkinnitid
Dokumendid võetakse välja pikaajaliseks säilitamiseks sobitatud ümbrised
Lehed puhastatakse üldisest määrdumusest, tolmust või muust mustusest kasutades arhiivi nõuetele vastavaid vahendeid
Dokumendid paigutatakse arhiivikarpi horisontaalselt
DOKUMENTIDE ARVESTUS
ÜLEANDMINE AVALIKKU ARHIIVI
Pöördumine avaliku arhiivi poole
Avalik arhiiv nõustab ja juhendab
Arhiiviskeemi koostamine
Arhiiviskeemi esitamine avalikule arhiivile kooskõlastamiseks
Kui arhiiviskeem on arhiivi poolt kooskõlastatud siis tuleb teha arhivaalide korrastamine
Nimistu koostamine
Avalik arhiiv vormistab üleandmis-vastuvõtmisakti ja mõlemad osapooled allkirjastavad
DOKUMENTIDE ARVESTUS
Dokumendi loomine või saamine
Dokumendi registreerimine ja säilitustähtaja määramine
Liigitusskeemi alusel dokumendi liigitamine
Dokumentide hävitamisel peab olema olemas hävitusakt
ARHIIVIHOIDLASSE ÜLEANDMINE
AKÜ täiendamine ehk dokumentide lisamine arhiivi koosseisu ülevaatesse
Dokumendi paigutamine arhiivi
Lühiajalised ja kuni 15 aasta säilitustähtajaga pikaajalised dokumendid
Arhivaalid ja pikaajalised dokumendid 15+ aastat