Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
หลักการทำงานของโปรแกรมประมวลผลคำ - Coggle Diagram
หลักการทำงานของโปรแกรมประมวลผลคำ
ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word
ส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word
ด้านการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ทำให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่เป็นกระดาษ แต่จัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ข้อมูล ทำให้ข้อมูลอยู่ได้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบูรณ์
การเรียกใช้ข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถหาและเปิดใช้งานได้ง่าย
Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือเรียกใช้งานได้รวดเร็วผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่นที่ใช้งานบ่อยๆ
Title bar เป็นแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่
Ribbon(รวบรวมคำสั่งเป็นหมวดหมู่) เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆในโปรแกรมเพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้นทำได้ง่ายโดยคลิกสองครั้งที่แท็บที่ใช้งานอยู่ หรือกดที่แป้งพิมพ์ CTRL+F1
Status bar เป็นแถบแสดงสถานการณ์ทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ ทำหน้าที่แสดงจำนวนหน้า จำนวนคำและภาษาที่ใช้ปัจจุบัน
View bar เป็นแถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ และเครื่องมือที่ใช้ในการย่อ-ขยายเอกสาร เพื่อง่ายต่อการสร้างเอกสาร
Microsoft Word Help เป็นการขอความช่วยเหลือจากโปรแกรม
View Ruler แสดงและซ่อนไม้บรรทัด
Turn on Panning Hand เป็นเครื่องมือในการเลื่อหน้าเอกสารโดยคลิกเลือกที่เครื่องมือ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนรูปมือคลิกเมาส์ซ้ายค้างไว้แล้วเลื่อนหน้าเอกสารตามความต้องการ การยกเลิกการใช้งานให้คลิกที่ปุ่มเครื่องมืออีกครั้ง
การสร้าง การเปิด ปิด และบันทึกเอกสาร
การสร้างเอกสารเปล่า
1.1 คลิกแท็บ File เลือกคำสั่ง New
1.2 คลิกเลือกเอกสารเปล่า
1.3 พิมพ์ข้อความลงในเอกสาร คลิกตำแหน่งที่ต้องการพิมพ์ข้อความในเอกสารที่บริเวณเคอร์เซอร์ (Cursor คือเส้นสีดำที่กะพริบบอกตำแหน่งที่จะใส่ข้อความ) พิมพ์ข้อความที่ต้องการได้ทันที
การสร้างเอกสารจากแม่แบบ
2.1 คลิก แท็บ File เลือกคำสั่ง New
2.2 คลิกเลือกเทมเพลต (Sample templates)
2.3 เลือกเทมเพลตที่ต้องการใช้งาน จากตัวอย่างเป็นรูปแบบจดหมาย
2.4 พิมพ์ข้อความตามรูปแบบที่เทมเพลตกำหนดมาให้
การเปิดแฟ้มงาน
การเปิดไฟล์งานที่บันทึกไว้แล้วขึ้นมาพิมพ์เพิ่มเติมหรือแก้ไข
คลิก แท็บ File เลือกคำสั่ง Open
จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Open เลือกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล
เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด เช่น เลือกไฟล์ “การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ” แล้วคลิกปุ่ม Open
การปิดไฟล์ที่ใช้งาน
เมื่อมีการเปิดใช้งานโปรแกรมหลายๆ ไฟล์ถ้าต้องการปิดไฟล์งานบางไฟล์ที่ทำเสร็จหรือแก้ไขเสร็จแล้วให้เลือกที่ แท็บ File คลิกที่ Close จะเป็นการปิดไฟล์ที่ใช้งานอยู่ หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่ได้มีการบันทึกมาก่อน โปรแกรมจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลหรือไม่
การบันทึกเอกสาร
เมื่อพิมพ์งานเอกสาร และตกแต่งแล้วก็บันทึกข้อมูลลงในหน่วยความจำได้ดังนี้
คลิกปุ่ม Save บนแท็บ Quick Access Toolbar หรือคลิกแท็บ File เลือกคำสั่ง Save หรือ Save As
จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กำหนดรายละเอียด
ที่ช่อง Save in เลือกตำแหน่งไดรฟ์ และโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล
ช่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์ถ้าไม่เปลี่ยนชื่อไฟล์โปรแกรมจะตั้งชื่อ Doc1 จากนั้นยคลิกปุ่ม Save จะได้ไฟล์นามสกุล .docx
การบันทึกเอกสาร ปกติใช้คำสั่งลัดคือ Ctrl + S ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อในการบันทึกให้กดปุ่ม F12
การกำหนดค่าเริ่มต้นในการใช้โปรแกรม
การกำหนดขนาดเอกสาร
โดยปกติ ส่วนใหญ่จะใช้ขนาด A4 ในการทำงาน แต่ก็สามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานที่เราต้องการได้ โดยกำหนดขนาดเอกสารมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
คลิกที่ริบบอนเค้าโครงกระดาษ (Page Layout) คลิกที่ปุ่มขนาด (Size)
คลิกเลือกขนาดกระดาษที่ต้องการ
การกำหนดระยะขอบกระดาษที่ใช้
การกำหนดระบชยะขอบกระดาษ (Margins) ของกระดาษที่ใช้มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการพิมพ์เอกสารเนื่องจากเอกสารมีอยู่หลายรูปแบบ ก่อนที่จะพิมพ์หรือสร้างเอกสารจึงควรกำหนดระยะขอบกระดาษเสีก่อน ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
คลิกที่ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วคลิกปุ่มระยะขอบ
เลือกรูปแบบของระยะขอบที่ต้องการหรือกำหนดระยะขอบด้วยตัวเองทำได้โดย
2.1 คลิกที่ Custom Margins…
2.2 จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Page Setup แล้วกำหนดระยะขอบตามต้องการหลังจากนั้นคลิกปุ่ม OK จะได้หน้าเอกสารที่มีระยะขอบตามต้องการ
เอกสารโดยทั่วไปส่วนใหญ่จะเป็นแนวตั้ง (Portrait) ดังนั้นเมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาโปรแกรมจะกำหนดเอกสารให้เป็นแนวตั้งซึ่งสามารถปรับแต่เป็นแนวนอนได้เหมือนกัน มีขั้นตอนดังนี้
คลิกที่ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกปุ่มการวางแนว
เลือกรูปแบบของกระดาษแนวตั้งหรือแนวนอนตามต้องการ
การตั้งค่าตัวอักษรเริ่มต้น
การกำหนดตัวอักษรเริ่มต้นให้กับตัวอักษรที่ต้องการพิมพ์ในเอกสารเพื่อความเหมาะสมกับเอกสารที่ต้องการ กำหนดได้ดังนี้
คลิกที่ริบบอนหน้าแรก (Home) คลิกปุ่มลูกศรด้านล่างขวามือหรือกดปุ่ม Ctrl + D
เลือกรูปแบบของตัวอักษรที่ต้องการ
คลิกปุ่ม Set As Default จะปรากฏกล่องโต้ตอบให้คลิกเลือก หลังจากนั้นให้กดปุ่ม OK
การจัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะ
การจัดรูปแบบย่อหน้าทำได้ 2 วิธี
วิธีที่ 1 จัดรูปแบบโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด ปรับตั้งระยะกั้นหน้าย่อหน้าและกั้นหลังได้ดังนี้
เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ
นำเมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้ว drag ไปวางตำแหน่งที่ต้องการ
วิธีที่ 2 การจัดรูปแบบ Paragraph โดยใช้เมนูคำสั่ง
เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ
คลิก Tab Page Layout กำหนดรายละเอียดใน Tab Paragraph
-ส่วนของ Indent กำหนดการเยื้องที่ช่อง Left กำหนดกั้นหลังที่ช่อง Right
-ส่วนของ Spacing กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่ช่อง Before (ก่อนย่อหน้าที่เลือก) After (หลังย่อหน้าที่เลือก)
การกำหนดการกั้นระยะโดยใช้ Tab
การจัดระยะเพื่อกำหนดย่อหน้าหรือกำหนดตำแหน่งแท็บหยุด เป็นการจัดการเกี่ยวกับระยะขอบงระยะการพิมพ์ตามที่กำหนดไว้ การกำหนดแท็บเป็นการช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกันการกด <Tab> 1 ครั้ง จะทำให้เลื่อนไปเป็นระยะที่กำหนดไว้ ระยะแท็บ จะกำหนดให้มีค่าเท่ากับ 0.5 นิ้ว ซึ่งการจัดระยะแท็บสามารถทำได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้
กำหนดระยะแท็บตามที่ต้องการสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือไม้บรรทัด มีขั้นตอนดังนี้
คลิกที่ไม้บรรทัดเพื่อวาง Tab ตามตำแหน่งที่ต้องการ
ถ้าต้องการย้ายตำแหน่งหลังจากที่วางแล้ว ให้คลิก Tab ที่วางไว้และย้ายได้ตามต้องการ
การลบ Tab ให้ลาก Tab ที่ไม้ต้องการมาบนกระดาษ Tab นั้นจะหายไป
การปรับตำแหน่ง Tab ทั้งงาน ให้คลุมข้อความทั้งหมดก่อน จึงจะลากหรือย้าย Tab ได้
การใช้ Tab ให้กดพิมพ์แป้น Tab เคอร์เซอร์จะย้ายไปตำแหน่ง Tab ที่วางไว้
จัดระยะแท็บโดยกำหนดตำแหน่งด้วยการพิมพ์ระยะแท็บ ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้
ดับเบิ้ลคลิกที่ไม้บรรทัด
จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกของ Tabs ขึ้นมา
ที่ช่อง Tab Stop Position : ให้พิมพ์ตำแหน่งแท็บที่ต้องการ เช่น 0.5 นิ้ว
คลิกปุ่ม Set
หากต้องการกำหนดตำแหน่งแท็บเพิ่มให้ทำตามข้อ3) และ4) ไปเรื่อยๆ
เมื่อเสร็จสิ้นการกำหนดตำแหน่งแท็บ ให้คลิกที่ปุ่มOK