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ARCHIVO - Coggle Diagram
ARCHIVO
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SE COMPONE EL ARCHIVO
Se compone de series y subseries documentales de una institución, Los documentos son los que componen el archivo. Se trata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material.
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COMO SE FORMA EL ARCHIVO
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos
ARCHIVO HISTORICO
Lo constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
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ARCHIVO DE GESTION
En los archivos de gestión se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometido a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
ARCHIVO CENTRAL
Es aquel archivo en el que se agrupan los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la Universidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
FUNCIONES DE UN ARCHIVO
El objetivo final es disponer de la documentación organizada, con información recuperable para su uso, tanto para la administración como para el ciudadano. El cumplimiento del objetivo último se construye sobre otros objetivos, que a su vez se desarrollan en una serie de funciones y actividades que corresponden a cada objetivo; y que se desarrollan muchas veces de forma simultánea. Las funciones fundamentales que constituyen un camino hacia el objetivo final son las siguientes:
CONSERVAR
la documentación recibida, de forma adecuada, segura y ordenada.
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SERVIR
los fondos documentales tanto a la institución productora como a los administrados y a la investigación en general.
El objetivo de recoger se traduce en la función de recibir.
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