Incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos.

4.1 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asigna los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Establece una relación de colaboración ejecutora y la organización solicitante, en caso de proyectos externos, generalmente se opta por establecer este acuerdo a través de un contrato formal, además de que esta acta puede ser desarrollada por el patrocinador o el director del proyecto en colaboración con entidad iniciadora.

4.1.1 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: ENTRADAS

Caso de negocio: es el documento de negocio más comúnmente utilizado para crear el acta de constitución del proyecto, además de que proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida.

El caso de negocio es creado como resultado de las siguientes razones: Demanda del mercado, Necesidad de la organización, Solicitud de un cliente, Avance tecnológico, Requisito legal, Impactos ecológicos y Necesidad social.

Estos pueden tomar forma de contratos, memorando de entendimiento (MOUs), acuerdos de nivel de servicio (SLA), cartas de acuerdo, declaración de intención, acuerdos verbales, correos electrónicos u otros acuerdos escritos.

4.1.1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Aquellos que pueden influir en el proceso de Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto incluyen:

Estándares gubernamentales o de la industria, Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios, Condiciones del mercado, Cultura y el clima político de la organización, Marco de gobernanza y Expectativas de los interesados y los umbrales de riesgo.

4.1.1.4 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Aquellos que pueden influir en el proceso para Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto son: Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización, Marco de gobernanza para portafolios, programas y proyectos, Métodos de monitoreo e información, Plantillas e Información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.

4.1.2 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se define como el juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, Área de Conocimiento, disciplina, industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se esta ejecutando, para este proceso se debe considerar el conocimiento en los siguientes temas:

Estrategia organizacional, Gestión de beneficios, Conocimientos técnicos de la industria y el área de especialización del proyecto, Estimación de la duración y el presupuesto e Identificación de riesgos.

Las técnicas que se pueden usar son: Tormenta de ideas, el cual es para identificar una lista de ideas en un corto período de tiempo, Grupos focales, quienes reúnen a interesados y expertos en la materia para conocer el riesgo del proyecto y Entrevistas, usadas para obtener información sobre requisitos de alto nivel.

4.1.2.3 HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO

Aquellas que son usadas para este proceso, se incluyen: Gestión de conflictos usada para ayudar a alinear a los interesados con respecto a los objetivos, Facilitación siendo la capacidad de guiar eficazmente un evento grupal hacia una decisión, solución o conclusión exitosa y la Gestión de reuniones quien incluye preparar la agenda, asegurarse de invitar a un representante de cada grupo clave, entre otras cosas.

Para este proceso, se mantienen reuniones con interesados clave para poder identificar los objetivos, criterios de éxito, entregables clave, requisitos de alto nivel, resumen de hitos y otra información resumida del proyecto.

4.1.3 DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO: SALIDAS

4.1.3.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Es un documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Documenta información de alto nivel acerca del proyecto y del producto que proyecto pretende satisfacer como: El propósito del proyecto, Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados, Los requisitos de alto nivel, La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables clave, El riesgo general del proyecto, El resumen del cronograma de hitos, Los recursos financieros preaprobados, La lista de interesados clave, Los requisitos de aprobación del proyecto, Los criterios de salida del proyecto, El director asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad y El nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

4.2 DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los componentes del plan y consolidarlos en un plan integral para la dirección del proyecto, el beneficio clave de este proceso es la producción de un documento comprehensivo que define la base para todo el trabajo del proyecto.

Los proyectos que se encuentran en el ámbito de un programa o portafolio deberían desarrollar un plan para la dirección del proyecto coherente con el plan para la dirección del programa o portafolio correspondiente.

4.2.1 DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO: ENTRADAS

4.2.1.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

El equipo del proyecto usa el acta de constitución del proyecto como punto de partida para la planificación inicial del proyecto, el tipo y la cantidad de información del acta varía en función de la complejidad del proyecto y de la información que se conoce en el momento de su creación.

Los planes subsidiarios y líneas base que constituyen una salida de otros procesos de planificación constituyen una entrada para este proceso, además que los cambios realizados sobre estos documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.

4.2.1.3 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Aquellos que pueden influir son: Estándares gubernamentales o de la industria, Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios, Fundamentos para la dirección de proyectos específicos para el mercado vertical, Estructura y cultura de la organización, prácticas de gestión y sostenibilidad, Marco de gobernanza organizacional e Infraestructura.

4.2.1.4 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Aquellos que llegan a influir en el proceso son: Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización, Plantilla del plan para la dirección del proyecto, Procedimientos de control de cambios, Métodos de monitoreo e información, Información de proyectos anteriores e Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas.

4.2.2 DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se debe considerar el conocimiento especializado en los siguientes temas: Adaptar los procesos de la dirección de proyectos, Desarrollar Componentes adicionales del plan, Determinar las herramientas y técnicas que se utilizarán, Desarrollar los detalles técnicos y de gestión que se incluirán, Determinar los recursos y niveles de habilidad, Determinar el nivel de gestión de la configuración, Determinar qué documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal y Priorizar el trabajo del proyecto.

Las técnicas que pueden usarse para este proceso son: Tormenta de ideas a fin de recopilar ideas y soluciones, Lista de verificación para guiar y verificar que toda la información este incluida, Grupos focales para reunir a los interesados para analizar el enfoque y Entrevistas para obtener información especifica.

4.2.2.3 HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO

Aquella habilidades que incluye el equipo son: Gestión de conflictos para alinear a los diversos interesados, Facilitación para garantizar que haya una participación efectiva y Gestión de reuniones para asegurar que las numerosas reuniones sean bien realizadas.

Las reuniones son utilizadas para analizar el enfoque del proyecto, determinar el modo en que se ejecuta el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto y para establecer la manera en que se controla esté, el lanzamiento puede ocurrir en diferentes momentos dependiendo de las características del proyecto:

Para proyectos pequeños y proyectos grandes, además de que los proyectos de múltiples fases normalmente incluyen una reunión de lanzamiento al comienzo de cada fase.

4.2.3 DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO: SALIDAS

4.2.3.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Este es el documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado, el cual integra y consolida todos los planes de gestión y líneas base subsidiarias y demás información necesaria para dirigir el proyecto.

Los componentes que se incluyen son: Planes de gestión subsidiarios, tales como el de alcance, el de requisitos, el del cronograma, el de los costos, el de la calidad, el de los recursos, el de las comunicaciones, el de los riesgos, el de las adquisiciones y el plan de involucramiento de los interesados.

Otros son las Líneas base tales como las de alcance, la del cronograma y la de costos.

4.3 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto, siendo que este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Este implica ejecutar actividades planificadas del proyecto para completar los entregables del mismo y alcanzar los objetivos establecidos por eso se asignan los recursos disponibles, se gestiona su uso eficiente y se llevan a cabo los cambios en los planes del proyecto que provienen de analizar datos e información de desempeño del trabajo.

4.3.1 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: ENTRADAS

4.3.1.1 PLAN PARA LA DIRECCION DEL EQUIPO

Cualquier componente del plan para la dirección del proyecto puede ser una entrada de este proceso.

Aquellos considerados como entradas de este proceso son: el Registro de cambios, Registro de lecciones aprendidas, Lista de hitos, Comunicaciones del proyecto, Cronograma del proyecto, Matriz de trazabilidad de requisitos, Registro de riesgos e Informe de riesgos.

4.3.1.3 SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

Estas son una salida del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios e incluyen las solicitudes revisadas y aprobadas para su implementación por el director del proyecto o por un comité de control de cambios (CCB), esta solicitud puede consistir en una acción correctiva, preventiva o una reparación de defectos, estas son planificadas e implementadas por parte del equipo y pueden tener impacto sobre cualquier área.

4.3.1.4 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Aquellos factores que influyen en el proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto son: la Estructura y cultura de la organización, prácticas de gestión y sostenibilidad, Infraestructura y Umbrales de riesgo de los interesados.

4.3.1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Aquellos procesos que influyen en el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto son: las Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización, Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen el control de incidentes y defectos, Bases de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, Base de datos para la medición del desempeño, Los procedimientos de control de cambios y de control de riesgos e Información de proyectos.

4.3.2 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se debe considerar aquellos con los conocimientos necesarios en: Conocimientos técnicos sobre la industria y el área de especialización del proyecto, Gestión de costos y presupuestos, Asuntos legales y adquisiciones, Legislación y regulaciones y Gobernanza organizacional.

4.3.2.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMIS)

Este proporciona acceso a herramientas de software informático (IT), como herramientas de software para programación, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimientos corporativas.

Son usadas para discutir y abordar los asuntos pertinentes del proyecto durante la dirección y gestión del trabajo del proyecto, entre los tipos de reuniones se incluyen: lanzamiento, técnica, planificación de iteraciones o sprints, reuniones diarias de pie de Scrum, grupo de dirección, resolución de problemas, actualización del avance y reuniones retrospectivas.

4.3.3 DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: SALIDAS

Este es cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se produce para completar un proceso, una fase o un proyecto, que por lo general estos son los resultados del proyecto y pueden incluir componentes del plan para la dirección del proyecto.

4.3.3.2 DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Son las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto, entre los ejemplos de este son incluidos los indicadores clave de desempeño (KPIs), las medidas de desempeño técnico, las fechas reales de comienzo y finalización de las actividades planificadas, los puntos de historia completados, el estado de los entregables, el número de solicitudes de cambio de avance de cronograma, el número de defectos, los costos reales incurridos y las duraciones reales.

Este es un documento del proyecto en el que se registra y da seguimiento a todos los incidentes, en los cuales se incluyen: Tipo de incidente, Quién planteó el incidente y cuándo, Descripción, Prioridad, Quién está asignado al incidente, Fecha límite de resolución, Estado y Solución final, siendo que esto ayudará al director del proyecto a realizar el seguimiento y la gestión de los incidentes de manera efectiva, asegurando que sean resueltos.

Es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o línea base, esto cuando se presentan problemas durante la ejecución del trabajo del proyecto, las cuales incluyen: Acción correctiva, Acción preventiva, Reparación de defectos y Actualizaciones.

4.3.3.5 ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Cualquier cambio en el plan para la dirección del proyecto pasa por el proceso de control de cambios de la organización mediante una solicitud de cambio, pues cualquier componente del plan para la dirección del proyecto puede requerir una solicitud de cambio como resultado de este proceso.

4.3.3.6 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Los documentos del proyecto que pueden actualizarse como resultado de llevar a cabo este proceso incluyen: Lista de actividades, Registro de supuestos, Registro de lecciones aprendidas, Documentación de requisitos, Registro de registros y Registro de interesados.

4.3.3.7 ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS

4.4 GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO

Es el proceso de utilizar el conocimiento existente y crear un nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional, los beneficios de este proceso son que el conocimiento organizacional previo se aprovecha para producir o mejorar los resultados del proyecto.

4.4.1 GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO: ENTRADAS

4.4.1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Todos los componentes del plan para la dirección del proyecto son entradas.

Los documentos considerados como entradas son: Registro de lecciones aprendidas proporcionando información sobre prácticas efectivas, Asignaciones del equipo del proyecto proporcionando información sobre competencias y experiencia, Estructura de desglose de recursos incluyendo información sobre la composición del equipo y el Registro de interesados conteniendo detalles sobre los interesados.

Este es cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para ejecutar un servicio que se produce para completar un proceso, una fase o un proyecto, estos son componentes típicamente tangibles completados para alcanzar los objetivos del proyecto e incluyen componentes del plan para la dirección del proyecto.

4.4.1.4 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Estos pueden influir en el proceso de Gestionar el Conocimiento del Proyecto y son: Cultura organizacional, de los interesados y de los clientes, Distribución geográfica de instalaciones y recursos, Expertos en conocimiento de la organización y Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios.

4.4.1.5 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

El conocimiento sobre la dirección de proyectos a menudo está incorporado en procesos y rutinas, y aquellos que influyen en el proceso de Gestionar el Conocimiento del Proyecto son: Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización, La gestión de personal, Los requisitos de comunicación de la organización y Los procedimientos formales de intercambio de conocimiento e intercambio de información.

4.4.2 GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se debe considerar la capacitación en: Gestión del conocimiento, Gestión de la información, Aprendizaje organizacional, Herramientas de gestión del conocimiento y la información e Información relevante de otros proyectos.

Las herramientas y técnicas adecuadas para un proyecto dependen de la naturaleza del proyecto, especialmente el grado de innovación involucrado, la complejidad del proyecto y el nivel de diversidad entre los miembros del equipo.

Estas incluyen: La creación de relaciones de trabajo, Comunidades de práctica, Reuniones, Aprendizaje por observación (work shadowing) y observación invertida (reverse shadowing), Foros de discusión, Eventos de intercambio de conocimiento, Talleres, Narraciones, Técnicas de gestión de la creatividad y las ideas, Ferias y cafés del conocimiento y Capacitación.

Estas herramientas son usadas para crear y conectar a las personas con la información e incluyen: Métodos para codificar el conocimiento explícito, Registro de lecciones aprendidas, Servicios de biblioteca, Recopilación de información y Sistemas de información para la dirección de proyectos (PMIS).

4.4.2.4 HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO

Las más usadas son: Escucha activa para reducir los malentendidos y mejora de comunicación, Facilitación ayudando a guiar bien al grupo a una conclusión exitosa, Liderazgo usado para comunicar la visión, Creación de relaciones de trabajo permitiendo establecer conexiones informales, Conciencia política ayudando a planificar las comunicaciones en base al entorno.

4.4.3 GESTIONAR EL CONOCIMIENTO DEL PROYECTO: SALIDAS

4.4.3.1 REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

Se crea como una salida de este proceso tempranamente en el proyecto, pues a partir de ahí se usa como una entrada y se actualizará como una salida de muchos procesos a lo largo del proyecto, el conocimiento puede documentarse usando vídeos, imágenes, audios y otros medios adecuados que aseguren la eficiencia de las lecciones capturadas.

4.4.3.2 ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Cualquier cambio en el plan para la dirección del proyecto pasa por el proceso de control de cambios de la organización mediante una solicitud de cambio, cualquier componente del plan para la dirección del proyecto puede ser actualizado como resultado de este proceso.

4.4.3.3 ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

4.5 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Este es el proceso de hacer seguimiento, revisar e informar el avance general a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto, pues este es un aspecto que se realiza a lo largo de todo el proyecto y consiste en recopilar, medir y evaluar las medidas y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso.

El proceso de monitorear y controlar se ocupa de: Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto, evaluar periódicamente el desempeño, Verificar el estado de los riesgos individuales, Mantener, durante la ejecución del proyecto una base de información precisa, Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, Proporcionar pronósticos que permitan actualizar la información relativa al costo, Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se producen, Informar adecuadamente sobre el avance del proyecto y Asegurar que el proyecto permanezca alineado con las necesidades de negocio.

4.5.1 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: ENTRADAS

4.5.1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto implica contemplar todos los aspectos del mismo, cualquier componente del plan para la dirección del proyecto puede ser una entrada de este proceso.

Los documentos que se consideran como entradas son: Registro de supuestos, Base de las estimaciones, Pronósticos de costos, Registro de incidentes, Registro de lecciones aprendidas, Lista de hitos, Informes de calidad, Registro de riesgos, Informe de riesgos y Pronósticos del cronograma.

4.5.1.3 INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Estos datos se recopilan a través de la ejecución de los trabajos y se pasan a los procesos de control para que sea recopilada la información, se comparan los datos con los componentes del plan, con los documentos y otras variables del proyecto.

Las métricas específicas de desempeño del trabajo para el alcance, el cronograma, el presupuesto y la calidad se definen al comienzo del proyecto como parte del plan para la dirección del proyecto, los datos del desempeño se recopilan durante el proyecto, a través de los procesos de control y se compara con el plan y otras variables para proporcionar un contexto.

Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar, si el proyecto subcontrata parte del trabajo, el director del proyecto deberá supervisar el trabajo del contratista para asegurar que todos los acuerdos satisfagan las necesidades específicas del proyecto.

4.5.1.5 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Aquellos factores que influyen son: Sistemas de información para la dirección de proyectos, Infraestructura, Expectativas de los interesados y los umbrales de riesgo y Estándares gubernamentales o de la industria.

4.5.1.6 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los activos que influyen en Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto son: Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización, Procedimientos de control financiero, Métodos de monitoreo e información, Procedimientos para la gestión de incidentes que definen el control, Procedimientos para la gestión de defectos que definen el control, Bases de conocimiento de la organización.

4.5.2 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se debe tener conocimiento especializado en los siguientes temas: Análisis del valor ganado, Interpretación y contextualización de datos, Técnicas para estimar la duración y los costos, Análisis de tendencias, Conocimientos técnicos sobre la industria y el área de especialización del proyecto, Gestión riesgos y Gestión de contratos.

Las técnicas de análisis de datos que se pueden usar: Análisis de alternativas usado para seleccionar acciones correctivas, Análisis costo-beneficio, Análisis del valor ganado, Análisis de causa raíz centrado en identificar las razones de un problema, Análisis de tendencias para pronosticar el desempeño futuro y Análisis de variación para revisar las diferencias entre el desempeño planificado.

En las técnicas de toma de decisiones que pueden usarse se incluye la votación, esta puede incluir la toma de decisiones en base a unanimidad, mayoría o popularidad.

Estas pueden ser cara a cara, virtuales o informales, pueden incluir a miembros del equipo del proyecto y otros interesados del proyecto, cuando corresponda, estas reuniones incluyen entre otros, a grupos de usuarios y reuniones de seguimiento.

4.5.3 MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO: SALIDAS

4.5.3.1 INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Esta se combina, registra y distribuye en forma física o electrónica a fin de crear conciencia y generar decisiones o acciones, además de constituyen la representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo, siendo destinada a generar decisiones, acciones o conciencia, estos mismos circulan entre los interesados del proyecto a través de los procesos de comunicación, tal como se definen en el plan de gestión de riesgos.

Estas pueden requerir la recopilación y documentación de nuevos requisitos, los cambios pueden impactar el plan para la dirección del proyecto, los documentos o los entregables, estas solicitudes se procesan para su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Los cambios pueden incluir: Acción correctiva para realinear el desempeño del trabajo, Acción preventiva para asegurar el desempeño futuro del trabajo del proyecto y Reparación de defectos para modificar una no conformidad de un producto.

4.5.3.3 ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Cualquier cambio pasa por el proceso de control de cambios de la organización mediante una solicitud de cambios, los cambios que son identificados a lo largo del proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto pueden afectar al plan global para la dirección del proyecto.

4.5.3.4 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS

4.6 REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Es el proceso de revisar todas las solicitudes de cambio, tanto aprobar y gestionar cambios a entregables, documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones, este proceso revisa todas las solicitudes de cambio a documentos, entregables o plan para la dirección de proyecto y determina la resolución de las solicitudes de cambio.

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden requerir la revisión o nuevas estimaciones de costos, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y/o análisis de alternativas de respuesta a los riegos, estos pueden requerir ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros documentos del proyecto.

4.6.1 REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS: ENTRADAS

4.6.1.1 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Los componentes que se incluyen son: Plan de gestión de cambios para proporcionar indicaciones para gestionar los cambios, Plan de gestión de la configuración para describir elementos configurables del proyecto, Línea base del alcance para proporcionar la definición del proyecto y del producto, Línea base del cronograma usado para evaluar el impacto de los cambios, Línea base de costos para evaluar el impacto de los cambios del costo.

Aquellos que se consideran como entradas de este proceso son: Base de las estimaciones indica el modo en que las estimaciones se obtuvieron, Matriz de trazabilidad de requisitos ayudando a evaluar el impacto del cambio, Informe de riesgos presentando información sobre las fuentes de riesgos generales,

4.6.1.3 INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

Estos informes, de especial interés para el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios, incluyen datos de disponibilidad de recursos, cronograma y costos, informes del valor ganado y gráficas de trabajo realizado o pendiente de realizar.

Estas solicitudes pueden incluir acciones correctivas, preventivas, reparaciones de defectos, así como actualizaciones a documentos o entregables formalmente controlados para reflejar ideas o contenido modificado o adicional, estas solicitudes impactan las líneas base del proyecto, normalmente deberían incluir información sobre el costo de implementar el cambio, las modificaciones de fechas programadas, los requisitos de recursos y los riesgos.

4.6.1.5 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

Los factores que influyen en el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios son: Restricciones legales, Estándares gubernamentales o de la industria, Requisitos y/o restricciones legales y regulatorios, Marco de gobernanza organizacional y Restricciones contractuales y de compra.

4.6.1.6 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los activos que influyen en el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios son: Procedimientos de control de cambios, como estándares, políticas, planes, procedimientos de la organización, o cualquier documento del proyecto, Procedimientos para aprobar y emitir autorizaciones de cambio y Base de conocimiento de gestión de la configuración, que contiene las versiones y líneas base de todos los estándares.

4.6.2 REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se considera el conocimiento especializado en: Conocimientos técnicos sobre la industria y el área de especialización del proyecto, Legislación y regulaciones, Asuntos legales y adquisiciones, Gestión de la configuración y Gestión de riesgos.

4.6.2.2 HERRAMIENTAS DE CONTROL DE CAMBIOS

El control de la configuración se centra en la especificación, tanto de los entregables como de los procesos, mientras que el control de cambios está orientado a identificar, documentar y aprobar o rechazar los cambios a los documentos, entregables o líneas base del proyecto.

Las herramientas deben apoyar las siguientes actividades de gestión de la configuración son: Verificar los elementos de configuración, Registrar y comunicar el estado de los elementos de configuración y Llevar a cabo la verificación y auditoría de los elementos de configuración y también a actividades de gestión de cambios como: Identificar cambios, Documentar cambios, Decidir acerca de los cambios y Hacer seguimiento de los cambios..

Las técnicas de análisis que pueden usarse son: Análisis de alternativas para evaluar los cambios solicitados y decidir cuáles son aceptados, rechazados o necesitan ser modificados para ser aceptados y Análisis costo-beneficio para determinar si el cambio solicitado justifica su costo asociado.

Las técnicas a usarse para este proceso son: Votación, Toma de decisiones autocrática y el Análisis de decisiones con múltiples criterios.

Estas se llevan a cabo con un comité de control de cambios (CCB) la cual es responsable de reunirse y revisar las solicitudes de cambio, y de aprobar, rechazar o aplazar las mismas, el CCB también puede revisar las actividades de gestión de la configuración, siendo que los roles y responsables de estos comités están claramente definidos y son acordados por los interesados adecuados, así como documentados en el plan de gestión de cambios.

4.6.3 REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS: SALIDAS

4.6.3.1 SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

Estas solicitudes son procesadas por el director del proyecto, por el CCB o por un miembro designado del equipo, de acuerdo con el plan de gestión de cambios, estos pueden aprobarse, aplazarse o rechazarse, las que son aprobadas se implementarán mediante el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, mientras que las aplazadas o rechazadas son comunicadas a la persona que solicita el cambio.

4.6.3.2 ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Cualquier componente controlado del plan para la dirección del proyecto puede cambiarse como resultado de este proceso, los cambios a las líneas base solo se realizan desde la última línea base en adelante, el desempeño pasado no se modifica, pues esto protege la integridad de las líneas base y los datos históricos del desempeño pasado.

4.6.3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Es el proceso de finalizar todas las actividades para el proyecto, fase o contrato, los beneficios clava de este proceso son que la información del proyecto se archiva, el trabajo planificado se completa y los recursos del equipo se liberan para emprender nuevos esfuerzos.

4.7.1 CERRAR EL PROYECTO O FASE: ENTRADAS

4.7.1.1 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

El acta de constitución del proyecto documenta los criterios de éxito del proyecto, los requisitos de aprobación y quién firmará la aprobación del proyecto.

4.7.1.2 PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Todos los componentes del plan para la dirección del proyecto constituyen una entrada a este proceso.

Los documentos que pueden ser entradas de este proceso son: Registro de supuestos que tiene un registro de las restricciones, Base de las estimaciones usada para evaluar la estimación de las duraciones, Registro de cambios contiene el estado de tolas las solicitudes de cambio, Registro de incidentes verifica que no haya ningún incidente, Registro de lecciones aprendidas son finalizadas antes de integrarlas al repositorio, Lista de hitos mostrando fechas finales, Comunicaciones del proyecto incluye todas las comunicaciones del proyecto, Informes de calidad tiene todos los incidentes sobre aseguramiento de la calidad, Documentación de requisitos usada para demostrar el cumplimiento, Registro de riesgos proporcionando información sobre lo ocurrido en el proyecto e Informe de riesgos proporciona información sobre el estado de riesgos.

Aquellos aceptados pueden incluir las especificaciones aprobadas del producto, los recibos de entrega y los documentos de desempeño del trabajo, también se pueden incluir entregables intermedios o parciales en los cases de proyectos de varias fases.

Los documentos de negocio son: Caso de negocio que documenta la necesidad de negocio y el análisis costo-beneficio que justifica el proyecto y el Plan de gestión de beneficios que describe los beneficios objetivo del proyecto.

Los requisitos para el cierre formal de la adquisición están definidos en los términos y condiciones del contrato, y están incluidos en el plan de gestión de las adquisiciones.

4.7.1.7 DOCUMENTACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Para poder cerrar el contrato, se debe recopilar, clasificar y archivar toda la documentación de la adquisición, se cataloga la información del contrato relativa al desempeño del cronograma, alcance, calidad y costo, junto con toda la documentación sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones.

Los planes "de obra terminada" (as built) o los documentos, manuales, resolución de problemas y demás documentación técnica "conforme al desarrollo" (as developed) también deberían considerarse parte de los documentos de las adquisiciones al cerrar un proyecto.

4.7.1.8 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Aquellos que influyen en el proceso de Cerrar el Proyecto son: Guías de cierre del proyecto o fase y Base de conocimiento de gestión de la configuración.

4.7.2 CERRAR EL PROYECTO O FASE: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se debe considerar el conocimiento especializado en: Control de gestión, Auditoría, Asuntos legales y adquisiciones y Legislación y regulaciones.

Las técnicas que se pueden usar al cierre de proyecto son: Análisis de documentos, Análisis de regresión, Análisis de tendencias y Análisis de variación

Son usadas para confirmar que los entregables han sido aceptados, para validar que los criterios de salida se han cumplido, para formalizar el cumplimiento de los contratos, para evaluar la satisfacción de los interesados, para recopilar lecciones aprendidas, para transferir conocimientos e información del proyecto y para celebrar el éxito.

4.7.3 CERRAR EL PROYECTO O FASE: SALIDAS

4.7.3.1 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

Todos los documentos del proyecto se pueden realizar y marcar como versiones finales como resultado del cierre del proyecto, este registro final de lecciones aprendidas puede incluir información sobre gestión de beneficios, exactitud del caso de negocio, ciclos de vida del proyecto y del desarrollo, gestión de riesgos e incidentes, involucramiento de los interesados y otros procesos de la dirección de proyectos.

4.7.3.2 TRANSFERENCIA DEL PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO FINAL

Un producto, servicio o resultado, una vez que fue entregado por el proyecto, puede transferirse a un grupo u organización diferente que la operará, mantendrá y apoyará a lo largo de su ciclo de vida, esta salida se refiere a esta transferencia, de un equipo a otro, del producto, servicio o resultado final para el que se autorizó el proyecto.

Este proporciona un resumen del desempeño y puede incluir información como: Una descripción resumida del proyecto, Los objetivos de alcance, Los objetivos de calidad, Los objetivos de costos, Resumen de la información de validación del producto, Objetivos del cronograma, Un resumen de como el producto final alcanzó las necesidades de negocio identificadas en el plan de negocio y Un resumen de los riesgos o incidentes encontrados en el proyecto y cómo fueron abordados.

4.7.3.4 ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN