A-Un projet à l’échelle de la collectivité qui nécessite un cadrage clair
le service qui dématérialise et la Direction des systèmes d’information (DSI) en premier lieu, mais aussi la Direction des ressources humaines, la Direction de la communication, la Direction des finances si un gros investissement était nécessaire.
Pilotage général assuré par le directeur du pôle « Services à la population », chef de projet + 1 pilote par « lot » ou « sous-projet » (service à dématérialiser), à nommer en accord avec le responsable du service concerné.
Des instances de validation régulières à mettre en place : comité technique (chef de projet, pilote du sous-projet, DSI + autres directions quand c’est nécessaire), comité de pilotage pour les arbitrages lourds (élus, chef de projet, DSI, DRH), avec rédaction et transmission de relevés de décisions pour assurer une bonne communication interne.
Les étapes du projet : cadrage, conception, dialogue social (comité technique, devenant comité social territorial à partir de décembre 2022), communication au public, mise en oeuvre, évaluation.
Le calendrier : l’utilisation d’une méthodologie itérative permet d’aller vite : entre 2 et 6 mois pour chaque service dématérialisé semble une bonne estimation au regard des expériences d’autres collectivités.
La méthode de travail, adaptée à l’objectif de simplification fixé :
- Utilisation d’une méthodologie itérative, sous forme d’ateliers et de tests rapprochés, avec la DSI et des agents du service concerné.
- Benchmark à réaliser auprès d’autres collectivités de taille comparable. Mise en commun de l’expérience des autres collectivités utilisatrices du même type d’outils de GRU.
- Intégration de l’expérience usager dans la conception et l’évaluation, par exemple via la matérialisation des parcours des demandes usagers et des tests des nouveaux services réalisés par des usagers.