Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг. : - Coggle Diagram
Електронний документ і
документообіг. :
Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.
Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).
Вимоги до потоків документів:
1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;
2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.
Електронний документ – це інформація документаційного типу, представлена в електронній формі и призначена для зчитування та обробки за допомогою комп’ютерних та інформаційних систем.Електронний документ отримує юридичну силу за допомогою електронного підпису.
Основні властивості електронного документа
Зміст – текстові та графічні складові документа.
Контекст – наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами.
Структура – зовнішня та внутрішня. Внутрішня стосується змісту, зовнішня – середовища існування документа (формат, електронний носій, etc.).
Характерні риси електронного документа
Автентичність – ідентичність електронного документа заявленому.
Достовірність – повне та вичерпне відображення фактів та операцій.
Цілісність – виключення факту зміни документа після його створення.
Застосовність – можливість використання та відтворення в будь-який час.
Електронний документ має містити реквізити – електронний підпис, дату, ім’я автора та інші відомості в залежності від виду документа.
Електронний документ характеризується певними метаданими – даними, які містять інформацію про соціальну направленість документа, його зміст, структуру і призначення. Метадані містять докази цілісності та автентичності електронного документа та являються обов’язковою частиною його зберігання.
Особливості застосування електронного підпису
Електронний підпис є обов'язковою умовою верифікації електронного документа. Вона виконує функцію ідентифікації автора або особи, яка підписала документ.
Володар електронного підпису отримує два ключі – відкритий і закритий. За допомогою закритого відбувається шифрування підпису, за допомогою відкритого перевіряється його достовірність.
Електронний підпис використовується в наступних сферах:
державне листування;
системи електронного документообігу;
складання звітності;
участь у тендерах на електронних торговельних майданчиках.