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Compartir documentos. OneDrive
Introducción
Word tiene diferentes medios por los cuales se puede trabajar o compartir los documentos, todo esto es posible gracias a OneDrive. Al compartir un documento con OneDrive se evita crear diferentes copias, se pueden conocer todos lo cambios, incluso quién los realizo, Es más difícil perder información del documento.
OneDrive
Es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un ordenador o desde un dispositivo móvil se pueden subir archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto
-Permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red
-Permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos
OneDrive como servicio
OneDrive como un servicio es gratuito asociado a una cuenta de correo de Microsoft sin necesidad de instalar nada en un ordenador o dispositivo móvil. Simplemente se necesita darse de alta en una cuenta Microsoft
Una vez teniendo una cuenta en Microsoft se puede empezar a usar OneDrive y Guardar documentos en la nube. Al vincular la cuenta en Word, se pueden guardar los documento como si fuera una carpeta más pero con la ventaja de que se puede ver en otros dispositivos que tengan esa misma cuenta.
OneDrive como aplicación
Se puede instalar OneDrive en vez de solo acceder desde la Red. En dispositivos móviles se puede descargar para subir y manipular archivo, esta Se llama OneDrive App. También se puede instalar en el ordenador para poder tener acceso y subir documentos aun sin conexión, Cuando se reestablezca la conexión se suben los archivos.
Compartir documentos Word usando OneDrive
Al abrir el documento hay una opción llamada
modificar documento
donde se puede elegir si editar en Word o en Word Online. Al elegir la opción de editar en Word se tiene que aceptar la solicitud para abrir Word y posteriormente habilitar edición
Al compartir con otros usuarios, se pueden ver los cambios que está realizando otro en tiempo real. Una de las desventajas con esta función es que dos usuarios estén editando la misma sección y borren o agreguen algo que el otro usuario está editando. Para no tener conflicto con esto, Word bloquea la sección que un usuario esta editando para que otro no pueda editarla y después de unos segundo de haber terminado se puede volver a editar.
Desde Word se puede compartir un documento teniéndolo abierto y pulsando el botón Compartir. Este tiene que estar subido en OneDrive. Se escribe el correo a quienes se desea compartir y se pueden poner restricciones para que no puedan cambiar el documento. Se tiene la opción de Puede editar o Puede visualizar. Llegara una invitación al correo del invitado y al hacer clic en el documento podrá solo visualizar o Editar el documento.
Compartir: Correo electrónico
Acceder al menú Archivo > Compartir. Hay cuatro opciones. - La primera Invitar a personas es el mismo caso que ya se vio anteriormente.
-Al hacer clic en la segunda opción Correo electrónico aparecen las siguientes posibilidades:
Enviar como datos adjuntos:
Consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del documento.
Enviar un vínculo:
Lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico. Sería ideal para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin generar varias versiones del mismo.
Enviar como PDF:
Se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule.
Enviar como XPS:
tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft.
Enviar como fax de Internet:
Permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.
Compartir: Publicar en blog
Desde
Archivo
>
Compartir
podemos elegir la opción Publicar en blog.
Un blog es un sistema de publicación de artículos en la web estructurado por fechas. Si estamos dados de alta en uno de los blogs compatibles podremos publicar nuestro documento de Word como un artículo más de ese día de forma prácticamente automática.
Morales Ruan Andrea 1AM2