Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CAPÍTULO 17: Comunicación, Nombre: Wendy Camila Hidalgo Mayo - Coggle…
CAPÍTULO 17:
Comunicación
Propósito de la comunicación
La comunicación es necesaria sobre todo para:
1.
Establecer y difundir las metas de una empresa.
2.
Desarrollar planes para su logro.
3.
Organizar los recursos humanos, y de otro tipo, de la manera más eficiente, efectiva y, por tanto, eficaz.
4.
Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
5.
Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir.
6.
Controlar el desempeño.
Comunicación
La transferencia de información de un emisor a un receptor, siempre y cuando el receptor comprenda la información.
Proceso de comunicación
El emisor del mensaje
Tiene un pensamiento o una idea, que luego se codifica de manera que el emisor y el receptor puedan comprender.
Uso de un canal para transmitir el mensaje
La información se transmite luego por un canal que enlaza al emisor con el receptor.
El receptor del mensaje
El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para, así, decodificarlo en pensamientos.
Ruido que entorpece la comunicación
Ruido
Es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación.
Realimentación en la comunicación
Para verificar la efectividad de la comunicación, la persona debe tener realimentación.
Factores situacionales y organizacionales en la comunicación
Modelo de comunicación
Ofrece una panorámica del proceso de comunicación, identifica las variables decisivas y muestra sus relaciones.
El proceso de comunicación:
Se ve afectado por muchos factores situacionales y organizacionales.
Comunicación en la organización
La necesidad de saber de los gerentes
Para ser efectivos:
Los gerentes requieren de la información necesaria para desempeñar sus funciones y actividades gerenciales.
El flujo de la comunicación en la organización
Comunicación descendente
Fluye desde quienes están en los niveles superiores hasta los inferiores en la jerarquía organizacional.
Comunicación ascendente
Ombudsman
Persona que investiga las preocupaciones de los empleados y proporciona, así, un valioso enlace de comunicación ascendente.
Definición:
Viaja desde los subordinados hasta los superiores y sube por la jerarquía organizacional.
Comunicación cruzada
Flujo horizontal
Información entre personas del mismo nivel organizacional o uno similar.
Flujo diagonal
Información entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.
Comunicación escrita, oral y no verbal
Comunicación escrita
Ventajas:
De proporcionar registros, referencias y defensas legales.
Puede promover la uniformidad en las políticas y los procedimientos y, en algunos casos, reducir costos.
Se puede preparar con cuidado un mensaje y luego dirigirlo a una gran audiencia mediante el correo masivo.
Desventajas:
Los mensajes escritos pueden: crear montañas de papel o perderse en la bandeja de entrada del correo electrónico, estar mal expresados por redactores ineficaces y no brindar realimentación inmediata.
Puede tomar mucho tiempo saber si un mensaje se ha recibido y entendido de manera apropiada.
Comunicación oral
Ventajas:
Posibilita el rápido intercambio con realimentación inmediata
Las personas pueden hacer preguntas y aclarar puntos.
En una interacción cara a cara se puede notar el efecto, y una reunión con el superior puede dar al subordinado una sensación de importancia.
Las reuniones informales o planeadas contribuyen a comprender los problemas.
Desventajas:
No siempre ahorra tiempo
Pueden ser costosas en términos de tiempo y dinero.
Comunicación no verbal
Definición:
Incluye expresiones faciales y gestos corporales.
Métodos de comunicación
Algunos
canales
son:
Verbales, otros son escritos y los hay que utilizan tecnología de la información.
Características:
La rapidez de la realimentación, la facilidad de uso, el costo y tiempo, así como la formalidad e informalidad.
Barreras e interrupciones a la comunicación
Falta de planeación
Expresar los motivos de una orden, seleccionar el canal más apropiado y elegir el momento indicado puede mejorar mucho la comprensión y reducir la resistencia al cambio.
Supuestos no aclarados
Estos supuestos no aclarados en ambos casos pueden ocasionar confusión y la pérdida de buena voluntad.
Distorsión semántica
Puede ser deliberada o accidental: las palabras pueden evocar diferentes respuestas.
Mensajes mal expresados
La ausencia de claridad y precisión, que puede ser costosa, se evita al tener mayor cuidado cuando se codifica el mensaje.
Barreras a la comunicación en el ambiente internacional
La comunicación en el ambiente internacional se vuelve más difícil debido a los distintos idiomas y diferentes culturas y normas de etiqueta.
Pérdidas en la transmisión y mala retención
La necesidad de repetir el mensaje y utilizar varios canales es bastante obvia y, por tanto, casi siempre las compañías utilizan más de un canal para comunicar el mismo mensaje.
Atención deficiente y evaluación prematura
Escuchar exige una atención completa y autodisciplina, también requiere que el que escucha evite la evaluación prematura de lo que la otra persona tiene que decir.
Comunicación impersonal
Saber escuchar no sólo supone hacerlo con atención, sino también evitar hacer juicios prematuros.
Desconfianza, amenaza y temor
Minan la comunicación: en un clima con estas fuerzas presentes, cualquier mensaje se verá con escepticismo.
Periodo insuficiente para ajustarse al cambio
Los cambios afectan a las personas de diferentes maneras y puede tomar tiempo la reflexión sobre todo el significado de un mensaje.
Sobrecarga de información
Las personas responden de diversas formas:
1.
Pueden
ignorar
cierta información
2.
Abrumada con demasiada información, la gente puede
cometer errores
al procesarla
3.
Las personas pueden
demorar
el proceso de información.
4.
La información puede
filtrarse
.
5.
Las personas responden a la sobrecarga de información simplemente al
escapar
de la labor de comunicación.
Otras barreras a la comunicación
La
Percepción Selectiva
Las personas tienden a darse cuenta de lo que esperan percibir.
La influencia de la
actitud
Es la predisposición a actuar de cierta manera.
Las diferencias de
estatus
y
poder
entre el
emisor
y
receptor
de la información
Cuando la información debe pasar por varios
niveles organizacionales
tiende a distorsionarse.
Hacia la comunicación efectiva
Pautas para mejorar la comunicación
Pautas Auxiliares
para superar las barreras a la comunicación:
3.
Consultar los puntos de vista de los demás
4.
Considerar las necesidades de los receptores
5.
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad
6.
Obtener realimentación
7.
Considerar las emociones y motivaciones de los receptores
8.
Escuchar
1.
Aclarar el propósito del mensaje
2.
Utilizar una codificación inteligible
Escuchar: clave para comprender
Definición:
Escuchar es una habilidad que puede desarrollarse mediante técnicas apropiadas.
10 Técnicas (John W. Newstrom & Keith Davis)
para mejorar el arte de escuchar:
2.
Permita a su interlocutor sentirse cómodo.
3.
Demuéstrele que quiere escucharlo.
4.
Evite las distracciones.
5.
Cree empatía con su interlocutor.
6.
Sea paciente.
7.
Conténgase.
8.
Cuide sus argumentos y críticas.
9.
Haga preguntas.
10.
¡Deje de hablar!
1.
Deje de hablar.
Sugerencias para mejorar la comunicación escrita
Algunas Pautas
son:
Utilice palabras cortas y conocidas.
Utilice pronombres personales (como usted) cuando sea apropiado.
Presente ilustraciones y ejemplos: use gráficas.
Utilice oraciones y párrafos breves.
Utilice verbos activos, como “El gerente proyecta…”
Evite palabras innecesarias.
Utilice palabras y frases sencillas.
John Fielden
sugiere:
"El estilo de redacción debe ajustarse a la situación y el efecto que el escritor quiere lograr"
recomienda un:
Estilo
pasivo
Cuando el escritor está en una posición inferior a la del receptor del mensaje.
Estilo
enérgico
Cuando el escritor tiene capacidad, con un tono firme pero cortés.
Estilo
personal
Para comunicar buenas noticias y hacer solicitudes persuasivas de acción.
Estilo
impersonal
Para transmitir información negativa.
Estilo
animado o festivo
Para las buenas noticias, anuncios y cartas de venta.
Estilo
menos festivo
Para los escritos comerciales comunes.
Sugerencias para mejorar la comunicación oral
Tener una idea clara del propósito organizacional es esencial, pero insuficiente para dirigir: esta visión debe expresarse bien, lo que significa no sólo definir los hechos, sino transmitirlos de una manera que inspire a las personas al apelar a sus valores, su orgullo y sus objetivos personales.
Los gerentes necesitan inspirar, liderar y comunicar una visión.
Medios electrónicos en la comunicación
Telecomunicaciones
Para hacer a estos sistemas efectivos:
Los expertos técnicos deben esforzarse al máximo para identificar las verdaderas necesidades de las organizaciones y sus clientes, con el fin de diseñar sistemas que sean útiles y fáciles de usar.
Teleconferencias
Definición:
Grupo de personas que interactúan entre ellas mediante sistemas de audio y video con imágenes fijas o en movimiento.
El uso de computadoras para el manejo de la información y el trabajo en redes
Mensajería instantánea
Muestra si un amigo o colega está conectado a internet, y si lo está es posible intercambiar mensajes al instante con éste
El trabajo en redes (networking)
Puede abrir canales de comunicación sin precedentes y convertirse en una herramienta para la organización que aprende.
Nombre:
Wendy Camila Hidalgo Mayo