Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC - Coggle Diagram
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
MỘT SỐ KHÁI NIỆM
1. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
- Thiết kế công việc:
là quá trình xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi NLĐ và các điều kiện cụ thể để thực hiện
- Phân tích công việc:
tiến trình thu thâp và xử lý
những thông tin
về công việc một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để
thực hiện
các
công việc
trong tổ chức.
Phân tích công việc là hđ chỉ được thực hiên theo định kỳ
2. LỢI ÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Đảm bảo thành công trong việc sắp xếp, thuyên chuyển, thăng thưởng
Loại bỏ bất bình đẳng về lương thông qua nhiệm vụ và cv
Kích thích lao động qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng
Tiết kiệm thời gian, sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa cv
Giảm bớt số người cần thay thế do thiếu hiểu biết về cv, trình độ
Tạo cơ sở để cấp quản trị hiểu nhân viên nhiều hơn
3. KHI NÀO CẦN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC NGAY
DN mới thành lập =>Tuyển dụng lđ đầu vào, xây dựng cơ cấu tổ chức DN
DN thay đổi chiến lược kinh doanh
DN có các chức vụ mới
Công việc thay đổi
(?)
Người thực hiên phân tích cv: Chuyên viên phân tích cv (1 cá nhân/ nhóm cá nhân)
(?)
Những trở ngại trong phân tích cv: 4 trở ngại
-- Chuyên viên phân tích cv: cung cấp thông tin không đầy đủ và chính xác
-- Quản lý/ giám sát cv cần phân tích
-- b
-- Tốn kém chi phí: thời gian, công sức, tiền bạc
TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
GIAI ĐOẠN 2: TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH
B4: Thu thập thông tin phân tích công việc
Xác định thông tin cần thu thập
Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
I. Mở đầu
Tự giới thiệu
Tên + mục đích
Lời mời tham gia
Lời cam kết
II. Nội dung
(Câu hỏi)
Câu hỏi đóng
Phân đôi/ Nhiều lựa chọn/ Xếp hạng trật tự/ Bậc thang
=> Giới hạn vấn đề
Câu hỏi mở
III. Kết luận
Thông tin cá nhân đáp viên
Lời cảm ơn
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
B5: Thẩm định thông tin
Mục đích
-- Xác định tính chính xác và đầy đủ của thông tin đã thu thập
-- Làm cơ sở cho việc điều chỉnh, bổ sung khi cần thiết
- Đối tượng
-- Quản lý, người giám sát trực tiếp cv phân tích
-- Người cùng thực hiện cv cần phân tích ở mức đạt yêu cầu
GIAI ĐOẠN 3: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH
B6: Viết bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc
GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH
B2: Xem xét thông tin có liên quan đến công việc
Tiết kiệm chi phí
Thông tin có liên quan đến cv
-- Sơ đồ tổ chức
Vị trí, chức danh, bộ phận, phòng ban
Mối quan hệ
-- Biểu đồ quy trình công việc
Yếu tố đầu vào
Kết quả đầu ra của công việc
Đối tượng cung cấp từng yếu tố đầu vào
Đối tượng sử dụng từng kết quả đầu ra
B3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu
B1: Xác định mục đích của phân tích công việc
Giải quyết vấn đề (lợi ích của PT CV)
Ảnh hưởng loại/dạng thông tin
Công khai
TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Điều tra bằng phiếu câu hỏi
Quan sát (Personal observation)
Phỏng vấn => Linh hoạt
Nhật ký công việc (hình thức quyển sổ)
Danh mục công việc
Các phương pháp khác
1, 4, 5 => Không gây ảnh hưởng đến tâm lý người được thu thập
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP
Bản chất của công việc được phân tích
Từng cv khác nhau sẽ có pp p.tích khác nhau
VD: cv liên quan đến trí óc => không dùng pp quan sát được
Đặc điểm của người thực hiện công việc
VD: người câm => không dùng pp phỏng vấn được
Ngân quỹ và thời gian
Phỏng vấn là pp tốn kém nhất
Ưu, nhược điểm của từng phương pháp
BIỂU MẪU THU THẬP THÔNG TIN
1. Bảng phân tích công việc
=> Đơn giản, ngắn gọn nhất (thông tin định tính)
Ưu điểm: Thu thập t.tin nhanh chóng. Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng
Nhược điểm: T.tin thu thập đơn điệu. Tính hữu dụng thấp
2. Bảng câu hỏi phân tích công việc
=> Chi tiết, phức tạp hơn bảng p.tích cv (t.tin định tính và định lượng)
Ưu và nhược điểm ngược lại với bảng p.tích cv
3. Phiếu câu hỏi phân tích chức vụ cv
(Bảng câu hỏi PAQ)
=> Phức tạp nhất
4. Phiếu phân tích chức năng cv
=> Thu thập t.tin về cv thể hiện mqh giữa 3 yếu tố: con người, dữ liệu và trang thiết bị
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NỘI DUNG
Phần xác đinh chức danh cv
Chức danh
-- Không sử dụng cụm từ giám sát/ quản lý
-- Không sử dụng cấp cao, cấp thấp => Tránh phân biệt đối xử
Các mqh trong công việc
Liệt kê các
mqh trong cv
-- mqh báo cáo (1)
-- mqh giám sát (NQT cấp cao) (2)
(1) và (2) NQT cấp trung, cấp tác nghiệp
I. Tóm tắt công việc
Tóm tắt chức năng và trách nhiệm
Tóm tắt cv
-- Các nhiệm vụ phải được trình bày rõ ràng và ngắn gọn
-- Các nv phải được liệt kê theo mức độ quan trọng
-- Tất cả các nv chính phải được liệt kê đầy
nv chính: ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu của phòng ban? và chiếm ít nhất 5% trong tổng tg làm của NLĐ (24')
II. Bản chất công việc
Môi trường và điều kiện làm việc
III. Trình độ tiêu chuẩn
Các yêu cầu cơ bản để thực hiện công việc
IV. Mức phấn đấu
Định mức phấn đấu trong công việc
ĐẶC ĐIỂM CỦA BẢN MÔ TẢ CV TỐT
Các nv được liệt kê theo mức độ quan trọng
Các nv chính phải được liệt kê đầy đủ
Các nv phải được cập nhật và linh hoạt
Các nv được mô tả riêng biệt, rõ ràng và ngắn gọn
Người thực hiện được khuyến khích phát huy khả năng
Mô tả cv chứ không mô tả người thực hiện
Công việc được mô tả khách quan và chính xác
KHÁI NIỆM
Là 1 văn bản giải thích về những
nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc
và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
BẢN MÔ TẢ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Mục IV bản mô tả công việc
CHỨC NĂNG
Đánh giá mức độ hoàn thành cv thực tế so với kỳ vọng dựa trên 3 khía cạnh:
Chất lượng
Số lượng hoặc năng suất lao động
Thời hạn
NỘI DUNG
Dữ kiện tổng quát: tên bộ phận, tên cv, trách nhiệm...
Bản chất cv: hành chính, cơ lhis hay giao tiếp...
Trả lương: phương pháp, phụ thưởng, phụ cấp...
Điều khoản huấn luyện: ở đâu, bao lâu...
Cơ hội thăng thưởng
Các tiêu chuẩn của nhân viên
KHÁI NIỆM
Là các thước đo dựa trên cơ sở những
kỳ vọng về kết quả
thực hiện
một công việc cụ thể
Đối tượng
Người trực tiếp làm việc => phấn đấu và mục tiêu làm việc
Quản lý giám sát => đánh giá và phân chia cv
BẢN YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CÔNG VIỆC
Mục III bản mô tả công việc
KHÁI NIỆM
Là tài liệu trình bày các
yêu cầu về kiến thức, các kỹ năng và năng lực
mà
một cá nhân cần có
để có thể hoàn thành tốt cv
Đối tượng
Quản lý, người giám sát
Người thực hiện công việc
Mục đích
Hỗ trợ xác định nhu cầu đào tạo
Hỗ trợ xác định tiêu chuẩn phục vụ cho nhu cầu đầu vào
NỘI DUNG
Yêu cầu trình độ học vấn
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc
Yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc