Електронний документ
Основні властивості
Зміст
текстові та графічні складові документа
Контекст
наявність зв’язку документа з фізичними/юридичними особами або іншими документами
Структура
зовнішня
внутрішня
середовища існування документа (формат, електронний носій, т.д.)
стосується змісту
Рекзвізити
електронний підпис
дата
найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ
Характерні риси
Автентичність
Достовірність
Цілісність
Застосовність
місце складання або видання документа
посади і прізвища відповідальних осіб
зміст документу
та інші відомості в залежності від виду документа
державна мова
Метадані
Елементи процедурних доказів цілісності та автентичності
юридичні
ділові
організаційні
Документообіг
Види
централізований
децентралізований
змішаний
вхідні
вихідні
внутрішні
Суб'єкти
автор
підписувач
посередник
адресат
Основні етапи
створення
обробка
надсилання
отримання
знищення
використання
зберігання
Система електронного документообігу
Головні функції систем управління систем управління електронними документами
накопичення
зберігання
створення найбільш ефективних систем пошуку необхідних даних
максимальний рівень захисту всієї наявної в структурі інформації
ефективна маршрутизація інформації
колективна робота над документами
Класифікація систем управління електроними документами:
за країною-виробником
за титульним функціоналом (системи-картотеки; електронні архіви; системи та програми, створені для отримання максимально необхідгої і вихідної інформації для довгострокового існування і роботи організації)
за функціональністю структурних елементів (введення інформації; реєстрація; ідентифікація та розпізнавання; колективний доступ до баз даних, аналіз; розширений пошук; введення і виведення інформації тощо)