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Comercialización de eventos para el segmento de empresas
Las empresas actuales son organizaciones complejas y cada vez mas grandes. Si el negocio de los eventos de entidades sin ánimo de lucro representa uno de los segmentos mas reconocidos y visible dentro del campo de las reuniones y congresos, lo que llevan a cabo empresas, ofrecen el mayor potencial de crecimiento.
Fuentes donde buscar eventos y encontrar a los responsables de las empresas
Sitios de internet: Otra manera efectiva de encontrar organizadores de eventos es visitar sitios y páginas de internet, que ofrezcan información y otros servicios
Oficinas de turismo y convention bureau: En aquellas ciudades donde no se ha realizado este esfuerzo por parte de la administración turística existen empresa privadas que realizan estas funciones
Asociaciones comerciales y empresariales: Estas entidades pueden localizar a las mayores compañías del sector o las de alguna zona determinada del país, dependiendo su naturaleza y alcance
Directorios y publicaciones comerciales: Los directorios que se publican en ferias pueden ser ejemplo de publicación de un sector en particular que nos introduzcan en posteriores tareas a desarrollar para buscar nuevos negocios
Conocimiento en profundidad de la cuenta en grandes empresas: La estructura operativa de las grandes empresas puede ser totalmente uniforme o no
Publicaciones especializadas en eventos: Los hoteles con presupuestos de publicidad adecuados pueden promover sus instalaciones para eventos en estas publicaciones
Los organizadores de eventos en empresa
Directores comerciales, de marketing o de ventas: El grueso de los eventos organizados por las empresas incluye generalmente áreas como ventas y marketing, por lo que tiene sentido concentrar nuestro esfuerzo inicial en estas personas
Otros directivos con los que no podemos encontrar en la empresa: No todos los eventos que organiza una empresa se deriva de las funciones de marketing
Directores de publicidad y de relaciones públicas: Si la empresa no tiene un organizador de eventos de tiempo completo, la tarea se asigna algún gerente de departamento o división, se suele elegir al director de publicidad o relaciones públicas, si existe en el organigrama
Director de viajes: Podemos encontrar esta figura bajo diferentes denominaciones como director de compras, travel & living, travel manager, gestor de viajes, responsable de la gestión de los viajes, etc.
El presidente o director de la empresa: Las pequeñas empresas normalmente no tienen que organizar un número de eventos tan elevado como para tener un empleado contratado a tiempo completo dedicado a su organización
Director de formación: Los departamentos de formación gestionan sus propios eventos, incluso en los casos donde la empresa tiene su propia instalación para reuniones
Organizador de eventos a jornada completa: Cuando la empresa tiene actividades de planificación de eventos centralizada, se trabaja con organizador a tiempo completo
Especialista externo en eventos y organizadores independientes: Las empresas creadas como OPC a lo largo de toda la geografía española se han convertido en prominente fuente de negocios con eventos
Características de los eventos de empresas
Asistencia: Se debe manejar con mucho cuidado y precaución la lista interna de clientes VIP que se nos facilite. Si no se envía la lista por parte de la empresa, hay que sacar el tema y ayudar al cliente a elaborar una.
Duración: La mayoría de los eventos de empresa son de corta duración. Algunos se limitan a un solo día y otros pueden llegar a durar hasta cinco, aunque la media de noches de estancia está actualmente en dos.
Lugares preferidos como sedes del evento: La localización que sería buena para un viaje incentivo o un evento anual para distribuidores, puede no ser la mejor elección para una reunión de crisis o para unas jornadas de formación
Ferias o exposiciones: Es lo más habitual cuando hablamos de un evento organizado por una asociación o una institución sin ánimo de lucro y la tendencia ya se va afianzando poco a poco, cuando hablamos de eventos de empresa
Requisitos de los salones de reuniones: La mayoría de los organizadores de eventos prefieren que estas pequeñas salas estén cerca de la principal
Patrones de comportamiento: Los directores de formación prefieren tratar con el mismo hotel para aquellos eventos que mantienen una frecuencia constante.
Tiempo de preparación: Los tiempos de preparación cada vez más cortos son una tendencia observada cuando trabajamos con industrias tecnológicas y farmacéuticas, debido a la continua introducción de nuevos productos en el mercado.
Normas de facturación: Con las normas internas de cada establecimiento, hay que ser mu cuidadoso, puesto que cada empresa es un mundo
Ciclos de eventos en empresas: Los eventos de empresa parecen seguir una curva de demanda, en lugar de un ciclo de tiempo fijo que es más común de encontrar cuando estudiamos la demanda de instituciones sin ánimo de lucro
Potencial para reservas múltiples: El celebrar eventos de empresa en nuestro establecimiento hotelero ofrece la oportunidad de promover otros negocios en el futuro
