Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Dokumentide korrastamine lähtuvalt nende säilitustähtajast, Eemaldada ka…
Dokumentide korrastamine lähtuvalt nende säilitustähtajast
Lühiajalised
Dokumentide ülevaatamine ja vajalike paranduste tegemine,
korrastamine pole nõutav
Dokumentide järjekorda seadmine (kasutad samat järjekorda, mida varasematel dokumentidel)
Lehtede kinnitamine (registraator, kiirköitja vms) - Lühiajalisel dokumendil ei ole oluline nende säilituskaaned, kuna ka tavaline kiirköitja või rippkaaned ei kahjusta dokumenti 10 aasta jooksul
Säiliku tähistamine
Karbi või kaante vahele säilikute paigutamine, võib olla nii vertikaalne kui ka horisontaalne hoidmine
Karbi või kaante täistamine
Lühiajaliste dokumentide puhul ei ole vaja eemaldada mittearhiiviaines materjale
Pikaajalised
Lühema säilitustähtajaga, nt 15 aastat
Dokumentide ülevaatamine
Dokumentide järjekorda seadmine ja soovi korral mittearhiiviaines materjalide eemaldamine
Lehtede kinnitamine erinevate köitjatega või pappümbrised koos plastik kinnitusega (soovitatav see variant)
Võib hoida vertikaalselt, aga soovitatav horisontaalselt
Säiliku tähistamine
Karpide või kaante vahele dokumentide paigutamine
Ümbrise tähistamine
Pikema säilitustähtajaga, nt 50 aastat
Sama protsess, mis on alatiste dokumentidega
Alatised
Alatise säilitustähtaajaga dokumentide puhul me ei saa olla kindlad, kaua tuleb dokumenti säilitada
Dokumentide ülevaatamine, soovitatav on kanda kaitsekindaid
Puhastamine ja paranduste tegemine kui vajalik
Mittearhiiviaines materjalide eemaldamine
Järjestamine (vastavalt eelnevatele järjestustele, mida on ettevõttes kasutatud)
Dokumentide ette ja taha valge arhiivipüsiv valge leht. Lehtede kinnitamine toimiku vahele koos paelaga
Arhiivipüsivad materjalid!
Toimiku tähistamine
Toimiku paigutamine arhiivipüsivasse karpi ja karbi tähistamine,
horisontaalne hoidmine
Arhivaalid
Eeltööl puhastamine ja paranduste tegemine vajadusel, mittearhiiviaines materjalide eemaldamine
Vajalikud korrastused ja parandused
Järjestamine asutuse järjestuse järgi
Dokumentide ette ja taha valge arhiivipüsivusnõuetele valge leht. Lehtede kinnitamine ainult paelaga toimikutesse
Toimiku tähistamine
Toimiku paigutamine arhiivipüsivasse karpi ja karbi tähistamine,
horisontaalne hoidmine
Võimalikud järjestusvõimalused:
Kronoloogiline (kuupäev, numbrid)
Dokumendi numbri järgi
Alfabeetiline
Geograafiline
Teemapõhiline
Vajalikud
on kaitsekindad
Pikaajaliste, alatiste ja arhivaalide ümbriste ja kaante tähistamistel kasutada vee-, päikse- ja hõõrdumiskindlaid markereid
Kahjustatud lehtede töötlemisel konsulteerida Rahvusarhiiviga (pikaajaline, alatine, arhivaal)
Puhastada dokumente mikrofiiber lapiga
Mittearhiiviaines materjalid
Metallklambrid, klipid või muu metallist materjal (oksüdeerub)
Pabermärkmed, märkmepaberid jm
Eemaldada kõik üleliigne dokumentidelt
Eemaldada ka liigsed koopiad dokumentide korrastamisel