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6-2 公共管理相關技術 - Coggle Diagram
6-2
公共管理相關技術
壹、全面品質管理
一、源起與意義
(一)源起
1920年美國工業界以
「顧客」
需求為中心
戴明
- 品質管理十四點原則
1950年代-三個概念為基礎
「管理策略」、「組織遠見(願景)」、「作業流程」
(二)定義
柯漢、布蘭德 - 分開定義
(1)全面
:追求產品品質
(2)品質
:迎合或超越顧客期待
(3)管理
:發展、持續穩定地改進品質
二、全面品質管理的特色
(一)顧客導向
(二)高層管理者的領導與支持
(三)全員的參與
(四)重視教育、訓練
(五)加強團隊工作、協調合作
三、原則
(一)顧客為主(導向):滿足顧客需求
(二)不斷改善:檢驗技術程序與行政手續
(三)團隊合作:管理者與非管理者及內外顧客的通力合作
四、
五、行政機關推動全面品質管理的原則
(一)行政機關的服務品質係由民眾所定義
(二)機關首長的支持與領導
(三)妥善的策略規劃
(四)重視團隊合作
,非個人突出表現
(五)事先預防
,非事後檢測
(六)
機關上下
整體的承諾
(七)持續的努力
六、公共組織施行全面品質管理之步驟
(一)培養視野:培養「品質提升」、「顧客導向」等概念
(二)分析與檢討重要事項
(三)訓練與問題解決
(四)教育
(五)制度化
(六)持續與創造
七、政府應用全面品質管理的限制
(一)法規的限制
:依法行政,無法全面配合要求
(二)不確定的因素
:立法部門監督、社會環境變動
(三)產品和服務的性質
:提供的是
無形的服務
,品質因人而異
(四)顧客界定的困難
:業務繁雜,標的顧客的範圍界定上較模糊
(五)官僚體制的文化
貳、流程再造
一、定義
漢默、黔比 - 《改造企業》
「根本的」
重新思考
「澈底的」
翻新作業
「流程」
得到
「戲劇性」
的改善
又稱「組織再造」或「再造工程」
二、流程再造要素
(一)流程中心
(二)顧客導向
(三)目標取向
(四)系統性思考
(五)資訊科技:3F的效果
(1) Faster:快捷服務
(2) Flatter:更扁平的組織
(3) Friendly:更親切的服務
三、組織再造之特徵與設計原則
(一)整合工作流程
(二)員工下決定
(三)同步進行工作
(四)流程的多樣化
(五)
打破部門界限
(六)減少監督審核
(七)減少折衝協調
(八)
提供單點接觸
:「專案經理人」
(九)集權分權並存
四、組織重組、政府再造與組織再造的觀念釐清
(一)
組織重組 - 屬於結構的簡併
如:
「中央行政機關組織基準法」
(二)組織再造 - 又稱流程再造或再造工程
根本的重新思考、澈底的翻新作業流程、
得到戲劇性的改善
(三)政府再造
「新右派」主張為經,
「市場經濟」、「企業精神」為緯。
透過「標竿學習」萃取成功案例經驗。
不限於構造重組、流程再造,
連原有的文化與價值信念等都加以改變
(四)三者關係
(((組織重組)組織再造)政府再造)
(五)我國政府再造方案與組織再造的關係釐清
「中央行政機關組織基準法」
僅可稱為「組織重組」,而非「組織再造」。
我國政府屬於「單圈學習」下組織結構的重組,
與「雙圈學習」重構組織服務流程(組織再造)不全然相符
參、知識管理
一、意涵
(一)知識界定
1.
內隱知識:又稱默會知識,
較複雜、難以用文字敘述,
必須經由
人際互動
才能產生共識的組織知識
2.外顯知識:
可文件化、標準化、系統化的知識
如:標準作業程序
(二)知識管理 (KM)
KM=(P+I)s
P=人(people)
I=資訊(information)
+=資訊科技(Technology)
S=分享(Share)
二、「知識經濟」與知識工作者的特徵
(一)知識經濟
將知識、資訊作為生產力中決定性的要素
杜拉克 - 經濟生產要素
:除土地、勞力、資本、企業家外,須包含
「知識」
(二)知識工作者的特徵
杜拉克 - 《21世紀的管理挑戰》 1999年
1.與組織的關係
(1)與組織是共生共存的平等關係,
是組織的資產而非成本。
(2)知識工作者的生產工具-「知識」,
具有移動性,不必死守效忠某一組織。
2.與主管的關係
(1)既非主管也非部屬,而是一種夥伴關係。
(2)也是契約工作者,不能「使喚」,只能說服。
3.工作性質
知識工作者偏向「雙圈學習」;勞力工作者偏向「單圈學習」。
(1)對自己的貢獻負責。
(2)不斷創新
(3)持續學習與教導
4.激勵的誘因
(1)從工作上得到的滿足,要比從薪水上得到得更重要
(2)需要各種挑戰,精益求精參加各種訓練。
(3)激發對組織的「效命」,不是「金錢」而是「價值觀」,
不是要「管理」人,而是要「領導」人
三、知識創造與創新的模式
(一)知識的創造:創造新的知識,能為員工所吸收,並應用在生產或服務上。
(二)知識創造與創新的模式
(SECI模式)
1.
社會化:內隱知識轉換為內隱知識
,通常由經驗分享而得。
2.外部化:內隱知識轉為外顯知識
,
透過類比、觀念。
3.合併化:外顯知識轉為外顯知識
,
結合不同外顯知識體系。
4.內在化:外顯知識轉為內顯知識
,
成為組織共通語言。
四、知識型組織
KarlSveiby - 1986提出
肆、標竿學習
一、標竿學習的定義
(一)透過比較獲取認同,重點在於改善而非評估
(二)關鍵概念
「流程」
:學習本身與組織運作的流程
「學習」
:任何學習均可
「持續性的改善」
「參考點」
:最佳的標竿對象
二、標竿學習的核心價值
(一)全面品質觀
源自「全面品質管理」(TQM)
(二)流程觀
(三)學習觀 - 向他人、向自我學習
三、標竿學習的類型
(一)「比較標的」
1.績效標竿
2.流程標竿
3.策略標竿
(二)「比較對象」
1.內部標竿
2.競爭標竿
3.功能標竿
4.通用標竿
四、標竿學習的流程(標竿學習輪)
規劃(Plan)
探尋(Search)
觀察(Observe)
分析(Analyze)
適用(Adapt)
五、組織員額精簡
一、定義
(一)裁減組織中的職位與工作
「有效減縮人力」、「減少引進新人員」、
「組織重組」
(二)又稱「減肥措施」
(三)干預技術,有計畫地減少組織中的職位與工作
二、組織員額精簡的特性
(一)
刻意採取
的活動 - 非自然偶法的現象
(二)內容不限於人事裁減
(三)
工具手段
目的在於改善組織效率
(四)必然影響工作流程
三、精簡策略
(一)工作減縮策略(人員縮減)
主要焦點在減少職員數目,
遇缺不補、鼓勵提早退休等
(二)組織重新設計策略(組織重組設計)
合併部門、縮減組織功能、裁併部門。
避免減少職員導致員工分擔更多工作。
(三)系統的策略:
長期性的措施,改變組織文化與策略
四、組織精簡的步驟
(一)釐清組織的策略
(二)評估精簡方案並做抉擇
(三)執行變革
(四)照顧留任的與離開的員工的需要
(五)以組織成長計劃為精簡措施的「完結篇」
五、組織員額精簡之效益與問題
(一)效益
1.減少經常性費用與人事費用的支出
2.降地官僚化的程度
3.加速決策品質
4.暢通溝通管道
(二)衍生的問題
1.被裁撤人員之影響
2.對留任人員之影響:
「生還者症候群」
- 對工作的不安感
3.對組織之影響
4.對社會之影響
陸、顧客導向管理
一、形成的原因
(一)源自於
「全面品質管理」
(TQM)
(二)傳統行政運作原則遭受質疑
今日行政機關應配合內外各類的「環境因素」,
此即「顧客導向」之觀念。
二、顧客的意涵與分類
(一)內在顧客:
(二)外在顧客:
三、顧客導向對公共部門管理的影響
(一)對行政機關運作之影響
1.
新課責途徑
:
直接與民眾互動聯繫,滿足需求、改善服務品質
2.傳統組織
「命令 – 服從」
被
「供應者 – 顧客」
取代
(二)對行政人員之影響
1.對內方面:
行政人員同時扮演顧客與供應者
2.對外方面:
應以顧客為主體,改善服務品質
柒、策略管理
一、意涵
(一)管理者的政策選擇、
發展能力、詮釋環境
(二)Johnson&Scholes定義
(1)策略分析;(2)策略選擇;(3)策略執行
(三)策略管理的
基礎
(1)願景;(2)使命;(3)目標;(4)目的
二、特性
(一)未來導向的
(二)獨特的思考與行為模式
(三)持續性與循環性的流程
(四)設定架構,指引其他管理活動
(五)非容易實現,但有其必要性
三、策略管理過程
(一)內部與外部環境分析 - SWOT 分析
(二)策略規劃
(三)策略執行
(四)策略管制與評估