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Elementos Básicos en la Organización de Eventos Corporativos
El Local
Establecer el lugar es complicado, por lo que es aconsejable apartarlo con anticipación.
¿Cómo elegir un lugar?
1.
Es importante que el lugar refleje lo que es la marca.
2.
Debe tener facilidad para los invitados sin importar los temas a tratar en el evento.
3.
Tener en cuenta la organización y disposición del espacio.
4.
Realizar un análisis de eventos pasados, esclarecer el entorno y definir las estrategias adecuadas.
5.
Enfocarse en los protocolos de seguridad e higiene.
6.
Visitar el lugar antes de tomar la decisión.
Consejos para Elegir el Lugar
Es importante establecer un presupuesto y la ubicación de mayor facilidad para los invitados, debe ir de acuerdo a la temática establecida en función a lo que se va a realizar. Tener en cuenta la capacidad del lugar, sus instalaciones, la ubicación de los baños, el personal y la seguridad para los invitados. Si ya se elige el lugar, se puede negociar la tarifa de manera que esto pueda beneficiar al evento o se puede negociar algunos servicios adicionales.
Actores Sociales Participantes
Actor social se utiliza como denominar de los sujetos, de grupos de individuos o diferentes entidades que analizan las características de diferentes intereses y trabajan para alcanzar el éxito de determinados fines; estos objetivos, con actores sociales deben influirse y analizar entre sí para los propósitos de distintos actores.
A menudo se dice que un actor social tiene una responsabilidad social, en algunas ocasiones de ayuda para las diferentes sociedades en diferentes puntos.
Actividades a Desarrollar
Las actividades que se realizan durante los eventos empresariales o eventos corporativos, van más allá de un fin profesional; también deben ser entretenidos, divertidos con el propósito de construir buenas relaciones entre los asistentes, porque si la experiencia es buena, la recordarán siempre. Algunas de las actividades a desarrollar en los eventos son:
Deportes al aire libre
Talleres y manualidades
Juegos de mesa o de rol
Scape rooms
Relajación y entretenimiento
Degustaciones de productos
Escritura creativa
La Excelencia en el Servicio
Dar un servicio de excelencia tiene el objetivo principal de satisfacer las necesidades de los clientes (empresa y asistentes). Se puede medir el grado de satisfacción por medio del desempeño percibido del evento con las expectativas que tenía la corporación al momento de realizarlo.
Si el valor percibido del evento supera a las expectativas que tenía la corporación, se dice que está deleitado con el servicio del evento. Se debe identificar plenamente las necesidades de la empresa y asistentes, mediante una reunión con las partes interesadas.
Seguridad del Evento
Se requiere de una buena planificación para que el evento se realice con sus respectivas medidas de seguridad. Es importante contar con un plan de seguridad, ya que puede suceder cualquier problema relacionado con los asistentes o los organizadores.
Claves de Seguridad en la Organización
Identificar y valorar una amenaza
Todos al tanto y bien informados
Control de masa
Manejo de contagio emocional y pánico
Planes de contingencia y evacuación
Anillos de seguridad
Echeverría Ortiz Danilo Renato
Gestión de la Publicidad, RRPP y Eventos
NRC 7904
