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DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS (CAPITULO V), Bibliografía …
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS
(CAPITULO V)
Objetivos
Contribuir a que la gestión de una organización sea más competitiva.
Contribuir a que una organización genere productos y servicios de calidad.
Concepto
La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN
DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Factores que lo originan
Reformas en la estructura de la organización.
Estrategia de marketing.
Estrategia de marketing.
Aprovechamiento óptimo de recursos.
Estrategia
Ser acordes con la misión y objetivos trazados
Establecer una clara relación estrategia/desempeño.
Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir en
la estructura orgánica.
Estructura
Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen
Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.
Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles
Responsabilidad de su ejecución
Unidades de mejoramiento administrativo
Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento
Liderazgo
La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e influencia mutua.
Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas específicas, personas,
conductas y procesos
Cultura organizaciona
l
Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.
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TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR
LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Principios
Integración total
Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que funcionen
como una unidad total
Mínima distancia recorrida
Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad
Circulación
Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo
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Guías fundamentales
Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio
Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas
Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre sí deben colocarse próximas o
adyacentes
Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas máximas de trabajo para afrontar el incremento del volumen de las operaciones
Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas,
ascensores y zonas de recepción
Para efectuar modificaciones deben usarse preferentemente paneles o divisiones como paredes
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TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR
LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Puertas
Las puertas deben abrirse hacia dentro de las habitaciones no fuera de ellas donde podría obstaculizar el paso.
MODELOS
ESCALA
Se establece que se debe comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada
Se llama así a las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario
MATERIAL
Los modelos pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera
COLORES
Se recomienda utilizar diferentes tipos de colores para los muebles, maquinas y equipos para distinguir las unidades administrativas
NOMBRES
Se coloca un rotulo para poder identificar a que unidad administrativa pertenece.
MODELOS MAGNETICOS
Se adhieren fácilmente a la pared y ayuda a tener una imagen accesible a un grupo de personas.
MAQUETAS
Ofrecen facilidades para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional
ELABORACIÓN
No importa el material sino que sean elaborados a escala con precisión
COLORES
Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo a los modelos para facilitar su identificación.
USO DE IMANES
Se colocan debajo del plano con la finalidad de poderlos mover con facilidad.
HILOS
Se utiliza hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.
FLUXOGRAMA ARQUITECTONICO
Muestra la distribución de los elementos materiales (mobiliario, equipo, etc.) en el área de trabajo de una unidad administrativa.
EDIFICIOS INTELIGENTES
OPCIONES DE SERVICIO
A través de programas computacionales se pueden resolver, problemas expresados en términos simbólicos mas que numéricos, basados en sistemas artificiales, que se clasifican en:
Sistemas expertos (basados en conocimientos)
Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano.
Sistemas en lenguaje natural
Procesamiento del lenguaje natural, permitiendo el diálogo directo entre hombre y computadora.
Sistemas de percepción de visión, habla y tacto
Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario, que recepte información de forma comprensible
Algunos de sus objetivos son:
Reducir costos de operación mediante el control de consumos de energía y material
Respuesta rápida a los requerimientos de los ocupantes
Ampliar la vida útil de las instalaciones mediante la racionalización de su uso.
Poseen de una estructura física con varios sistemas de información basados en tecnología microeléctrica
TRABAJO INTELIGENTE
La ambientación de trabajo inteligente, repercute en las relaciones entre el grupo y equipo de trabajo, las mismas que inciden en las necesidades personales de la siguiente manera:
FISIOLÓGICAS
Protegen funciones corporales como: vista, oído, respiración y libertad de movimiento ante incendios, falta de luz, aire contaminado, etc.
PSICOLÓGICAS
Fortalecen la salud mental de los ocupantes, debido a que le proporciona privacidad, apreciación, reconocimiento, tranquilidad y estabilidad
SOCIOLÓGICAS
Satisfacen las necesidades mediante una mejor comunicación, interrelación personal, flexibilidad, integración e imagen personal.
ECONÓMICAS
Permiten ahorrar energía, conservar la planta productiva, emplear adecuadamente el tiempo y la inversión económica rentable.
ASPECTO HUMANO
El número y calidad de servicios que operan, varían de acuerdo con la inversión que se destine a su diseño, algunas de esas opciones pueden ser:
Resguardo de información
Temperatura
Sonido
Base de datos
Clima
Telecomunicaciones
Energía
PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
AMBIENTE FÍSICO
La disposición física de los puestos de trabajo, los componentes materiales, así como la ubicación de servicios, crean de un ambiente de trabajo favorable
TEMPERATURA AMBIENTE
Los márgenes de temperatura más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18 y 22° C. Además de contar con instalaciones capaces de mantener una temperatura adecuada.
INSONORIZACION
Se ha demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control
de este factor, en especial cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio.
COLORES DE LAS AREAS
Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se consideran deprimentes, por lo que no son recomendables.
Los tonos que tienden al rojo intenso producen irritabilidad y excitación
Los colores que tienden al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes
Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige producen sensación de calor
No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que reciban luz solar directa,
MOBILIARIO DE TRABAJO
La gran variedad de mobiliario de ofi cina existente en el mercado y la renovación constante de
modelos obligan a destacar sólo diseños de uso generalizado.
ILUMINACION
Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa para evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas con intensidad
PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones provenientes de un análisis que
cuente con los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución que se requiere para el desarrollo del
trabajo
Análisis de la organización
El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones como:
Organigramas
Cuadros de distribución del trabajo.
estadística de trabajo
Sociogramas.
Arboles de desicion
Redes para el análisis lógico de problemas
Tablas de desiciones
Revisión de los procedimientos
Arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo correspondiente a la realización de las funciones
Distribución actual del espacio
Debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias
Lista del mobiliario y equipo
Debe elaborarse una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el
mobiliario y equipo
Plantilla de personal
El número de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad específica, identificando
puestos y número de plazas.
PREVENCIÓN DE NECECIDADES FUTURAS
constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio
Organización
Procedimientos
Moviliario
Personal
Inventario del personal actual y necesidades de espacio
Estimación de la superficie requerida
Transformación de superficie neta en superficie bruta
PLAN BÁSICO
La tercera etapa de la planeación comprende los aspectos siguientes:
Ubicación de unidades
El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo
Asignación de personal y equipo por unidad
Una vez que cada unidad tiene un espacio particular, debe planearse el arreglo de escritorios
Método para preparar el plan de distribución
Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema
Bibliografía
Franklin, E. (2009). Organización de Empresas. México: The McGraw-Hill Companies, Inc.