Le fasi della spesa: l'impegno, la liquidazione, il pagamento
La gestione della spesa si articola in quattro fasi: impegno, liquidazione, ordinazione, pagamento.
La fase dell'impegno è quella nella quale, sulla base di un'obbligazione giuridicamente perfezionata, l'ente determina la somma da pagare e il soggetto creditore, individua la ragione del debito e la relativa scadenza e pone il vincolo sulla previsione di bilancio (Art 183 comma 1, TU).
Solo a questo punto la semplice previsione di spesa si trasforma in un debito effettivo, che verrà rilevato contabilmente dopo la regolare esecuzione della prestazione a favore dell'ente da parte del soggetto creditore.
L'Art 183 stabilisce che tutte le obbligazioni passive giuridicamente perfezionate devono essere registrate nelle scritture contabili quando l'obbligazione è perfezionata, con imputazione all'esercizio in cui viene a scadenza (cioè è esigibile), secondo le modalità previste dal principio applicato della contabilità finanziaria di cui al D.Lgs 118/2011.
Pertanto non possono essere riferite ad un determinato esercizio finanziario le spese per le quali non sia venuta a scadere nel medesimo esercizio la relativa obbligazione giuridica.
Gli impegni di spesa sono assunti nei limiti dei rispettivi stanziamenti di competenza del bilancio di previsione, con imputazione agli esercizi in cui le obbligazioni passive sono esigibili. Sia pure con alcune eccezioni, non possono essere assunte obbligazioni che danno luogo ad imp0egni di spesa corrente sugli esercizi ancora in corso o su esercizi non considerati nel bilancio.
Il responsabile della spesa che adotta provvedimenti che comportano impegni di spesa ha l'obbligo di accertare preventivamente che il programma dei conseguenti pagamenti sia compatibile con i relativi stanziamenti di cassa e con il rispetto degli obiettivi di finanza pubblica.
Egli deve poi trasmettere tali provvedimenti al responsabile del servizio finanziario il quale verifica se l'importo impegnato è sostenuto da una sufficiente capienza del relativo intervento o capitolo di bilancio e valuta, alla luce della consistenza dei flussi di cassa, se le risorse finanziarie saranno effettivamente disponibili nel momento in cui sarà necessario sostenere la spesa (cd. criterio della copertura finanziaria effettiva); in caso positivo, egli appone il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria, senza il quale il provvedimento non ha alcun valore esecutivo.
L'ufficio che assume l'impegno definitivo, regolarmente costituito, dispone la liquidazione della spesa. In questa seconda fase, sulla scorta dei documenti e dei titoli che comprovano il diritto acquisito dal creditore, viene determinato l'ammontare della somma certa e liquida da pagare, nei limiti dell'impegno di spesa assunto (Art 184 comma 1, TU).
L'atto di liquidazione, che assume la veste amministrativa della determinazione, constata l'esistenza di un debito effettivo e ne quantifica l'esatto importo (la somma certa e liquida da pagare) nei limiti dell'ammontare dell'impegno definitivo assunto.
L'allegato 4/2 al D.Lgs 118/2011 precisa che la liquidazione è registrata contabilmente quando l'obbligazione diviene effettivamente esigibile*, a seguito della verifica della completezza della documentazione prodotta e della idoneità della spesa a comprovare il diritto di credito del creditore, corrispondente ad una spesa che è stata legittimamente posta a carico del bilancio e regolarmente impegnata. Alla fine dell'esercizio, gli impegni contabili non liquidati o non liquidabili sono annullati e reimputati all'esercizio in cui l'obbligazione risulta esigibile.
Infine, il provvedimento di liquidazione, insieme a tutti i documenti giustificativi (fatture, buono d'ordine ecc), viene trasmesso al servizio finanziario, il quale provvede a richiamare la fattura, precedentemente registrata, e ad effettuare i controlli ed i riscontri amministrativi, contabili e fiscali.
L'ordinazione (Art 185 TU, come modificato dal D.Lgs 126/2014) consiste nella disposizione impartita al tesoriere dell'ente di provvedere al pagamento ad un soggetto specificato, l'atto che contiene l'ordinazione è detto mandato di pagamento o ordine di pagamento.
Gli ordini di pagamento sono disposti nei limiti dei rispettivi stanziamenti di cassa, ad eccezione dei pagamenti riguardanti il rimborso delle anticipazioni di tesoreria, i servizi per conto terzi e le partite di giro. Essi saranno, dunque, emessi una volta constatata una sufficiente disponibilità di cassa.
Una volta rilevata una disponibilità di cassa sufficiente, il dipendente dell'ente individuato dal Regolamento di contabilità firma il mandato di pagamento. Quest'ultimo è poi controllato dal servizio finanziario, il quale, dopo aver apposto il visto che attesta la verifica della sussistenza dell'impegno e della liquidazione, provvede alle relative operazioni di contabilizzazione e all'invio del provvedimento al tesoriere per il pagamento (quarta fase), accompagnandolo da un elenco in duplice esemplare la cui copia deve essere restituita per ricevuta.
Il tesoriere, anche in assenza del mandato, è tenuto al pagamento di somme derivanti da obblighi tributari (cartelle esattoriali di imposte per le quali l'ente è soggetto passivo), da somme iscritte a ruolo, da delegazioni di pagamento (per mutui assunti e prestiti obbligazionari emessi) e da altri obblighi di legge (art 185). In questo caso il responsabile del servizio finanziario deve emettere tale atto nel termine di 30 giorni, imputandolo contabilmente all'esercizio in cui il tesoriere ha effettuato il pagamento, anche se la relativa comunicazione è pervenuta all'ente nell'esercizio successivo.