Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Quá trình thực tập - Coggle Diagram
Quá trình thực tập
Kỹ năng đã học
Trở thành người chuyên nghiệp
Liên lạc, gặp mặt khách hàng
Trang phục - Mùi hương
Tại văn phòng
Công ty có quy định thì mặc theo quy định (formal)
Công ty đề cao việc phá cách thì chọn đồ thoải mái trong công việc, không phản cảm (semi - formal)
Đi gặp gỡ khách hàng
Ưu tiên mặc đồng phục công ty
Business formal (formal dress, suit,…),
business smart, business formal casual.
Phụ kiện đơn giản, không quá nổi bật.
Vai trò quan trọng
Có thể thực hiện quy tắc ăn mặc riêng/khác biệt.
Mùi hương
Dùng nước hoa có mùi hương nhẹ nhàng, phảng phất.
Tránh dùng nước hoa có mùi quá nặng (nồng).
Điều nên - không nên
Nên
Chuẩn bị trang phục trước 1 ngày.
Đối tác / sếp kị món nào tránh món đó.
Chuẩn bị bộ đồ chuyên lễ, nghĩa, sự kiện quan trọng (suit).
Không nên
Đồ nhăn, không ủi.
Đồ ngắn, trễ vai, khiêu gợi.
Phụ kiện nổi bật, rườm rà.
Quy trình chung để đi thăm công ty khác
/ Đi gặp khách hàng
Phải hẹn trước
Mang danh thiếp, tài liệu cần thiết trao đổi khi gặp mặt
Đến đúng giờ hoặc sớm hơn
Báo cáo tình hình với cấp trên sau khi gặp mặt
khách hàng.
Cảm ơn đối tác khi về
Điện thoại
Mail
Gọi điện thoại
Chuẩn bị
Kiểm tra tên, sđt, chức danh của vị khách cần gặp.
Nội dung câu chuyện.
Giấy bút ghi chép nếu cần
Nhờ tiếp tân chuyển lời
Nói thông tin
Tên mình, công ty, chức danh
Tên người cần gặp, chức danh nếu cần
Nếu người đó bận
Nhờ họ nhắn or gọi lại
Nói với tiếp tân nhắn họ mình sẽ
gọi lại
Gặp đối tượng
Chào hỏi, thông báo công việc
Hỏi xem họ có tiện công việc hay không?
Trình bày
Kết luận trước
Lý lẽ sau
Trình bày 5W2H
Việc phức tạp thì nhắc 2 lần
Dùng phương tiện khác
Ngắt máy
Cảm ơn đối phương
Họ là người ngắt máy
Nghe điện thoại
Nhấc máy
Nói tên công ty
Xác nhận tt người gọi
Hỏi tên người gọi
Nhắc lại tên người gọi
Lắng nghe lời nhắn của người gọi
Ghi note
5W2H
Tên, địa chỉ, công ty người gọi
Lắng nghe vấn đề của người gọi
Nhắc lại nội dung
Chào, ngắt máy
Viết mail
Thông tin mail
To: người chịu trách nhiệm trả lời
CC: những người liên quan
Bcc: người liên quan nhưng không muốn những người còn lại biết
Subject: mục đích liên lạc.
File đính kèm: không quá 20MB, nhiều hơn thì up lên drive và sharelink cho khách, nếu nén file thì dùng định dạng .zip.
Nội dung
Chào hỏi
Lịch sự
Formal
Cảm ơn, thể hiện sự mang ơn, cảm kích
Nêu vấn đề
Kết luận, yêu cầu phản hồi nếu có.
Cảm ơn lần nữa và chúc tụng.
Chữ ký theo format chung của công ty.
Lưu ý
Tuyệt đối không tranh cải qua email.
Người Nhật thường chỉ dùng email theo dạng text only và file .zip.
Khi tới thăm công ty
Khách
Đưa danh thiếp, tài liệu.
Chỉnh sửa trang phục ngay ngắn.
Chào hỏi tiếp tân
Xưng tên
Nói tên người muốn gặp
Vào phòng dành cho khách
Đi đàng hoàng
Không nhìn ngang nhìn dọc,
Nhường đường cho
nhân viên công ty
Vào phòng gõ cửa, chào
Đối tác chưa tới
Chuẩn bị những tài liệu cần thiết
Chủ
Khách hẹn trước
Chuẩn bị sắn sàng đón khách trước giờ hẹn
Không để khách phải chờ
Khách không hẹn trước
Khách không cần tiếp, thì để nhân viên ra từ chối lịch sự.
Khách cần tiếp thì không để khách phải chờ lâu.
Hướng dẫn khách vào phòng họp
Đi cùng tốc độ với khách, trước khoảng 1, 2 bước.
Nếu lên hay xuống cầu thang thì luôn đi dưới khách.
Liên lạc - Bàn bạc - Báo cáo
Hourensou (Houkoku - Renkaku - Soudan)
Houkoku
Báo cáo tình hình tiến độ, vấn đề phát sinh, kết quả công việc đang thực hiện
Renkaku
Ghi nhận thông tin
Soudan
Chia sẻ thông tin
Báo cáo
Thời điểm cần báo cáo
Lưu ý khi báo cáo
Cách thức báo cáo (5W2H)
Bằng miệng
When
Cần báo cáo gấp
Nội dung báo cáo tế nhị, phức tạp.
How
Kết luận
Giải thích bối cảnh, nguyên nhân
Phải khách quan, lồng ghép với ý kiến của mình
Nhắc lại kết luận
Bằng văn bản
When
Nội dung cần ghi nhận về sau
Nội dung phức tạp, nhiều số liệu, hình vẽ, biểu đồ, mối tương quan…
How
Ghi số liệu, ngày tháng, người phụ trách
Xác nhận đối tác đã nhận được báo cáo
Dùng hình vẽ, bảng biểu.
Nắm lịch, cách làm việc của đối tác
Đề cách báo cáo phù hợp
Báo cáo thông lệ
Quản lý thông tin cá nhân
Quy định
Hướng dẫn đã học
