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REGLAS DE ARCHIVO PARA PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS, image, image, image…

- - - - Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad o de identificación respectivo, la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional.
      - Apellidos con prefijos y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada elemento.
      - Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda
      - Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis.
      - 1.Los nombres de las personas constan de dos unidades: los apellidos y los nombres.
      - Nombres de mujeres casadas. Existen dos criterios originados por dos necesidades específicas: En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades toman como primer apellido el paterno.
- - - - 4.Cuando las razones sociales llevan letras sueltas estas se dejan como aparecen.
      - 5.Los números romanos se dejan como aparecen pero, para su archivo se tiene en cuenta la letra por la cual empieza el número romanos
      - 3.Todos los números arábigos que aparecen en las razones sociales se escriben en letras a excepción de los juzgados y almacenes de cadena. Sin embargo si aparecen registradas en la Cámara de Comercio con letras, se dejan tal cual.
      - 6.Cuando la razón social lleva abreviaturas o Siglas estas se deben escribir completas, si se conoce su significado.
      - 2.Los artículos, preposiciones y conjunciones que aparecen en las razones sociales se dejan tal y como aparecen y la primera letra que los conforma constituye la primera unidad de clasificación
      - 7.Algunas razones sociales tiene palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén, etc., cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, estas constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de orden, sino se archivan a partir de una Subguía.
      - 1.Cuando la razón social lleva nombres y apellidos, se archivan como si fueran personas naturales.