Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
แนวคิดและหลักของการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ - Coggle Diagram
แนวคิดและหลักของการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ
แนวคิดและหลักการของการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์ระบบ เป็นการศึกษา วิเคราะห์ และแยกแยะถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบ พร้อมทั้งเสนอแนวทางแก้ไขตามความต้องการของผู้ใช้งานและความเหมาะสมต่อการดำเนินการขององค์กร
ออกแบบระบบ คือ การสร้างแบบพิมพ์เขียวของระบบใหม่ตามความต้องการในเอกสารความต้องการระบบ เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือ ความถูกต้องแม่นยำ การบำรุงรักษา และความปลอดภัยของระบบ
ขั้ั้นตอนและกระบวนการของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ต้องทราบถึงขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบวิเคราะห์
ระบบงานปัจจุบันเพื่อค้นหาปัญหา, กำหนดปัญหา
และกำหนดวิธีการแก้ปัญหา ขั้นตอนการวิเคราะห์และออกแบบระบบแบ่งออกเป็น 2 ระดับคือขั้นต้น และขั้นสูง
1.ขั้นพื้นฐาน (Basic System Analysis) ประกอบด้วย 8 ขั้นตอนคือ
1). การสอบถามความต้องการและรับทราบปัญหา (System Requirement)
2).การกำหนดบริบท ( Context Description) ซึ่งประกอบด้วย List of Entities, List ofData และ
List of Process
3).การออกแบบโครงสร้างบริบท (Context Diagram) สามารถทำขั้นตอนนี้ก่อนขั้นตอนที่ 2) ได้
4).การเขียนผังกำหนดข้อมูลและการประมวลผล (Process Hierarchy Chart) เป็นการระบุข้อมูล
ในระดับต่างๆ
5).การเขียนผังการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) เพื่อระบุการเข้า-ออกของข้อมูล
ในการประมวลผลระดับต่างๆรวมถึงแหล่งที่มาและแหล่งจัดเก็บข้อมูล
6).การอธิบายรายละเอียดของกระบวนการ (Process Description) เป็นการอธิบายรายละเอียดให้
ชัดเจนขึ้น โดยทั่วไปนิยมอธิบายในการจบการประมวลผลของแต่ละกระบวนการ
7).การกำหนดแบบจำลองข้อมูล (data modeling) เป็นโครงสร้างข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่าง
ข้อมูลให้ผู้ใช้เห็นและเข้าใจ
8).การเขียนพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) เป็นขั้นตอนกำหนดคุณสมบัติที่อ้างถึงในแบบ
จำลองข้อมูลเพื่อกำหนดรายละเอียดที่จะเป็นเบื้องต้นสำหรับใช้ในระบบ
2.ขั้นสูง (Advance System Analysis) ประกอบ 4 ขั้นตอนคือ
2.1 การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design) ขั้นตอนนี้อาศัย
ข้อมูลนำเข้าในขั้นที่1.7 และ 1.8 ซึ่งอาจใช้วิธีการNormalization หรือ Entity
Relationship Model แล้วแต่ละกรณี
2.2 กำหนดรายละเอียดคุณสมบัติ (Data Table Description) ที่มีในแต่ละตาราง
โดยอาศัยข้อมูลจากขั้นตอนที่ 1.8 และ 2.1
2.3 การออกแบบส่วนแสดงผล (Output Design) หรือแยกออกเป็นรายงาน เอกสาร
และข้อความ มี 3 พฤติกรรม ได้แก่
1). แสดงผลจากฐานข้อมูลโดยตรง (Data to Output)
2). แสดงผลจากการประมวลผลที่ได้รับจากการข้อมูลนำเข้า (Data-Process to Output)
3). แสดงผลโดยตรงจากข้อมูลนำเข้า (Input to Output) โดยสามารถแสดงผลได้
ทั้งกระดาษและจอภาพ การออกแบบ Output Design ควรกระทำก่อนการออก
แบบอื่นๆ ทั้งหมด
2.4การออกแบบส่วนนำข้อมูลเข้า (Input Design) หรือวัตถุประสงค์เป็นการออกแบบเพื่อนำข้อมูลเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ จึงถูกออกแบบให้มีรูปแบบสอดคล้องกับการแสดงผลทางจอภาพ แบ่งออกเป็น 2 พฤติกรรม
1). ออกแบบฟอร์มเอกสารกรอกข้อมูล
2). ออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ซึ่งมี 3 ชนิด คือ ส่วนติดต่อกับผู้ใช้ด้วยเมนูคำสั่งและกราฟิก
การศึกษาระบบงานเดิมที่ใช้อยู่
การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่
ทำการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ มีปัญหาหรือไม่ จะต้องทำ
การแยกแยะระหว่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับปัญหาที่เกิดขึ้นจากการตั้งข้อสังเกตของบุคลากรใน และเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริงกับผลของปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะรับทราบปัญหาไว้จากหลายแหล่ง
โดยสามารถแจกแจงออกเป็นรายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน ได้ดังนี้
1) รายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอก เช่น จากระดับผู้บริหาร ผู้ตรวจสอบ ลูกค้าจากคู่แข่งขันทางธุรกิจ ตัวแทนจำหน่าย เป็นต้น
2) รายงานปัญหาที่เกิดมาจากปัจจัยภายใน เช่น การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ ข้อมูลสถิติทางด้านการเงิน จากผู้ใช้ งบประมาณ ผู้ตรวจสอบภายในบริษัท เป็นต้น
การวางแผนงานเพื่อศึกษาปัญหา
การกำนดหัวเรื่องของปัญหา (Subject) การกำหนดหัวเรื่องของปัญหาต้องชัดเจนและรอบคอบเพื่อให้เข้าใจ
ถึงสิ่งที่จะทำได้ง่ายขึ้นเพราะเป็นการเริ่มต้นศึกษาระบบ
กำหนดขอบเขตของปัญหา (Scope) เช่น
การกำหนดจุดเริ่มต้นของการศึกษา
และจุดสิ้นสุดของการศึกษา กลุ่มบุคคลใดที่
จะทำการสอบถามหรือศึกษาเป็นต้น
การกำหนดขอบเขตของปัญหา
จึงช่วยให้การวิเคราะห์มีความเป็นไปได้มากขึ้น
การกำหนดจุดประสงค์หรือเป้าหมายของการศึกษา (Objective)
เป้าหมายที่กำหนดจะต้องไม่ยากหรือมีข้อจำกัดมากจนเกินไปสามารถกำหนดตัวชี้วัดการประเมินผลได้หรือมีความเป็นรูปธรรม
การศึกษาผลกระทบของระบบงาน
การศึกษาถึงปัญหา ความต้องการ และความเป็นไปได้ของระบบได้
ครอบคลุมอยู่ในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานแล้ว ดังนั้นการค้นหาของขอบเขตของระบบและผลกระทบของระบบจะต้องถูกทำไปพร้อมๆ กัน การศึกษาผลกระทบของระบบงานแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม คือ
1.วัตถุประสงค์ของระบบคืออะไร เพื่อให้ทราบว่าผลของการดำเนินงานคืออะไร (What)
2.ใครเป็นผู้เกี่ยวข้องและมีส่วนได้ส่วนเสีย (Who)
3.ระบบงานจะส่งผลกระทบอย่างไร (How)
4.ระบบเริ่มดำเนินงานและสิ้นสุดเมื่อใด เพื่อให้ได้มีการจัดวางตารางเวลาอย่างเหมาะสม
ไม่ให้ใช้เวลามากเกินไปและลดค่าให้จ่ายของระบบให้น้อยที่สุด (When)
การเขียนรายงานแสดงหัวข้อปัญหา
รายงานแสดงหัวข้อปัญหาเป็นการแสดงถึงความคืบหน้าในการศึกษาเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ และแสดงหัวข้อหลักของระบบที่จะทำการศึกษา รายงานจะต้องเขียนคำอธิบายให้ชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น การทำรายงานเพื่อแสดงหัวข้อปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่จะอธิบายให้กับผู้ว่าจ้าหรือผู้บริหารเข้าใจภาพพจน์ใหม่ของระบบที่จะเกิดขึ้นและ
มองเห็นแนวคิดทางธุรกิจที่อาจเปลี่ยนไป
สิ่งที่ควรมีในรายงานแสดงหัวข้อปัญหา
แนะนำถึงลักษณะของปัญหาทั่วไป เช่น หัวเรื่องของปัญหา ขอบเขตของปัญหา เป้าหมายในการแก้ปัญหา เป็นต้น
อธิบายถึงแนวทางเบื้องต้นในการแก้ปัญหา
แสดงให้เห็นถึงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหา และก่อนที่ไปเกี่ยวข้องกับข้อมูล
ให้คำนิยามของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างกระจ่างแจ้งชัดเจน
เน้นให้เห็นถึงเป้าหมายในการศึกษาเพื่อทำการแก้ไขปรับปรุง
ให้คำแนะนำที่ดีเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น
อธิบายถึงหลักการหรือเหตุผลในการแก้ไข จากแนวความคิดของนักวิเคราะห์ระบบเอง ถ้ามีความจำเป็น
ให้กราฟรูปภาพ, กราฟข้อมูล, แผนภาพกระแสข้อมูล, รูปภาพ, แผนภูมิในการอธิบายถึงปัญหาถ้าจำเป็น
ปัจจัยที่ควรจะศึกษาความเหมาะสม
ความเหมาะสมระหว่างระบบกับบุคลากรในองค์การ
ความเหมาะสมทางด้านเศรษฐกิจ ศึกษาถึงต้นทุนของการใช้ระบบใหม่เปรียบเทียบกับระบบเก่าและผลที่จะได้รับ
ความเหมาะสมทางด้านเทคโนโลยี การทำระบบใหม่ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ ๆ การเลือกใช้
อุปกรณ์ที่เหมาะสมและประโยชน์สูงสุดที่จะได้รับ เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
วิธีการศึกษาความเหมาะสม
สามารถกำหนดเป้าหมายของการศึกษาได้เป็น 2 หัวข้อหลัก ดังนี้
การเข้าใจและกำหนดปัญหาที่แท้จริงของระบบที่จะทำการวิเคราะห์ออกมา
การค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มากที่สุดที่จะเข้าไปแก้ปัญหานั้น ๆ
การศึกษาความเป็นไปได้(Feasibility Study Report)
้ถ้าหากการทำการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) มีความสมบูรณ์ ปัญหาที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คือ
การขาดการสนับสนุนจากระดับผู้บริหาร
ความไม่เข้าใจในปัญหาและเป้าหมายที่วางไว้
การประมาณการที่ผิดพลาด ทำให้เวลาและค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริง
การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เลือกเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ
สาเหตุที่ต้องทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่
เพื่อให้เข้าใจในหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล
ลักษณะงานบางอย่างมีความคล้ายคลึงกัน การท าความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่จึงเป็นการแยกงานที่ซ้ าซ้อนนั้นออกมา
เพื่อที่จะเข้าใจลักษณะการแจกจ่ายงานในองค์การนั้น ๆ
เพื่อแสดงให้เห็นถึงลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนในระบบปัจจุบัน
เพื่อจะใช้ในการตัดสินใจว่าควรจะคงระบบเก่าไว้
เพื่อที่จะค้นหาระบบควบคุมการทำงานในระบบปัจจุบัน และแสดงให้เห็นถึงการควบคุมระบบการทำงานที่จะ
เกิดขึ้นในระบบใหม่
การกำหนดความต้องการของระบบใหม่
เป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการศึกษาที่ผ่านมาตั้งแต่การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่ การศึกษาความเหมาะสม การท าความเข้าใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่ โดยการรวบรวมข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ ขั้นตอนการทำงาน และทรัพยากรต่าง ๆที่มีอยู่ในระบบ เพื่อที่จะตอบสนองความต้องการขององค์การทั้งในปัจจุบันและอนาคต เป้าหมายในส่วนนี้คือ
การกำหนดแนวทางของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ในอนาคต
การสร้างกฎเกณฑ์หรือมาตรการที่จะใช้ในการตรวจสอบ และประเมินประสิทธิภาพของระบบใหม่
แนวทางในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่
การกำหนดความต้องการของระบบใหม่ใช้ความระมัดระวังอย่างมาก เพราะ
ความต้องการที่กำหนดขึ้นจะเป็นทางไปสู่ระบบใหม่ จะรวบรวมงานละเอียดทุกอย่างของระบบ และแยกแยะงานหรือขั้นตอนการทำงานหรือกิจกรรมในระบบออกมา แล้วทำการกำหนดเป้าหมายของแต่ละงาน สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความสนใจในการกำหนดความต้องการของระบบ คือ
ผลลัพธ์ (Output) ที่จะต้องได้รับ
ข้อมูลนำเข้า (Input) ที่จะต้องนำมาใช้ในระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ
ขั้นตอนการทำงาน (Operation) ซึ่งจะต้องมีขึ้นในการผลิตผลลัพธ์
ทรัพยากร (Resource) ซึ่งจะถูกใช้ในขั้นตอนการผลิต
มาตรการควบคุมการทำงานในแต่ละระบบและในทางบัญชี
ในขณะที่เราทราบแล้วว่านักวิเคราะห์ระบบควรจะสนใจอะไรในขึ้นตอนนี้ ในขณะที่ทำการกำหนดสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น คำถามที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะให้ความสนใจ คือ
อะไรคือความต้องการที่แท้จริงในขณะนี้ ซึ่งจะต้องมีขึ้นในระบบใหม่
อะไรที่เป็นความต้องการในอนาคต (ของระบบใหม่)
อะไรคือข้อจำกัดในองค์การหรือความต้องการของระดับบริหาร เช่น ระยะเวลาที่จำกัด หรือข้อจำกัดต่าง ๆ
อะไรที่จะใช้ในการควบคุมขั้นตอนการทำงานหรือขั้นตอนในทางบัญชี
การกำหนดวิธีการในการตรวจสอบระบบใหม่
หัวข้อที่ควรจะใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบ มีดังนี้
เป้าหมาย (Goal) ระบบใหม่ที่ทำการออกแบบเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่
เวลา (Time) เวลาในที่นี้จะรวมเวลาในการทำงานในแต่ละขั้นตอน
เวลาการทำงานของคอมพิวเตอร์เป็นต้น
ต้นทุน (Cost) คือ ต้นทุนของระบบในการดำเนินการในแต่ละปี ต้นทุนในการบำรุงรักษา ต้นทุนในการติดตั้งระบบ
คุณภาพ (Quality) ระบบที่ทำขึ้นดีหรือไม
ความสามารถของระบบ (Capacity) คือ ความสามารถในการรองรับงานในปัจจุบันและรวมทั้งงานในอนาคต
ประสิทธิภาพ (Efficiency) ตรวจสอบว่าระบบใหม่ดีกว่าระบบที่ใช้อยู่เดิมหรือไม่
ประสิทธิผล (Productivity) ข้อมูลของผู้ใช้มีคุณภาพดีขึ้นหรือไม่ รวมทั้งการจัดการข้อมูลของผู้ใช้พัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นหรือไม่ การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ได้มารวดเร็วขึ้นหรือไม่
ความถูกต้อง (Accuracy) มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นแก่ข้อมูลข่าวสารที่ได้จากระบบอีกหรือไม่
ความยืดหยุ่น (Flexibility) ความสามารถในการรองรับความต้องการใหม่ ๆ ที่ไม่เคยเกิดขึ้นในระบบ
ความน่าเชื่อถือ (Reliability) เปรียบเทียบระบบเก่ากับระบบใหม่ในแง่ของความเร็วในการใช้ระบบออนไลน์ ความผิดพลาดที่ทำให้ระบบทำงานไม่ได้ มี
มากหรือน้อยเพียงใด
การยอมรับ (Acceptance) ทำการตรวจสอบว่าระบบได้รับการยอมรับจากผู้ใช้หรือไม่
การควบคุม (Controls) มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอหรือไม่
ในการป้องกันความผิดพลาดของระบบที่อาจเกิดจากการฉ้อโกง
เอกสาร (Documentation) มีเอกสารเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ,โปรโตคอล ,ซอฟต์แวร์ ,คู่มือ พอเพียงหรือไม่
การอบรม (Training) มีการจัดการอบรมที่เพียงพอสำหรับผู้ใช้ระบบหรือไม่
อายุการใช้งานของระบบ (System Life) อายุของระบบ เมื่อเปรียบเทียบกับระยะเวลาในการออกแบบและการติดตั้งต้องคุ้มค่าในการลงทุน
การจัดเตรียมทำบทสรุปเกี่ยวกับความต้องการของระบบ
การวิเคราะห์ระบบควรจะปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นจุดสำคัญที่ได้จากการศึกษาระบบเดิมที่ใช้อยู่ และใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจและเตือนความจำในระหว่างทำการออกแบบในส่วนของรายละเอียด เพื่อใช้บ่งบอกรายละเอียดความต้องการของระบบใหม่ทั้งหมด
การออกแบบระบบใหม่
เป็นการจัดเตรียมส่วนต่าง ๆ แล้วเขียนขั้นตอนหรือรูปภาพแสดง เพื่ออธิบายจุดประสงค์ของระบบหรือเป้าหมายที่จะทำให้สำเร็จการออกแบบระบบจะต้องประกอบด้วย
หัวข้อปัญหาที่ชัดเจนจากที่ได้ทำการศึกษา
ภาพของระบบเดิมที่ใช้อยู่ และรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ
จุดสำคัญของการออกแบบระบบใหม่ คือ
ตรวจสอบ ค้นหาข้อมูลทีใช้อยู่ในระบบ และความเป็นไปได้ที่จะนำมาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงใหม่เพื่อ
ประยุกต์ใช้กับระบบใหม่
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามคิดและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
ทำการวิเคราะห์ข้อมูลนำเข้า, ผลลัพธ์, ขั้นตอนการทำงาน, การควบคุม และเทคนิคต่างๆ ที่จะมาใช้ใน
ระบบ
ท าการวิเคราะห์ข้อมูลน าเข้า, ผลลัพธ์, ขั้นตอนการท างาน, การควบคุม และเทคนิคต่างๆ ที่จะมาใช้ใน
ระบบ
ทำการวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
ทำการตรวจสอบตัวเลือกต่าง ๆ
การออกแบบฟอร์มต่างๆ
ควรจะรู้จุดมุ่งหมายของแบบฟอร์มรายงานต่างๆ อย่างชัดเจนจุดมุ่งหมายของการออกแบบฟอร์ม คือ
จะต้องง่ายและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สามารถจะทำการเขียนหรือพิมพ์เพิ่มเติมได้ง่าย
จะต้องสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่ายไม่ซับซ้อนยุ่งยากและประหยัดเวลาในการนำมาใช้งาน
การเขียนกระบวนการทำงาน
กระบวนการทำงานจะอธิบายการทำงานของระบบโดยละเอียด
เหตุผลพื้นฐานที่ต้องเขียนกระบวนการทำงานมี 4 ข้อ คือ
เพื่อทำการบันทึกวิธีการทำงานของบริษัทในปัจจุบันและที่ผ่าน ๆ มา
ช่วยให้การอบรมสอนงานให้แก่ผู้ใช้ใหม่ทำได้ง่ายขึ้น และจะช่วยให้ผู้ใช้เก่าเข้าใจระบบใหม่ที่นำเข้ามาใช้ในองค์การ
กระบวนการทำงานช่วยให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และแสดงหน้าที่รับผิดชอบของผู้ใช้แต่ละคน
ใช้กระบวนการทำงานที่เขียนขึ้น ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของระบบเอง
รูปแบบของการเขียนกระบวนการ (Styles of Procedure Writing) แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ คือ
แบบเรียงความ (Narrative)
แบบตามขั้นตอน (Step – by – Step Outline)
แบบบทละคร (Play Script)
การจัดทำแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม
เป็นการวางแผนละเอียดลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละโปรแกรมซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญด้วยกันอย่างน้อย 7 อย่าง คือ
ชื่อโปรแกรมหรือชื่อขั้นตอนการปฏิบัติงาน(Program/Process Name)
หมายเลขอ้างอิงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Process No.)
ชื่อของระบบงาน (System Name)
ผู้จัดทำ (Preparer)
คำอธิบายเบื้องต้นของโปรแกรม (Program/Process Description)
อินเตอร์เฟซ (Interface)
บันทึกรายละเอียดการทำงานของโปรแกรม (Program/Process Definition)
การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล
แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่จะทำการเก็บข้อมูลไว้สำหรับระบบ เพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ตามต้องการ
แฟ้มข้อมูลมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันจากระบบงานต่าง ๆ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้งาน การบำรุงรักษา การเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่าง ๆ เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล
คำนึงถึงข้อมูลจำกัดของพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ความเข้าใจทางด้านแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล เพื่อที่จะหาผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
ระบบรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของระบบงาน
การที่ระบบงานมีระบบการรักษาความปลอดภัย เพื่อคุ้มครองระบบคอมพิวเตอร์ในระดับหนึ่ง ซึ่งเป็นระดับที่ทั้งนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ระบบคิดว่าเหมาะสมแล้ว ระบบรักษาความปลอดภัยในระบบงานคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ คือ
ระบบรักษาความปลอดภัยภายนอกระบบงาน (Physical Security)
ในส่วนนี้จะเป็นกระทำกันภายนอกระบบงานคอมพิวเตอร์ เช่น การล็อคห้องคอมพิวเตอร์เมื่อเลิกงาน ดังนั้น การกระทำอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับระบบงาน แต่เกิดขึ้นภายนอกถือว่าเป็นระบบรักษาความปลอดภัยแบบกายภาพ
ระบบรักษาความปลอดภัยกายในระบบงาน (System Security and Integrity)
ระบบจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยภายในระบบงานอย่างดีพอด้วยเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ วิธีการรักษาความปลอดภัยที่นิยมทำกันโดยทั่วไปมี 4 วิธี คือ
1). การใช้รหัส (Password) เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันทั่วไป มีวัตถุประสงค์จะจำกัดขอบเขตของผู้ใช้
2). การสำรองข้อมูล (System Backups)ในทุกระบบงานที่ดี ควรจะมีการวางตารางเวลาเพื่อการสำรองข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะป้องกันปัญหาในเรื่องของการสูญเสียข้อมูลในกรณีที่คาดไม่ถึง
3). การตรวจสอบได้ของระบบ (Audit Trail)
4). การเรียกคืนข้อมูลและเริ่มต้นใหม่ของระบบ (Recovery and Restart Needs) เมื่อระบบงานเกิดความเสียหายขึ้นการนำเอาข้อมูลที่ได้สำรองเอาไว้มาเรียกคืนข้อมูลเพื่อจะได้ข้อมูลกลับมา ทำให้ระบบสามารถทำงานได้ต่อไป
การทบทวนระบบงาน
เมื่อการออกแบบระบบงานได้เสร็จสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว จะต้องนำเอาสิ่งที่ได้ทำการ
ออกแบบไว้แล้วทั้งหมดกลับมาทบทวนใหม่อีกครั้ง การทบทวน ออกเป็น 2 ส่วน คือ
ผู้บริหาร (Management Review)
ระบุถึงระบบงานที่ได้พัฒนาขึ้นมานั้น
สามารถจะแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างแท้จริง นอกจากรายงานถึงประวัติต่าง ๆ ปัญหาที่เกิดขึ้นและทางแก้ไขของระบบที่ได้มีการออกแบบเอาไว้ ตารางเวลาของการนำระบบเข้ามาติดตั้ง รวมทั้งต้นทุนของการพัฒนาระบบจะต้องได้รับการแจกแจงให้ทราบด้วย
ผู้ใช้ระบบ (User Review)
ป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบตั้งแต่เริ่มต้นจะเป็นผู้ทบทวนว่า ระบบงานได้ให้ในสิ่งที่ต้องการอย่างแท้จริงหรือไม่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ตัวอย่างของการ
นำเข้าข้อมูลทางจอภาพ รายงานแบบต่าง ๆ พร้อมอธิบายรายละเอียดให้กับผู้ใช้ระบบได้เข้าใจอย่างชัดเจนและในขณะเดียวกันจะต้องเตรียมตัวที่จะตอบคำถามให้กับผู้ใช้ระบบด้วย