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HOJA DE CARACTERIZACIÓN Y HOJA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS. - Coggle Diagram
HOJA DE CARACTERIZACIÓN Y HOJA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS.
Caracterización de Procesos: Como parte de la Planificación del Sistema de Gestión de Calidad, allí se identifican componentes tales como: salidas productos-servicios, entradas actividades, proveedores, clientes, recursos, objetivos y alcance.
OBJETIVO: Definir los aspectos básicos que debe contener la caracterización de los procesos de acuerdo a los productos o servicios.
MARCO NORMATIVO: Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones.
PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
TIPOS DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas
y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación
PROCESOS DE APOYO: Incluyen la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales, evaluativos y de medición, análisis y mejora.
PROCESOS DE EVALUACIÓN: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del despeño.
¿Que es la caracterización de un proceso?
Es un documento entendido como la hoja de vida del proceso, así como los elementos de entrada (suministrados por unos proveedores), actividades de transformación de acuerdo al ciclo PHVA y salidas hacia los clientes o usuarios.
C) Determinar y aplicar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos.
A) Determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas de estos procesos.
¿Por qué de debe tener una caracterización de proceso?
B) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos.
D) Determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad.
F) Abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado.
E) Asignar las posibilidades y autoridades para estos procesos.
ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN
Las caracterizaciones de procesos deben tener los elementos que se relacionan a continuación:
OBJETIVO DEL PROCESO: Se define como el propósito o finalidad de un proceso.
ESPECÍFICOS: Los objetivos deben definirse de forma detallada y concreta.
Medibles: Un buen objetivo debe poder medirse con facilidad.
ACOTADOS EN EL TIEMPO: Debemos establecer un marco temporal para la realización del objetivo.
ALCANCE DEL PROCESO: Se entiende como los limites del proceso.
LIDER DEL PROCESO: Delegado de la alta dirección y mejora del sistema integrado de gestión de un proceso.
PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.
ENTRADA: Elementos de insumo que transforma el proceso para generar un producto o servicio.
SALIDA: Resultados de un proceso, sea un producto o un servicio el cual depende de la naturaleza del proceso.
ACTIVIDADES: Este elemento de la caracterización hace referencia a las actividades que desarrolla el proceso.
CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Es la descripción de las lineas de acción en cada uno de los procesos estratégicos.
MAPA DE RIESGOS: Es una herramienta que permite a la entidad consolidar los riesgos que fueron identificados
REGISTROS DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: Es toda aquella información que ha sido clasificada publico por tanto tiene un valor para la entidad y por lo tanto debe protegerse.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales.
DETERMINAR EL OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROCESO: Definir el objetivo de acuerdo a lo establecido con el numeral 5.3.1 del presente lineamiento.
PORTAFOLIO DEN TRAMITES Y SERVICIOS: Es una herramienta de consulta para que los usuarios, destinatarios, entidades u organismos distritales.
CONSIDERACIONES PARA CARACTERIZAR UN PROCESO: Para caracterizar un proceso se debe llevar a cabo las siguientes etapas:
RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: Este elemento de la caracterización relaciona los recursos humanos.
IDENTIFICAR LOS CLIENTES O USUARIOS (INTERNOS-EXTERNOS): Para los que va dirigido cada salida.
IDENTIFICAR LAS SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO: Se deben identificar los productos o servicios finales.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación.
CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL: Instrumento que identifica las características de la totalidad de la producción documental.
NORMOGRAMA: Herramienta que contiene las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacion.
MONITOREO Y SEGUIMIENTO: Presenta los mecanismos que utiliza el proceso para realizar el seguimiento y medición.
IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES: Se debe tener en cuenta que esta etapa no consiste en transcribir el procedimiento que pudiera estar asociado al producto o servicio.
IDENTIFICAR LOS PROVEEDORES (INTERNOS-EXTERNOS): Por cada una de las entradas definidas en el paso anterior.
IDENTIFICAR LAS ENTRADAS DEL PROCESO: Esta actividad se realiza para cada salida identificada.
ALCANCE: Identificación de salidas, recursos, riesgos, políticas de operación, activos de información, gestión documental, entre otros.