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TRATAMIENTO DE LA MATERIA PRIMA, Documentos de respaldo, Proceso de…
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Documentos de respaldo
Solicitud de compra:
Este documento lo realiza el departamento que requiera de materiales, por lo general es elaborado por el departamento de producción o del almacén dirigido al departamento de compras, se realiza un original y copia, la copia permanece en el departamento que solicitó el pedido y el original al de compras
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Orden de compra:
Es un documento que lo emite el departamento de compras, se formaliza la adquisición de materiales con el proveedor seleccionado a un precio y cantidad necesario. Se elabora un original y tres copias, el original se envía al proveedor y el resto se envía a los departamentos de recepción, contabilidad y uno para archivo.
Informe de recepción:
Es un documento en que se especifica la cantidad de materiales recibidos. Se elabora en triplicado, el original va dirigido al departamento de contabilidad junto con la factura, otro va a compras, y el último se archiva.
Tarjetas Kárdex:
En este documento se registra la entra, salida y el total de existencias de materiales con sus respectivos costos.
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Egreso de Bodega:
Es utilizado para la entrega de los distintos artículos de inventarios existentes en bodega hacia otros departamentos.
Factura:
Es un documento que se entrega por la compra de un producto y contiene conceptos como la descripción, cantidad de bienes o servicios recibidos, precio, descuento, porcentaje de IVA y fecha.
Proceso de compras
- Identificar los requerimientos de compra
- Revisión de la solicitud de compra
- Elaboración y aprobación del presupuesto
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- Solicitud de presupuestos o cotizaciones a proveedores
El departamento de compras envía solicitudes de presupuesto o cotización, a múltiples proveedores con la intención de recibir y comparar aquellas propuestas que ofrezcan mejores beneficios.
- Selección de un proveedor
- Negociación y creación de contratos
La empresa entra en un proceso de negociación, creación y firma de contratos con los proveedores, para luego enviarles la orden de compra que fue aprobada internamente.
Se examina el pedido y notifica al proveedor si hubo algún problema con la mercancía, la calidad del servicio o, en su defecto, todo se ajustó perfectamente al contrato.
- Aprobación y pago de factura
Durante este proceso de evaluación de proveedores, es importante considerar su experiencia en el mercado, calidad de servicios, si maneja precios competitivos o no, las reseñas de otros clientes, etc.
Las solicitudes se revisan en el departamento de compras, y una vez aprobadas, se convierten en órdenes de compra.
Se registran en la solicitud de compra, la cual se maneja de forma interna a lo largo de todo el proceso.
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