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Sistema de Conservación Documental, :, image, image - Coggle Diagram
Sistema de Conservación Documental
Documentos Administrativos
La creación de contratos de los trabajadores, emisión de nóminas, contratación de seguros, etc.
Esta tarea es la más burocrática del departamento.
Contrato A Términos Fijo : es aquel en que las partes pactan una duración cierta y limitada en el tiempo y que tiene una duración máxima de 3 años pero que puede ser renovado tantas veces como lo dispongan las partes
El contrato a término indefinido es una de las formas de duración de una relación laboral consideradas por el artículo 45 del código sustantivo del trabajo en Colombia
Memorandos :es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta
Soporte:Se identifica una “brecha existente” entre las competencias de desempeño observadas y los niveles esperados. Es necesario desarrollar nuevas competencias para una posición superior. Es necesario estimular y acompañar a las personas para enfrentar los cambios por sí mismas
Acta Administrativa es un documento elaborado por el departamento de recursos humanos o jefe de personal, en el cual se describe con detalle la supuesta falta cometida por el trabajador y ésta se hace en presencia del trabajador infractor, representantes sindicales y de testigos de la misma
El departamento de Recursos Humanos se encarga de todos los temas relacionados con el personal de la empresa.
PROCESO
Planeación
:Se compone de las siguientes actividades
a) Diagnóstico integral dirigido a la identificación de factores / riesgos de deterioro – pérdida de información, en las diferentes fases del ciclo vital del documento en la entidad
b) Formulación y/o definición de acciones de mejora continua de los programas / estrategias dirigidas a atender las necesidades en preservación y/o conservación, detectadas en dicho diagnóstico
Hacer
Ejecución de los programas y las estrategias formuladas a partir de un cronograma general, con metas a corto, mediano y largo plazo.
Verificación
Seguimiento al cumplimiento de las metas propuestas y la verificación de la eficacia, eficiencia y efectividad de los objetivos trazados por cada uno de los programas y las estrategias, para controlar las problemáticas de conservación / preservación de la Gestión Documental.
Actuar
Formulación e implementan de estrategias y/o acciones de mejora frente a las deficiencias o hallazgos encontrados en los programas y las estrategias y se reevalúan y/o trazan las metas para la siguiente vigencia.
Las funciones del Departamento de Recursos Humanos son muy amplias y diferentes y por este motivo lo mejor es establecer un protocolo de actuación para cada actividad.
DOCUMENTOS QUE SE ALMACENAN EN GTH
Contrato
Hoja de vida
Referencias familiares y personales
Certificado de procuraduría
Certificado de Contraloría
Certificado de Policía
Fotos 3x4
Fotocopias del documento de identidad
Antecedentes Judiciales
La Base de Datos de sus empleados para tener un control de ellos. Se incluyen datos de contacto, información académica, contacto de emergencia, número de cuenta etc.
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