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(Execution and Control, Evaluación, Comunicación y Cierre) - Coggle Diagram
Execution and Control
Producción
Las principales actividades son, fabricación, pruebas y planeación de las siguientes fases
Fabricación
Durante esta fase se realiza el desarrollo del sistema en completo, teniendo el resultado de lo planeado en la fase de diseño
Pruebas
Diferentes tipos de pruebas son realizadas al sistema para determinar su correcta funcionalidad, con respecto a las solicitudes del cliente, de igual manera se retrabajan vulnerabilidades y fallas existentes
Implementación
En esta fase se contemplan principalmente 4 puntos:
1.-Cómo se realizará el cambio del sistema anterior con el nuevo
2.-La secuencia y cronología de las actividades de implementación
3.-Criterios de aceptación del nuevo sistema
4.-Reasignación de personal y desecho del viejo sistema
Énfasis
Control de Calidad
Es necesario definir el nivel de calidad que se tendrá dependiendo del sistema o proyecto, teniendo distitntas metodologías y objetivos a metrizar dependiendo de la naturaleza del proyecto
Calendarización
Algo vital en los proyectos es llevar la gestión adecuada de los tiempos dentro de las fases y los equipos del proyecto, por ende es necesario llevar un rastreo de los esfuerzos invertidos en el proyecto y cómo estos van con respecto a una planeación inicial
Alcance
Dentro del alcance se debe controlar las añadiduras que se harán para evitar el fenómeno "scope Creep" que es un distorsionamiento de los alcances iniciales por añadiduras solicitadas por los stakeholders/clientes
Control de Costos
El propósito de controlar los costos es conocer la inversión monetaria y el aprovechamiento que está teniendo con respecto a lo planeado en un inicio del proyecto
Fase de Diseño
Control
Contemplar la fase de control en el diseño y producción del proyecto hará que este se encuentre en el balance óptimo de costos con respecto a estas fases
Planeación
Durante la fase de planeación el PM ya se encuentra ideando cómo será el control del sistema que se realizará, contemplando interacciones, hitos y escenarios que pueden ocurrir para llevar un correcto manejo
Interacciones
Es importante realizar las interacciones con las necesidades del usuario/cliente final para así evitar la saturación de features irrelevantes, obteniendo el mayor aprovechamiento por el usuario a menor trabajo de desarrollo
Durante la parte de Diseño es importante contemplar todas las variables que se quieren controlar del proyecto, resultando flujos, carátulas, blueprints, entre otras formas de entendimiento gráfico de lo que se quiere medir
Control del proyecto
Control Interno y Externo
El monitoreo y regulaciones debe aplicarse tanto para control interno y externo de factores del sistema.
Interno:Reportes, Trakeo y mediciónes
Externo:Conocimientos burocráticos e impactos en el entorno del proyecto
Monitoreo
El objetivo es llevar el monitoreo y seguimiento de la data colectada de manera periódica, pudiendo reaccionar al analizar esta información con respecto al desempeño del proyecto
Costos
El análisis de los costos va relacionado con las variables de riesgo y el costo que puede manifestarse si no se lleva el debido control y monitoreo de estas variables
El proceso de control debe contemplar 3 variables:
El cambio deseado que se quiere realizar con el sistema
La situación y capacidad actual del sistema
La varianza posible existente en el sistema y sus factores
Paquetes y Cuentas
Colectando Data
Dentro de los sistemas y proyectos es de vital importancia llevar una gestión de la información generada y necesaria para realizar los sistemas de control a fin de desarrollar el monitoreo y métricas óptimo del proyecto
Autorización
Es importante contemplar las autorizaciones para las actividades del proyecto, ya que los sponsors jugarán un rol fundamental en el empuje y desarrollo del proyecto a construir
Evaluación, Comunicación y Cierre
Término y Cierre
Evaluación general del proyecto
Una práctica recomendad para conocimiento de mejoras y fortalecimiento de áreas clave es realizar una encuesta de evaluación general del proyecto al cliente y a los miembros del proyecto, de esta manera podrás conocer los puntos de vista y opinión desde distintos ángulos y podrás fortalecer las áreas de oportunidad
Tipos de Cierre de proyecto
-Cierre de actividades planeadas
-Entrega de las actividades finales del proyecto
-Aceptación de cliente, obligaciones y paga
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Revisión Post-Instalación
Después de haber instalado y concluido el proyecto, se recomienda unos meses, es impotante evaluar el comportamiento y desempeño del sistema y proyecto, para conocer rendimiento y desempeño que se ha tenido
Cierre
El cierre es al igual que todas las demás fases del proyecto un pilar dentro de la gestión de proyectos, debido a que si no se cuenta con una correcta gestión del cierre de proyecto puede llevarnos a proyectos infinitos o mal entendidos con el cliente final. Existen muchas formas de realizar un cierre, la que en lo personal me parece más adecuada es con un entregable final en mano y plan de acción de usuario final.
Comunicación
Comunicación Informal
Estos medios de comunicación se caracterizan por ser rápidos y no tener trazabilidad establecida, puede ser una red social, palabras en el pasillo o una llamada rápida por teléfono, en el cual se comunica información relevante para el proyecto de una manera más cotidiana
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Reports
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Cumplimientos de metas, hitos, alcances, entregables
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Evaluación
Evaluación Formativa
Visitas
Es un método realizado de manera bajo aviso o sin aviso a fin de ver el comportamiento natural del equipo y así sensar si el proyecto está tenineod los resultados y comportamiento esperados o es de otra manera
Tecnología
Usar de manera remota la tecnología para llevar el seguimiento de los proyectos es una práctica muy utilizada en la actualidad debido a la situación pandémica en la que estamos. El PM se encuentra de manera remota sin embargo lleva el conocimiento y control de todas las actividades que realizan los equipo de manera puntual y el desarrollo de los proyectos.
Métodos y medidas
Existen múltiples métodos, infinidades gracias al amplio catálogo de proyectos que se pueden desarrollar hoy en día, los métodos nos hablan de cómo debemos evaluar y las medidas nos dicen qué devemos evaluar con respecto a los objetivos del proyecto