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Producción de documentos electrónicos - Coggle Diagram
Producción de documentos electrónicos
Tratamiento
Se requiere de políticas para asignar si el documento es de carácter publico o con acceso restringido
Se necesita disponibilidad de almacenamiento digital,copias de respaldo
Deben ser conservados por cierto tiempo y con facilidad de búsqueda
Temperaturas ideales que correspondan entre los 16°c y 20°c,igualmente es relativa su humedad
Se debe garantizar los mecanismos de almacenamiento en su versión final sin ser modificados
Realizar las selección de documentos electrónicos
Objetivos
Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.
Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central
Establecer una metodología para recibir y distribuir la información
Responsables
Órgano publico
Auditoria
Mantener Archivos De Correos Electrónicos
Características
Forma documental fija
Vinculo archivista
Contenido estable
Equivalente funcional
Capítulo VII Decreto 1080 De 2015
La Gestión de documentos Electrónicos de Archivo
Documento electrónico
Documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, que se abren por medio de redes informáticas.
Requisitos Para La Presunción De Autenticidad De Los Documentos Electrónicos De Archivo
Se debe expresar todos los atributos del documento de archivo
Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo
Información extra para la verificación de autenticidad a través de metadatos.
Artículo 10 de la Ley 527 de 1999: en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos
Expediente Mixto O Híbrido
conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico.
Proceso de gestión documental electrónica
Archivista
Preearchivistico
Planificación documental
